Como utilizar o CRM de cobrança e registrar históricos de contato

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de como utilizar o crm de cobrança e registrar históricos de contato, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar como utilizar o crm de cobrança e registrar históricos de contato ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de como utilizar o crm de cobrança e registrar históricos de contato para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Receitas > CRM de Cobrança;
Clique em ‘Novo histórico’ para registrar um contato com o condômino;
Selecione a unidade desejada. Os dados cadastrais do proprietário serão exibidos, permitindo edição, como CPF/CNPJ, telefone, e-mail e forma de entrega;
Informe a data e horário do contato e preencha os campos: - Canal de comunicação: Telefone, E-mail, SMS, Carta ou Outros. - Resultado do contato: Efetivo, Não efetivo, Sem contato. - Motivo da inadimplência: Financeiro, Desconhecimento ou outro motivo:
No painel direito, visualize as cobranças pendentes da unidade, permitindo ações como: - Criar acordo. - Enviar boleto por e-mail. - Imprimir cobrança, se solicitado.
Caso o contato resulte em um compromisso futuro, marque ‘Agendar contato’, defina a data, horário e o responsável, e clique em ‘Salvar’:

Acordos e Processos Judiciais:

Na tela do CRM de Cobrança, você pode consultar acordos e processos judiciais em andamento para a unidade selecionada.
As cobranças serão exibidas de acordo com o status jurídico da unidade.

Relatórios de Inadimplência:

No canto superior direito da tela, ao filtrar uma unidade, clique no ícone para gerar relatórios como:
Inadimplência com composição (002A).
Inadimplência horizontal (003A).

Agendamentos:

Consulte contatos agendados na aba ‘Agendamentos’.
Visualize contatos: - Atrasados. - Do dia. - Para os próximos dias.
Clique em ‘Fazer contato’ para abrir a tela de registro e iniciar o cadastro das informações do contato realizado.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de como utilizar o crm de cobrança e registrar históricos de contato com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: É possível emitir segunda via sem multa? R: Sim, configurando a excepcionalidade no painel financeiro da respectiva unidade.

P: Como configuro envio automático por e-mail? R: Isso pode ser feito ativando as notificações de emissão nas configurações principais do condomínio.

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