Referência nas Despesas

Visão geral

A funcionalidade de referência permite classificar manualmente a recorrência de um serviço diretamente nas apropriações de uma despesa. Essa marcação sobrepõe a configuração automática da plataforma, garantindo que relatórios operacionais (como o 021A, 014C e 078) reflitam o período exato da prestação do serviço contratado, independentemente da data de emissão da nota fiscal.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando precisar classificar o período de execução de um serviço (como contratos fixos mensais ou manutenções limitadas a poucos meses) de forma manual nas apropriações de uma despesa, alterando o modo como a plataforma contabiliza a repetição deste título.

Sintoma ou cenário

O condomínio contratou uma obra cujo pagamento foi parcelado em três vezes, e o operador nota que as faturas estão gerando despesas sem o vínculo sequencial adequado nos relatórios de prestação de contas. Ele precisa acessar a fatura e marcar manualmente que aquela apropriação específica corresponde à parcela 1 de 3 (finita) para adequar o provisionamento.

Benefício para o usuário ou operação

Garante que as sugestões de relatórios contábeis reflitam o período real do serviço prestado, e não apenas a data isolada de faturamento;
Permite desmembrar uma única nota fiscal consolidada em múltiplas apropriações com classificações de recorrência totalmente diferentes;
Flexibiliza a organização do fluxo financeiro ao separar contratos fixos de prestadores contínuos das manutenções pontuais.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar, abra a edição da despesa desejada e desça a página até o quadro de Apropriações.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Alteração (1313).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma e a funcionalidade global de "Referência de Apropriações" previamente habilitada via solicitação sistêmica à provedora da licença.
Insumos e Dados Técnicos: Saber se o serviço discriminado na despesa possui execução pontual, parcelada com fim programado ou recorrente e infinita.

Causas prováveis

Prestação de serviços com ciclos de faturamento atípicos, notas fiscais que englobam meses retroativos em uma única cobrança condensada, ou a necessidade gerencial de organizar o fluxo de caixa isolando as contas ordinárias contínuas das cotas extraordinárias.

Como fazer ou corrigir

A funcionalidade habilita os campos de 'Tipo de recorrência' e 'Referência' ao lado de cada apropriação da despesa. As opções disponíveis para o tipo de recorrência são:

Única: Para despesas sem recorrência. Não é necessário preencher a referência.
Finita: Para despesas cuja recorrência está limitada a uma quantidade de parcelas. A referência deve ser no formato PI/PF, como por exemplo: 01/03.
Infinita: Para despesas com recorrência fixa, que ocorrem todos os meses. A referência deve ser no formato MM/AAAA, como por exemplo: 09/2022.

Resultado esperado

A apropriação da despesa armazenará a nova marcação de referência, e o sistema passará a alinhar esse lançamento nos relatórios (como 021A e 014C) respeitando exatamente o ciclo de periodicidade e o número da parcela estipulados manualmente pelo operador.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a funcionalidade já foi confirmada como ativa para a sua licença, a despesa analisada não possui configurações complexas de retenção de impostos (que bloqueiam a edição), mas os campos "Tipo de recorrência" e "Referência" persistem invisíveis dentro do quadro de apropriações.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O ID numérico da despesa (ID a pagar) na qual os campos estão ausentes;
Captura de tela nítida abrangendo o quadro de "Apropriações" da respectiva despesa para evidenciar a falta dos comandos.

Regras importantes / Observações

A configuração ocorre de forma independente linha a linha no centro de custos. Isso permite que você divida uma despesa genérica de R$ 2.000,00 em duas apropriações distintas, classificando a primeira linha (R$ 1.500,00) como recorrência Infinita (contrato de limpeza) e a segunda linha (R$ 500,00) como Única (material avulso faturado na mesma nota).

Problemas comuns e como resolver

Problema: Os campos de "Tipo de recorrência" e "Referência" não aparecem na tela ao editar uma despesa.
Causa provável: Se a licença da administradora utiliza a configuração de valor bruto nas despesas que possuem retenção de imposto na fonte, a plataforma oculta intencionalmente o campo de recorrência para proteger a formatação fiscal e impedir quebras no arquivo de retenção.
Ação recomendada: Valide se a fatura atual sofre deduções de PIS/COFINS/CSLL/IRRF com incidência direta no valor bruto. Nesses casos operacionais, a despesa assumirá o comportamento padrão, não admitindo a segmentação manual da recorrência.

Dúvidas relacionadas

P: É possível aplicar uma mesma referência e recorrência para a despesa inteira de forma massiva com um único clique?
R: Não. A arquitetura da plataforma exige que a marcação ocorra estritamente linha a linha, apropriação por apropriação, justamente para assegurar a autonomia e a flexibilidade no controle multissetorial.

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