Como realizar a substituição de despesas liquidadas na Conta Digital PJBank por outras despesas

Visão geral

A substituição de despesas liquidadas é um recurso de correção avançado do módulo financeiro. Ele permite pegar a liquidação (o pagamento real que já saiu da Conta Digital, junto com seu comprovante) e desvinculá-la de um lançamento incorreto no sistema, transferindo esse pagamento para as despesas corretas, desde que os valores totais batam com exatidão matemática.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando um pagamento já foi efetuado e processado pela Conta Digital, mas você percebe que a despesa que estava atrelada a esse pagamento no sistema estava errada (ex: pagou um fornecedor vinculando uma nota incorreta, ou liquidou uma despesa única que precisava ser desmembrada em duas notas fiscais diferentes).

Sintoma ou cenário

O operador liquidou um boleto de R$ 1.000,00 atrelando-o a uma única despesa chamada "Material de Manutenção". Dias depois, percebeu que aquele boleto englobava duas notas separadas: R$ 600 de Limpeza e R$ 400 de Papelaria. Como o dinheiro já saiu do banco e o comprovante já existe, ele precisa usar essa ferramenta para desfazer o vínculo da despesa incorreta e transferir esse comprovante para as duas novas despesas que somam o mesmo valor.

Benefício para o usuário ou operação

• Permite a reclassificação exata de despesas pagas incorretamente;

• Mantém as informações originais do banco intactas (data de liquidação, forma de pagamento e o PDF do comprovante), herdando-as para os novos lançamentos.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Despesas > Pagas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão no módulo Financeiro.

• Recursos Sistêmicos: Conta Digital ativa e a despesa original já deve constar com status de liquidada.

• Insumos e Dados Técnicos: As "novas" despesas corretas já devem estar cadastradas no sistema (no menu Despesas > A Pagar) aguardando para serem vinculadas.

Causas prováveis

Aglutinação indevida de notas fiscais em um único lançamento, erro humano ao selecionar o título na hora do pagamento, ou necessidade de auditoria e desmembramento de custos pós-liquidação.

Como fazer ou corrigir

Para substituir as despesas pagas por outras e corrigir o vínculo do pagamento, realize os passos a seguir: 

1. Acesse Despesas > Pagas;
2. Localize a despesa original liquidada > Clique no último ícone “Substituição de pagamento”
3. Você será direcionado para a tela de substituição.
   3.1 Clique no ícone “+” para selecionar e vincular as novas despesas que serão liquidadas;
   3.2 Após adicionar as despesas, clique no ícone“Desfazer vínculo” na despesa original; 
   3.3 Se a soma das novas despesas for exatamente igual ao valor da despesa original,  será exibida uma tarja verde com o status “Conciliado”. 
   Se os valores estiverem diferentes, a tarja ficará vermelha, impedindo a substituição até que os valores sejam ajustados.
   3.4 Clique em “Confirmar Correção”
4. A tela a seguir pode ser fechada.
5. A despesa originalmente paga terá sido estornada (e pode ser excluída), enquanto a despesa substituída terá sido liquidada já com o comprovante de pagamento e demais documentos anexados.

Importante: as despesas selecionadas serão liquidadas com as informações
do pagamento original (data de liquidação, forma de pagamento e valor).

Resultado esperado

O vínculo financeiro é refeito automaticamente. A despesa original paga será estornada (voltando a ficar em aberto), enquanto as novas despesas selecionadas serão liquidadas na mesma hora, assumindo automaticamente a data original, a forma de pagamento e os comprovantes atrelados ao pagamento verdadeiro.

Quando escalar

Você selecionou as despesas perfeitamente, a tarja verde "Conciliado" apareceu, mas ao clicar em "Confirmar Correção", o sistema exibe um erro de servidor (ex: Erro 500) ou a tela congela e não processa a troca de forma alguma.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• ID do condomínio;

• ID da despesa original liquidada e os IDs das novas despesas que tentou vincular;

• Captura de tela inteira mostrando a tarja verde de conciliação travada no momento de confirmar.

Regras importantes / Observações

Lembre-se que as novas despesas (as corretas) devem ser criadas antes de você iniciar esse procedimento. Se você entrar na tela de substituição e perceber que não cadastrou as despesas novas, precisará sair, ir em "Despesas > A Pagar", cadastrá-las e depois voltar.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: A tela de substituição exibe uma tarja vermelha e bloqueia o botão de confirmar correção. 

• Causa provável: O valor das novas despesas não bate com o valor da antiga (divergência de centavos) ou você esqueceu de clicar no botão de "Desfazer vínculo" da despesa original. 

• Ação recomendada: Revise a matemática. O total da(s) despesa(s) nova(s) deve ser idêntico ao total pago. Certifique-se também de ter desmarcado a despesa antiga na interface para que o sistema entenda a troca.

Dúvidas relacionadas

P: O que acontece com a despesa antiga e errada depois que eu confirmo a substituição? 
R: Ela perde o comprovante e o status de paga, sendo devolvida para o menu "Despesas > A pagar". Como ela foi um erro de lançamento desde o início, você pode ir até essa tela e excluí-la definitivamente do sistema para limpar o balancete.

P: Essa substituição vai alterar ou duplicar alguma linha no extrato real da minha Conta Digital? 
R: Não. A movimentação bancária real (a saída do dinheiro do banco) não é afetada e não é duplicada. O sistema apenas pega aquele ID de transação bancária e transfere a "etiqueta" dele para as novas despesas dentro da plataforma.

Palavras-chave de busca

substituir despesa paga, corrigir despesa liquidada, desvincular pagamento conta digital, trocar despesa paga, erro despesa pjbank, desmembrar pagamento, conciliar substituição despesa, alterar vínculo financeiro