Como lançar despesas criadas pelos síndicos através da área do condômino

Visão geral

O recurso de triagem de despesas atua como uma ponte entre a área do condômino (portal/aplicativo) e o sistema de gestão (ERP). Ele permite que a administradora receba solicitações de reembolsos ou contas cadastradas pelo síndico externamente, centralizando a validação desses dados em uma fila de pendências antes que impactem o balancete.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o síndico informar que inseriu contas ou comprovantes através da área do condômino e a equipe da administradora precisar revisar, validar e converter esses envios em lançamentos oficiais no sistema.

Sintoma ou cenário

A equipe financeira está fechando as contas do mês e constata que faltam despesas que o síndico alega já ter pago ou cadastrado no aplicativo, gerando a necessidade de localizar esses envios no sistema para efetivá-los no controle de contas a pagar.

Benefício para o usuário ou operação

Controle estrito e revisão especializada sobre os gastos registrados no caixa do condomínio;
Prevenção de duplicidade ou erros de preenchimento (como centro de custos incorretos) em lançamentos feitos pelo síndico;
Centralização da auditoria financeira por parte da administradora sem engessar a autonomia do síndico em reportar gastos.

Onde acessar / contexto de uso

A triagem ocorre no menu lateral Despesas > A pagar. Os envios externos ficam armazenados na seção "Despesas não lançadas", acessando especificamente a aba "Síndico" localizada na dashboard da tela.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário logado com permissão de Despesas - Consulta (1310) para visualizar a fila de lançamentos, e Despesas - Criação (1311) para conseguir transformar o envio do síndico em uma despesa oficial.
Recursos Sistêmicos: A funcionalidade de lançamento de despesas pelo síndico deve estar previamente habilitada nas configurações da área do condômino/aplicativo.
Insumos e Dados Técnicos: O nome do condomínio onde o síndico realizou a ação e os dados básicos do gasto (valor e fornecedor) para facilitar a conferência durante a aprovação.

Causas prováveis

O síndico realizou compras ou pagamentos pontuais, muitas vezes urgentes, e utilizou o seu acesso no portal ou aplicativo para adiantar o envio dos comprovantes e dos dados da compra para a administradora, gerando uma pendência de validação operacional.

Como fazer ou corrigir

Acesse o menu: Despesas > A pagar;
Na dashboard de despesas, vá no campo 'Despesas não lançadas';
Acesse a aba 'Síndico';
As despesas do síndico serão exibidas para consulta e lançamento como pendentes ou liquidada:

Resultado esperado

A solicitação desaparecerá da aba "Síndico" e a despesa passará a compor os relatórios financeiros, relatórios de prestação de contas e a listagem geral de contas a pagar ou pagas do condomínio, de forma oficial.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de suporte técnico se a aba "Síndico" apresentar erro de carregamento (tela travada) na tentativa de abri-la, ou se o usuário tentar salvar a aprovação da despesa e o sistema retornar uma mensagem de erro impeditiva ("fatal error").

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
Nome do síndico que efetuou os envios originais;
Data e horário aproximado em que o síndico fez o registro na área do condômino;
Captura de tela (print) da despesa travada na aba ou do erro exibido ao tentar efetivar o lançamento.

Regras importantes / Observações

A aprovação é uma responsabilidade inerente à administradora. Enquanto as despesas constarem apenas no quadro de "Despesas não lançadas", elas são invisíveis para a contabilidade do sistema, não participam da previsão orçamentária e não compõem a emissão de novos boletos de cota condominial.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O síndico afirma que lançou a despesa, mas a aba "Síndico" está vazia.
Causa provável: O filtro geral da tela não está selecionado para o condomínio correto, ou o síndico salvou a despesa apenas como rascunho sem concluir a submissão.
Ação recomendada: Verifique se o condomínio selecionado no topo do ERP é o mesmo gerenciado pelo síndico. Caso esteja correto, oriente o síndico a verificar o status do envio no seu aplicativo para confirmar se a operação não ficou retida no celular.

Dúvidas relacionadas

P: O síndico consegue aprovar e efetivar sozinho as próprias despesas que lançou pelo app?
R: Não. O fluxo sistêmico determina que o síndico é um notificador da despesa; a efetivação (aprovação) no banco de dados do condomínio é alçada restrita da administradora logada no ERP.

P: Consigo reprovar ou excluir um lançamento enviado com valor errado pelo síndico?
R: Sim. Ao acessar a aba de pendências, a administradora tem a autonomia de ajustar os dados incorretos antes de salvar, ou de simplesmente excluir/descartar o envio caso a despesa seja improcedente.

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