Como publicar documentos na Área do Condômino

Visão geral

A publicação de arquivos e mídias disponibiliza atas, regulamentos, circulares e relatórios financeiros diretamente no portal e aplicativo dos moradores. O recurso organiza os uploads em pastas automáticas associadas a palavras-chave encontradas no título do documento, simplificando o autoatendimento e a transparência condominial.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento sempre que precisar disponibilizar novos arquivos digitais (como comunicados, prestações de contas, contratos ou fotos de vistorias) para a visualização dos moradores ou dos membros do conselho fiscal.

Sintoma ou cenário

A administradora finalizou a pasta de prestação de contas do mês anterior e necessita realizar o upload do arquivo PDF consolidado na plataforma para que todos os condôminos tenham acesso imediato e tomem ciência dos lançamentos.

Benefício para o usuário ou operação

Disponibiliza documentos oficiais em formato digital de forma instantânea para toda a base de moradores;
Reduz custos operacionais com a impressão de papéis ou o envio de e-mails individuais contendo anexos pesados;
Agrupa os arquivos em pastas categóricas de forma automatizada com base na nomenclatura aplicada ao título.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Área do Condômino > Documentos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Acesso Administrativo (1000) ou operador com privilégios de escrita e inclusão no módulo de documentos.
Recursos Sistêmicos: Módulo da Área do Condômino ativo e parametrização de pastas de arquivos concluída.
Insumos e Dados Técnicos: O arquivo (documento ou foto) salvo localmente no computador, em formato compatível e respeitando o limite máximo de 80MB de tamanho.

Causas prováveis

Emissão de uma nova circular informativa pelo síndico, encerramento de um balancete mensal ou necessidade de comprovar o andamento de melhorias estruturais por meio de relatórios fotográficos.

Como fazer ou corrigir

Para publicar documentos ou fotos na Área do Condômino, siga os passos abaixo:

Acesse: Área do Condômino > Documentos;
Vá em ‘Publicar documento ou foto’;
Selecione o arquivo:
- Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo em seu computador;
- Certifique-se de que o arquivo não excede o limite de 80MB:
Escolha uma das opções para publicar e notificar:
- Não publicar/notificar: O documento será salvo, mas não será enviado para os condôminos;
- Condôminos: Publica e notifica os condôminos por e-mail;
- Apenas síndico e conselho: Publica e notifica apenas os responsáveis legais.
O sistema organiza os documentos automaticamente com base nas palavras-chave no título. Utilize nomes claros e específicos para que o arquivo seja alocado corretamente.
Exemplos de palavras-chave:
- Assembleia;
- Convenção;
- Convocação;
- Prestação de Contas.
Salve a publicação para disponibilizar o documento aos condôminos conforme a configuração definida.

Como utilizar os filtros na tela de documentos?

Na tela de Documentos, utilize os filtros disponíveis para localizar arquivos:
- Filtre por Condomínio, Tipo de Documento ou Período;
- Visualize apenas os documentos relevantes para sua busca.
Ajuste os filtros conforme necessário para refinar a pesquisa e localizar rapidamente os documentos desejados.

Resultado esperado

O documento será carregado e ficará visível na pasta correspondente dentro do portal da Área do Condômino, e a fila de e-mails será disparada caso a opção de notificação correspondente tenha sido selecionada.

Quando escalar

O arquivo possuir menos de 80MB e o sistema rejeitar o upload exibindo erro de tamanho excedido, ou o documento sumir da listagem administrativa imediatamente após o clique de salvamento bem-sucedido.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio e nome exato dado ao arquivo;
Extensão (.pdf, .jpg, .png) e tamanho real em megabytes (MB) do documento;
Captura de tela demonstrando o erro exibido no momento do upload.

Regras importantes / Observações

Garanta a revisão ortográfica do título antes de salvar a tela, pois a mudança posterior do nome do arquivo atualiza o portal web, mas não altera o assunto do e-mail de alerta que já foi encaminhado para a fila de transmissão.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O documento foi publicado na pasta errada dentro do aplicativo do morador.
Causa provável: O título do arquivo não continha as palavras-chave mapeadas pela inteligência de organização do sistema (ex: usar "Infos do prédio" em vez de "Regimento Interno").
Ação recomendada: Passe o mouse sobre o documento, clique no ícone de lápis para editar o título, insira a palavra-chave correta correspondente à pasta desejada e salve a alteração.

Dúvidas relacionadas

P: Posso realizar o upload de múltiplos documentos simultaneamente na mesma tela?
R: A tela de publicação padrão processa o envio de um arquivo por vez.

P: O que acontece se eu publicar um arquivo na opção "Não publicar/notificar"?
R: O arquivo ficará armazenado na base de dados com status inativo, permitindo que a administradora o visualize internamente para ajustes e decida publicá-lo ou dispará-lo em uma data futura.

Palavras-chave de busca

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