Como funciona a função de recebimento em Débito Automático

Visão geral

O Débito Automático é uma forma de recebimento que permite debitar automaticamente o valor das cobranças diretamente na conta bancária do condômino, sem necessidade de pagamento de boleto. A administradora configura a forma de recebimento no sistema, vincula os condôminos ao banco escolhido e gera remessas específicas para débito automático, de forma similar ao fluxo de boletos.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando precisar criar uma forma de recebimento em débito automático, vincular condôminos a essa modalidade ou entender como funciona a geração de remessas e os status disponíveis.

Sintoma ou cenário

A administradora precisa configurar o débito automático como forma de recebimento para condôminos que possuem conta no banco disponibilizado, ou precisa entender como o fluxo de geração de remessas e cobranças funciona nessa modalidade.

Benefício para o usuário ou operação

Automatiza o pagamento das cobranças diretamente na conta bancária do condômino;
Reduz a inadimplência por eliminar a necessidade de ação do condômino para cada pagamento;
Permite gerenciar múltiplos bancos de débito automático para atender condôminos de diferentes instituições.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Condomínio > Formas de Recebimento para configuração e Condomínio > Unidades para vincular condôminos à modalidade.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissão Formas de recebimento - Alteração (1021).
Recursos Sistêmicos: Conta bancária com forma de recebimento de boleto já homologada diretamente com o banco — o débito automático exige que a conta já possua convênio de boleto ativo.
Insumos e Dados Técnicos: Convênio para remessas de débito automático fornecido pelo banco; dados bancários do condômino (banco, agência e conta) para vinculação.

Causas prováveis

A administradora precisa oferecer débito automático como forma de pagamento para condôminos que preferem não acompanhar vencimentos de boletos, ou precisa entender o funcionamento da modalidade para configurar e operar corretamente.

Como fazer ou corrigir

Para criar uma forma de recebimento de débito automático, siga conforme indicado abaixo:

Acesse o menu Condomínios > Formas de recebimento;
Vá em ‘Nova forma de receber’ > ‘Receber com débito automático’;
Defina a conta bancária e Informe o convênio para remessas de débito automático > Salvar:

Importante: É necessário escolher uma conta bancária que já possua uma forma de recebimento com boleto homologado direto com banco.

Os condôminos têm a possibilidade de modificar a forma de pagamento para débito automático na área do condômino?

Não, apenas a administradora está autorizada a alterar a forma de pagamento do condômino. Para realizar essa alteração:

Acesse o cadastro da unidade desejada em Condomínio > Unidades;
Navegue até a aba "Proprietários, Inquilinos e Outros Contatos";
No campo de forma de pagamento, clique em "Trocar";
Selecione "Débito automático" e clique em "Próximo";
Defina o banco e preencha os dados de agência e conta do condômino;
Clique em "Salvar".

As cobranças de débito automático podem ser geradas a partir de qualquer conta bancária?

As cobranças de débito automático serão geradas sempre que possível para o banco escolhido pelo condômino para o débito automático. Por exemplo: Se o condomínio possui duas contas, uma no Itaú (principal) e outra no Bradesco (secundária), mas o condômino opta por debitar automaticamente utilizando uma conta do Bradesco, a arrecadação irá priorizar a geração das cobranças para a conta principal (no caso, Itaú). Contudo, para este condômino, a cobrança será gerada na conta Bradesco, uma vez que ele optou pelo débito automático nessa instituição, resultando em duas remessas que devem ser direcionadas ao banco separadamente.

Caso uma cobrança seja gerada na conta Itaú para este condômino, essa cobrança será enviada ao banco como “boleto” e não como débito automático, pois é imprescindível que o banco da cobrança e o banco do débito automático sejam os mesmos.

Como envio as cobranças geradas em débito automático para o banco?

Assim como as cobranças de boleto, o débito automático também requer a geração de uma remessa bancária.

O procedimento para marcar as cobranças para remessa e gerar o arquivo de remessa é idêntico, pois o sistema identificará as formas de pagamento e gerará os arquivos de remessa de maneira separada. Após isso, basta enviar os arquivos para o banco acessando o internet banking.

Como gerar um arquivo Remessa?

Como é a impressão da cobrança de débito automático?

A cobrança de débito automático possui o mesmo layout do boleto, mas não apresenta a linha digitável e o código de barras. No espaço destinado ao código de barras, serão informados o banco, a agência e a conta bancária onde será realizado o débito automático.

Qual é a diferença entre Ativo e Ativo Contingência em relação à forma de recebimento de débito automático?

Ativo → Permite que novos condôminos escolham a forma de pagamento e que a remessa de débito automático seja gerada.
Ativo Contingência → Não permite que novos condôminos optem pela forma de pagamento, mas possibilita a geração da remessa de débito automático para aqueles que já escolheram e continuam utilizando essa forma.
Desativado → Não permite que novos condôminos optem pela forma de pagamento e também não possibilita a geração da remessa de débito para aqueles que já haviam escolhido, ou seja, não realiza mais pagamentos por essa forma de recebimento.

Por que o débito automático permite mais de uma forma de recebimento com status “ativo”?

O débito automático permite o cadastro de diversos bancos que podem ser disponibilizados aos condôminos como forma de pagamento, uma vez que é necessário que os condôminos possuam uma conta bancária na instituição onde foi disponibilizado o débito automático. Portanto, pode haver a necessidade de registrar bancos diferentes para a mesma modalidade de pagamento.

Quais são os pontos de atenção? Quais problemas podem ocorrer?

Alterar a forma de pagamento da unidade de Boleto para Débito automático e liquidar uma cobrança registrada como “boleto” manualmente ou invalidá-la, pois, ao modificar a forma de pagamento, será enviado um pedido de baixa de débito automático em vez de boleto.
Alterar a forma de pagamento da unidade de Débito automático para Boleto e liquidar uma cobrança registrada como “débito automático” manualmente ou invalidá-la, pois, ao modificar a forma de pagamento, será enviado um pedido de baixa de boleto em vez de débito automático.
Ao desativar a forma de recebimento de débito automático, as cobranças que foram geradas e registradas como débito automático enfrentarão o mesmo problema descrito no item 2, pois, em uma eventual baixa manual ou invalidação, será enviado um pedido de baixa de boleto na remessa.

Resultado esperado

A forma de recebimento de débito automático é criada e os condôminos vinculados passam a ter suas cobranças geradas automaticamente para débito na conta cadastrada. As remessas são geradas separadamente das remessas de boleto.

Quando escalar

A forma de recebimento de débito automático não aparece disponível mesmo com convênio de boleto homologado;
A remessa de débito automático não está sendo gerada separadamente da remessa de boleto;
O banco está rejeitando o arquivo de remessa de débito automático.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome do condomínio e banco utilizado para débito automático;
Print da configuração da forma de recebimento;
Print da tela de geração de remessa com o problema;
Mensagem de erro apresentada, quando houver.

Regras importantes / Observações

O banco da cobrança e o banco do débito automático do condômino precisam ser os mesmos — cobranças geradas em banco diferente do configurado para o condômino são tratadas como boleto, não como débito automático;
Quando o condomínio possui contas em bancos diferentes, o sistema prioriza a conta principal para geração das cobranças, exceto para condôminos com débito automático em banco secundário — nesse caso, a cobrança é gerada na conta do banco escolhido pelo condômino, resultando em duas remessas separadas;

Problemas comuns e como resolver

Problema: Condômino não consegue alterar a forma de pagamento para débito automático pela Área do Condômino.
Causa provável: Essa funcionalidade não está disponível para o condômino — apenas a administradora pode realizar essa alteração.
Ação recomendada: Acesse o cadastro da unidade em Condomínio > Unidades e realize a vinculação ao débito automático pelo sistema da administradora.

Dúvidas relacionadas

P: Um condomínio pode ter débito automático configurado em mais de um banco simultaneamente? R: Sim. É possível cadastrar formas de recebimento de débito automático em diferentes bancos para atender condôminos que possuem conta em instituições distintas.

P: O que acontece com as cobranças já geradas como débito automático se a forma de recebimento for desativada? R: As cobranças já registradas continuam existindo, mas eventuais baixas manuais ou invalidações enviarão pedido de baixa de boleto em vez de débito automático, podendo causar inconsistências no banco.

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