Como realizar o envio manual de cobranças por e-mail

Visão geral

Este conteúdo apresenta como realizar o envio manual de cobranças por e-mail no módulo Receitas.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando for necessário encaminhar boletos manualmente para moradores ou responsáveis.

Sintoma ou cenário

Necessidade de enviar cobranças individualmente ou em lote por e-mail.

Benefício para o usuário ou operação

• Agilidade no envio de cobranças; 
• Facilidade no reenvio de boletos; 
• Maior autonomia na comunicação com moradores.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Receitas > A Receber.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Permissão de acesso ao módulo Receitas;
• Recursos Sistêmicos: Cobranças geradas no sistema;
• Insumos e Dados Técnicos: E-mail cadastrado para envio.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Para realizar o envio manual de cobranças por e-mail, siga os passos abaixo:

1. Acesse: Receitas > A receber;
2. A listagem inicial exibe até 50 cobranças. Para carregar todos os registros, vá ao final da tela e clique em ‘Listar tudo’;
3. Após o carregamento, clique em ‘Marcar’ > ‘Todos’;
4. Ao final da tela, clique em ‘Enviar por e-mail’;

Para envio individual:

1. Passe o mouse sobre a cobrança desejada;
2. Clique no ícone de envelope correspondente à opção ‘Enviar por e-mail’;
3. Escolha entre enviar para o e-mail cadastrado ou informe outro endereço de e-mail para envio.

Resultado esperado

As cobranças serão encaminhadas por e-mail para os destinatários selecionados.

Quando escalar

Escale quando os e-mails não forem enviados ou houver falha no processamento do envio.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Print da tela com a mensagem apresentada pelo sistema; 
• Cobrança selecionada; 
• E-mail destinatário; 
• Data e hora da tentativa.

Regras importantes / Observações

• O envio depende da configuração correta dos destinatários;

• Para que a cobrança possa ser enviada, ela deve estar disponível no sistema. Cobranças indisponíveis não permitirão o envio por e-mail;
• O responsável pelo recebimento deve possuir um endereço de e-mail válido cadastrado;
• E-mails com status de bounce podem impedir novos envios, pois o endereço ficará bloqueado para notificações;
• Por segurança e prevenção contra fraudes, o e-mail de notificação encaminha apenas um link para acesso ao boleto diretamente no servidor, não sendo realizado o envio do boleto em anexo.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Cobrança não é enviada por e-mail.
• Causa provável: Contato responsável não possui e-mail cadastrado ou a cobrança está indisponível.
• Ação recomendada: Verifique os dados cadastrais do morador e observe se é exibida uma tag sobre o boleto indicando o prazo de disponibilização ou o status 'Indisponível'. Clique sobre a tag para que o sistema redirecione automaticamente ao campo responsável pela configuração. Após ajustar o prazo de disponibilização, a cobrança voltará a ficar disponível para envio.

Dúvidas relacionadas

P: Posso enviar cobranças para um e-mail diferente do cadastro? R: Sim. No envio individual, o sistema permite informar manualmente outro destinatário. Já no envio em lote, as notificações serão encaminhadas apenas para os e-mails cadastrados no contato responsável pelo recebimento da cobrança.

P: Existe limite para envio em lote? R: Não existe limitação de quantidade para envio de e-mails. No entanto, envios em grande volume podem levar mais tempo para processamento. Após solicitar o envio, aguarde o navegador concluir totalmente a operação e exibir a mensagem de sucesso.

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