Como cadastrar informações de consumo em despesas

Visão geral

O registro de dados de consumo em contas de concessionárias permite o acompanhamento detalhado de gastos com serviços medidos, como água, energia e gás. A funcionalidade vincula as medições da fatura diretamente à despesa financeira, estruturando os dados para consulta, conferência de histórico e alimentação de demonstrativos.

Quando usar este artigo

Use este procedimento ao lançar ou editar uma despesa de concessionária para registrar as informações de consumo extraídas da fatura, como matrícula, dias medidos e total consumido no período.

Sintoma ou cenário

A equipe financeira ou administrativa possui a fatura da concessionária e precisa registrar não apenas o valor financeiro da obrigação, mas também os dados exatos da medição para manter o controle e o histórico de consumo daquele serviço integrados ao sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Preservação do histórico exato de medição vinculado diretamente ao registro de pagamento;
Facilidade na conferência das faturas e dos valores cobrados pelas concessionárias sem depender de planilhas externas;
Alimentação direta dos relatórios gerenciais e demonstrativos financeiros com os dados reais de consumo extraídos das contas.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Despesas > A pagar > Nova > Apenas uma despesa. Durante o preenchimento do lançamento, utilize a aba Consumo.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Despesas - Criação (1311) e Despesas - Alteração (1313).
Insumos e Dados Técnicos: Fatura física ou digital da concessionária contendo os dados explícitos de matrícula, unidade de consumo, período (dias) e total consumido.

Causas prováveis

Recebimento de faturas de concessionárias que exigem o controle interno e arquivamento dos índices de medição mensal, ou a necessidade administrativa de corrigir o lançamento de uma despesa já gravada na qual os dados de consumo não foram preenchidos anteriormente.

Como fazer ou corrigir

Siga os passos abaixo para cadastrar ou corrigir as informações de consumo:

Acesse o menu Despesas > A Pagar > Nova > Apenas uma despesa.
Preencha os campos necessários para o lançamento da despesa.
Clique na aba Consumo e informe os dados solicitados:
- Matrícula: número de identificação do cliente junto à concessionária.
- Unidade de consumo: unidade de medida utilizada para cálculo do consumo.
- Dias de consumo: quantidade de dias entre as datas de medição atual e anterior.
- Total de consumo: valor total consumido.
- Código da instalação: número que identifica a instalação junto à concessionária.
Salve a despesa.

Se precisar corrigir um lançamento já realizado, localize a despesa, revise os dados informados na aba Consumo e atualize os campos necessários conforme a fatura.

Resultado esperado

A despesa será gravada contendo os índices de medição vinculados. A partir desse momento, as informações de consumo alimentarão a tela Demonstrativo de Receitas e Despesas e os relatórios sempre que a opção de exibir consumo for marcada.

Quando escalar

Escale o atendimento caso a aba Consumo não seja exibida na tela de despesa mesmo após a confirmação de habilitação da funcionalidade, ou se o sistema retornar uma mensagem de erro em tela ao tentar salvar o formulário com os dados de medição preenchidos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
ID da despesa (caso o erro ocorra na edição de um lançamento existente);
Tipo de despesa lançada e dados que foram preenchidos na aba Consumo;
Captura de tela (print) da mensagem de erro exibida no salvamento ou demonstrando a ausência da aba.

Regras importantes / Observações

A exatidão das informações transcritas da fatura é essencial para evitar divergências e buracos na emissão de relatórios gerenciais anuais.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Os relatórios ou o demonstrativo não estão exibindo os dados de medição da despesa.
Causa provável: A opção que comanda a amostragem desses dados nos relatórios não foi selecionada, ou o cadastro da despesa foi salvo com os campos vazios.
Ação recomendada: Verifique se a despesa possui a aba preenchida corretamente e, em caso positivo, certifique-se de marcar a caixa de seleção de "exibição de consumo" antes de gerar o relatório.

Dúvidas relacionadas

P: Onde consulto o histórico das informações cadastradas?
R: O histórico dos preenchimentos é refletido na tela do Demonstrativo de Receitas e Despesas e consolidado nos relatórios.

P: Os dados de consumo são calculados sozinhos pelo sistema se eu informar a leitura anterior e a atual?
R: Não. Todos os campos, como total consumido e quantidade de dias, devem ser inseridos manualmente espelhando as informações já fechadas pela concessionária na fatura.

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