Como criar e gerenciar Assembleias na Área do Condômino

Descrição:
Os síndicos, como responsáveis legais, podem criar assembleias no condomínio. Este artigo explica como gerenciar assembleias na Área do Condômino web, abordando tipos de assembleia, modelos e configuração de pautas.

Solução: 
Para criar uma nova assembleia através da área do condômino, execute os passos a seguir:

1. Faça login na Área do Condômino com acesso de responsável legal (síndico, subsíndico, presidente, vice-presidente ou administradora). Caso ainda não tenha acesso, solicite o cadastro junto à administradora do condomínio;

2. No menu lateral, vá em: Assembleias > Nova assembleia: 

3. Escolha o tipo de assembleia que será criada. As opções incluem: Ordinária, Extraordinária, Geral de Instalação, Patrimônio de Afetação ou Reunião Informal. A escolha do tipo de assembleia ajuda a tornar os relatórios e as informações para os moradores mais específicos e alinhados ao tema discutido;

4. Informe qual será o modelo da sua assembleia. No sistema você poderá definir entre dois tipos:

4.1. 'Assembleia Híbrida': Realizada em dois ambientes (voto virtual e apuração presencial). Defina também o local da apuração;
4.2. 'Assembleia Virtual': Realizada apenas no ambiente digital, com pautas apresentadas e discutidas remotamente.

5. Defina a data e o horário de início e término para a apuração da assembleia:

6. Se o plano contratado incluir essa funcionalidade, você poderá utilizar a opção 'Habilitar a live', que permite abrir uma sala virtual via Zoom para reunir os moradores e discutir os detalhes da assembleia remotamente. Clique Aqui e veja como utilizar a função de live em assembleia;

7. Após definir os detalhes iniciais e clicar em 'Criar assembleia', será habilitada a opção 'Adicionar item de pauta' na lateral direita, onde você poderá começar a incluir as pautas para votação ou discussão:

Cadastrando os itens de pauta

1. Para criar a pauta, clique em 'Adicionar item de pauta';

2. Especifique o Título da pauta e forneça uma Descrição detalhada para sua apresentação. O título deve refletir o assunto da pauta, enquanto a descrição deve esclarecer os pontos principais que serão discutidos ou votados durante a assembleia;

Observação: O campo de descrição permite a cópia de textos de outros editores, porém, para garantir compatibilidade com todos os dispositivos, a formatação será removida, mantendo apenas o texto original. Para informações complementares à descrição ou textos mais elaborados, utilize o campo 'Anexo'. Ele permite adicionar arquivos como PDF, imagens e até mesmo vídeos. Os formatos de arquivo suportados são:

Áudio: MP3, WAV
Documentos: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, TXT, RTF
Imagens: JPG, GIF, PNG
Vídeos: MOV, MP4, AVI, WMV, 3GP

3. Se desejar, você também poderá inserir links no texto caso queria redirecionar o condômino para outra página da web através de uma URL:

4. Para garantir uma experiência de votação eficiente, você pode configurar o início da votação de três maneiras;

4.1. 'Iniciar votação manualmente': Defina a data e hora de início da apuração da assembleia. Os condôminos terão acesso à descrição das pautas para se informarem, mas a votação só será computada quando o representante legal liberá-la manualmente. Essa opção é ideal para assembleias híbridas, onde a discussão das pautas ocorre ao vivo e a votação é realizada item por item;
4.2. 'Iniciar a votação após a convocação': Ao convocar os condôminos, a pauta será liberada para votação. Essa configuração é indicada se você deseja que a votação seja liberada imediatamente após o envio da notificação da assembleia;
4.3. 'Iniciar a votação com agendamento': Defina a data e hora para o início da votação dentro do período de apuração da assembleia. A votação será liberada automaticamente dentro do período determinado, podendo ser configurada para iniciar após a convocação e finalizar antes do encerramento da assembleia. Essa opção é útil para assembleias com pautas de diferentes relevâncias, permitindo que pautas menos importantes sejam votadas antecipadamente e a pauta principal seja liberada em um horário específico para apresentação ao vivo. 

5. Em 'Mais opções' você poderá definir outros aspectos para a pauta que esta sendo cadastrada como;

5.1. 'Bloquear discussão': Defina se a discussão será bloqueada para todas as unidades ou apenas para unidades inadimplentes;
5.2. 'Bloquear voto': Impedir a votação para unidades com acordo em andamento;
5.3. 'Voto secreto': Habilitar voto secreto para pautas específicas;
5.4. 'Definir pauta informativa': Nesse caso, a pauta cadastrada servirá apenas para informar os condôminos e não terá opções de voto. É mais indicada para a pauta inicial de apresentação da assembleia;
5.5. 'Permitir candidatura': Habilite a opção para que condôminos possam se candidatar diretamente através da pauta. Os candidatos interessados serão listados como opções de voto quando a votação começar. É recomendável configurar o início da votação por agendamento para automatizar o processo e facilitar a usabilidade. O agendamento delimita o período disponível para as candidaturas, que ficará aberto desde a convocação até o horário definido para o início da votação:

6. No campo 'Peso do voto' você deve definir como o voto na pauta que esta sendo criada será contabilizado, sendo possível definir entre;

6.1. 'Habilitar peso do voto por unidade': Contabiliza os votos de acordo com a quantidade de unidades participantes;
6.2. 'Habilitar peso do voto por fração': Contabiliza os votos de forma proporcional a fração ideal das unidades participantes;
6.3. 'Habilitar peso do voto por indexador': Deve ser utilizado em casos onde o voto será computado com base em valores diferentes da fração ideal, por exemplo, o metro quadrado das unidades. Neste caso é necessário que a opção seja configurada previamente no sistema com os respectivos valores do M² para que os votos possam ser devidamente contabilizados:

7. No campo 'Opções de voto', defina as opções de voto que estarão disponíveis para seleção quando a votação for liberada:

Observação: Se a pauta for informativa, este campo não precisará ser configurado.

8. Após concluir o cadastro de todas as pautas, atualize a assembleia e retorne à tela principal. A partir daí, você poderá convocar a assembleia e disponibilizar a votação para os condôminos, lembrando que a liberação da votação ocorre conforme opções já listadas no passo 4: 

Se ainda restarem dúvidas, confira o passo a passo no vídeo a seguir: