Como configurar o envio automático de notificação Extrajudicial através da Régua de Cobrança?

Visão geral

A Régua de Cobrança permite configurar o envio automático de notificações extrajudiciais para unidades com títulos em atraso, com o objetivo de comunicar a inadimplência e facilitar a negociação da dívida. O envio pode ser feito por carta, e-mail ou pelos dois canais simultaneamente, com até duas notificações configuráveis por ciclo.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando precisar configurar o envio automático de notificações extrajudiciais para condôminos inadimplentes através da Régua de Cobrança.

Sintoma ou cenário

A administradora precisa notificar automaticamente os condôminos inadimplentes com comunicados extrajudiciais, sem necessidade de geração e envio manual a cada ocorrência.

Benefício para o usuário ou operação

Automatiza o envio de notificações extrajudiciais para unidades inadimplentes;
Permite escolher o canal de envio — carta, e-mail ou ambos;
Reduz a necessidade de acompanhamento manual da inadimplência para disparo das notificações.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Receitas > Régua de Cobrança.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissão Configurações - Alteração (1061).
Recursos Sistêmicos: Régua de Cobrança habilitada para o condomínio; módulo Jurídico ou Ocorrências ativo para recebimento das instruções de impressão de cartas.
Insumos e Dados Técnicos: Prazo de inadimplência definido para disparo das notificações; e-mail cadastrado nos contatos das unidades, quando o envio for por e-mail.

Causas prováveis

A administradora precisa formalizar a cobrança de unidades inadimplentes por meio de notificação extrajudicial, automatizando o processo para que os envios ocorram conforme o prazo de atraso atingido, sem depender de ação manual.

Como fazer ou corrigir

Através da Régua de Cobrança, a administradora pode configurar o envio automático de notificações extrajudiciais, notificando por carta ou e-mail as unidades com títulos em atraso, com o objetivo de negociar e quitar as dívidas.

Acesse Receitas > Régua de cobrança;
Desça até a aba ‘Notificação extrajudicial por carta’ e clique em ‘Editar’;
Escolha o tipo de notificação:
- Carta: A administradora recebe as cartas prontas para impressão e envio pelos correios. As notificações serão geradas automaticamente conforme o período definido. Usuários com acesso ao módulo ‘Jurídico’ ou ‘Ocorrências’ receberão instruções por e-mail para impressão das cartas;
- E-mail: As notificações são enviadas automaticamente para o endereço eletrônico cadastrado do condômino, sem necessidade de impressão.
- Carta e E-mail: Serão geradas tanto as notificações quanto as cartas, conforme descrito anteriormente.
Defina se as notificações serão enviadas para proprietários e inquilinos ou somente para o proprietário;
Configure até duas notificações, de acordo com a necessidade, e defina o prazo para envio:
Caso a opção de notificação esteja bloqueada para seleção, acesse as configurações no canto superior direito da tela e ajuste a opção para envio manual ou por vencimento da cobrança;
Com a configuração de envio manual habilitada, volte e defina o período desejado para o envio das notificações;
Clique em ‘Salvar’ para concluir a configuração:

Observação:

Após a configuração, o sistema identificará automaticamente as unidades a serem notificadas conforme a inadimplência atingir o prazo determinado. A régua é executada todos os dias em 3 diferentes horários: 02:00, 05:00 e 13:00.
As notificações encaminhadas por e-mail serão registradas na tela de Condomínio > Ocorrências como ‘Notificação financeira’.

Resultado esperado

O sistema passa a identificar automaticamente as unidades a serem notificadas conforme a inadimplência atinge o prazo configurado. As notificações enviadas por e-mail são registradas em Condomínio > Ocorrências como "Notificação financeira".

Quando escalar

A régua está configurada, mas as notificações não estão sendo geradas nos prazos definidos;
A opção de notificação extrajudicial não aparece na tela mesmo com a régua habilitada;
O e-mail de instrução para impressão das cartas não está sendo recebido pelos usuários com acesso ao módulo Jurídico ou Ocorrências.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da configuração da régua de cobrança;
Nome do condomínio e prazo configurado para disparo;
Data em que a notificação deveria ter sido gerada;
Mensagem de erro apresentada, quando houver.

Regras importantes / Observações

A régua de notificação extrajudicial é executada automaticamente três vezes ao dia: 02:00, 05:00 e 13:00;
Notificações enviadas por e-mail são registradas automaticamente em Condomínio > Ocorrências como "Notificação financeira";
Quando o envio for por carta, apenas usuários com acesso ao módulo Jurídico ou Ocorrências recebem as instruções de impressão;
A configuração é feita individualmente por condomínio.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Opção de notificação extrajudicial está bloqueada para seleção.
Causa provável: A configuração de envio está definida como manual ou por vencimento, impedindo a seleção do tipo de notificação.
Ação recomendada: Acesse as configurações no canto superior direito da tela da régua e ajuste a opção de envio. Após salvar, volte à aba de notificação extrajudicial e configure o prazo desejado.

Dúvidas relacionadas

P: As notificações extrajudiciais substituem as notificações comuns da régua de cobrança? R: Não. As notificações extrajudiciais são configuradas separadamente e funcionam em paralelo às notificações padrão de e-mail e SMS da régua.

P: É possível configurar mais de duas notificações extrajudiciais por ciclo? R: Não. O sistema permite configurar até duas notificações extrajudiciais por ciclo de inadimplência.

P: O envio por carta é realizado automaticamente pelos Correios? R: Não. O sistema gera as cartas prontas para impressão e envia as instruções aos usuários responsáveis. O envio físico pelos Correios é de responsabilidade da administradora.

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