Como configurar o grupo de saldo de uma categoria sem migrar lançamentos antigos

Visão geral

A alteração do grupo de saldo de uma conta categoria define de qual "fundo" ou "conta bancária" aquele tipo de despesa será descontado. Realizar esse ajuste sem migrar os lançamentos antigos permite que você mude a rota contábil das despesas futuras, mantendo o histórico dos balancetes de meses e anos anteriores exatamente como foram fechados e aprovados.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que uma assembleia decidir que um determinado tipo de gasto passará a ser pago por um fundo diferente a partir de uma data específica, e você precisar configurar o sistema para respeitar essa transição sem retroagir ou bagunçar a contabilidade passada.

Sintoma ou cenário

Até o mês passado, as despesas com "Manutenção de Elevadores" eram pagas com o dinheiro da "Conta Ordinária". Porém, em assembleia, ficou decidido que a partir de agora essas despesas sairão do "Fundo de Obras". O operador precisa alterar o grupo de saldo dessa categoria no sistema para "Fundo de Obras", mas não pode permitir que as despesas antigas mudem de grupo, pois os balancetes passados já foram auditados.

Benefício para o usuário ou operação

Preserva a integridade dos balancetes e prestações de contas de meses fechados;
Automatiza a transição contábil exigida por novas atas de assembleia;
Evita retrabalho com a reabertura de caixas e reclassificação manual de histórico.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Condomínio > Plano de Contas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão no módulo de Plano de Contas (Código a confirmar pela operação).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e plano de contas liberado para edição.
Insumos e Dados Técnicos: Saber com exatidão o nome da categoria que sofrerá a alteração e o nome do novo grupo de saldo de destino.

Causas prováveis

Decisões de assembleia que alteram a finalidade dos fundos de reserva, reestruturação do plano contábil da administradora ou correção de rota para novos orçamentos anuais.

Como fazer ou corrigir

Para configurar o grupo de saldo sem migrar as movimentações anteriores, siga conforme indicado abaixo:

Acesse: Condomínio > Plano de Contas;
Selecione o plano de contas do condomínio onde deseja configurar o grupo;
Localize a categoria, passe o mouse sobre ela e clique na TAG à direita;
Na janela aberta, encontre o grupo desejado:
- Grupos não utilizados aparecerão como ‘Inativos neste condomínio’;
- Use o campo de pesquisa para buscar o grupo pelo nome, se necessário.
Para que apenas os lançamentos futuros sejam vinculados ao grupo, certifique-se de NÃO marcar a opção ‘Migrar lançamentos para o novo grupo de saldos’;
Após configurar, clique em ‘Vincular’ e confirme o processo para finalizar.

Resultado esperado

A conta categoria exibirá a TAG do novo grupo de saldo no plano de contas. Todas as despesas e receitas criadas a partir de agora utilizando essa categoria serão direcionadas ao novo grupo contábil. Os relatórios financeiros dos meses anteriores permanecerão inalterados.

Quando escalar

Você realizou o procedimento e garantiu que a caixa de migração não estava marcada, mas, ao gerar o relatório do mês anterior, os valores antigos dessa categoria mudaram de grupo e bagunçaram o saldo do balancete passado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
Nome da conta categoria alterada e o novo grupo de saldo;
ID de um lançamento financeiro antigo que mudou de grupo indevidamente;
Captura de tela do balancete atualizado demonstrando a inconsistência no passado.

Regras importantes / Observações

Cuidado ao editar despesas antigas: Se você abrir uma despesa antiga (que ficou no grupo velho) apenas para alterar a data ou o fornecedor e clicar em "Salvar", o sistema pode forçar a atualização dessa despesa para o grupo novo atual da categoria. É recomendável manter os meses anteriores devidamente bloqueados (Fechamento Mensal) para evitar atualizações acidentais.

Problemas comuns e como resolver

Problema: No momento de trocar o grupo de saldo, o grupo desejado aparece como "Inativo neste condomínio".
Causa provável: O grupo de saldo existe na administradora, mas não possui nenhuma conta bancária vinculada a ele dentro deste condomínio específico.
Ação recomendada: Vá até "Condomínio > Contas Bancárias", crie ou edite a conta bancária do condomínio (ex: Poupança) e vincule-a ao grupo desejado. Após isso, o grupo aparecerá ativo no plano de contas.

Dúvidas relacionadas

P: Como essa categoria aparecerá no balancete anual se tem lançamentos em dois grupos diferentes?
R: No balancete anual (ou em relatórios agrupados), a categoria aparecerá duas vezes na estrutura do documento: uma vez listada dentro do bloco do grupo de saldo antigo (somando os meses iniciais) e outra vez dentro do bloco do novo grupo de saldo (somando os meses recentes).

P: Posso escolher a partir de qual data exata os lançamentos devem ir para o grupo novo?
R: A mudança afeta a criação da despesa no momento do clique. Se você precisa que despesas já lançadas com vencimento para o mês que vem vão para o grupo novo, você terá que abrir essas despesas individualmente e atualizar a categoria delas de forma manual após alterar o plano de contas.

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