Como configurar a prestação de contas da área do condômino e Gruvi?

Visão geral

A configuração da prestação de contas permite que a administradora defina quais relatórios e períodos financeiros ficarão visíveis para os moradores, síndicos e membros do conselho. Esse gerenciamento centralizado garante a transparência da gestão financeira, permitindo travar visualizações de meses ainda não auditados ou fechados.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar liberar o acesso aos demonstrativos financeiros do condomínio, alterar o limite de meses retroativos que o morador pode visualizar ou personalizar relatórios específicos para o corpo diretivo (síndico e conselho) no portal web e aplicativo Gruvi.

Sintoma ou cenário

A administradora concluiu o fechamento do mês e precisa torná-lo público para os moradores, ou o conselho reclama que não consegue visualizar os relatórios analíticos de prestação de contas pelo aplicativo, exigindo um ajuste de liberação de prazos e relatórios no painel administrativo.

Benefício para o usuário ou operação

Autonomia para segmentar quais relatórios são públicos para os condôminos e quais são restritos ao conselho e síndico;
Segurança operacional ao travar meses cujos saldos ou conciliações ainda estão em processo de auditoria;
Redução do tráfego de e-mails e solicitações físicas de balancetes, já que os dados ficam disponíveis diretamente no Gruvi.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu administrativo principal do sistema e navegue até a área de parametrização do portal da Área do Condômino para ajustar prazos, ou acesse o gerenciador de relatórios para definir o conteúdo de cada perfil.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Configurações - Alteração (1061) e Seleção de Relatórios - Alteração (1371).
Recursos Sistêmicos: Módulo da Área do Condômino e integração com o Portal Gruvi - Acesso (1850) ativos.
Insumos e Dados Técnicos: Definição prévia de quantos meses retroativos devem ficar abertos e da lista de relatórios padrão que compõem a prestação de contas do condomínio.

Causas prováveis

Início de uma nova gestão condominial que exige prazos diferenciados de exibição, reclamações de condôminos sobre a falta de demonstrativos antigos ou a necessidade de ocultar temporariamente o mês atual até que a conciliação bancária seja finalizada.

Como fazer ou corrigir

O sistema trabalha com uma lógica de sincronização em tempo real entre o painel web e o aplicativo Gruvi. As configurações de prazos e períodos limitam o alcance das buscas dos usuários. Ao determinar que o período exibido é o "Último fechamento", por exemplo, o sistema ocultará automaticamente os lançamentos do mês corrente. Há também uma equivalência de nomenclaturas entre as telas do sistema: o que no gerenciador de relatórios chama-se "Prestação de contas na Web" reflete como "Prestação de contas do condômino", e "Prestação de contas da administração" reflete como "Prestação de contas do síndico, presidente e conselho".

Para configurar a prestação de contas na Área do Condômino, siga os passos abaixo:

Acesse Área do condômino > Área do condômino > Editar;
Localize a seção ‘Prestação de contas da área do condômino’;
Configure o ‘Período de prestação de contas dos condôminos’ ou ‘Período de prestação de contas do síndico, presidente e conselho’.
Os seguintes períodos podem ser definidos:
- Atual;
- Último fechamento;
- Atraso de 1 dias;
- Atraso de 2 dias;
- Atraso de 3 dias;
- Atraso de 1 semana.
No campo ‘Disponibilizar prestação de contas dos últimos “X” meses’, escolha quantos meses estarão disponíveis: 1, 2, 3, 4, 5, 6 ou 12 meses;
Após selecionar o período desejado, Salve as configurações;

Para definir os relatórios desejados:

Retorne a seção ’Prestação de contas da área do condômino’ e clique nos campos ‘Editar seleção de relatórios dos condôminos’ ou ‘Editar seleção de relatórios do síndico, presidente e conselho’ para configurar os relatórios que ficarão disponíveis para visualização;
A configuração dos relatórios também pode ser feita através de Condomínio > Relatórios > Seleção de relatórios, onde:
- Prestação de contas na Web = Prestação de contas do condômino;
- Prestação de contas da administração = Prestação de contas do síndico presidente e conselho.

Resultado esperado

O portal do condômino e o aplicativo Gruvi passarão a exibir as pastas financeiras e os balancetes rigorosamente dentro do limite de meses configurado, disponibilizando apenas os modelos de relatórios homologados pela administradora.

Quando escalar

Se após salvar as configurações e verificar que o condomínio possui movimentações fechadas, o aplicativo Gruvi continuar exibindo a mensagem de que não há prestações de contas disponíveis para o período, ou se houver divergência nos relatórios exibidos para conselheiros cadastrados corretamente.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de configurações da Área do Condômino mostrando os meses e relatórios selecionados.
Print da tela do celular do usuário (condômino ou conselheiro) evidenciando a falha ou ausência do botão de prestação de contas.
Código do condomínio e identificação do período afetado.

Regras importantes / Observações

A liberação da prestação de contas exibe dados brutos extraídos diretamente do caixa e balancetes do sistema. Se houver lançamentos errados, inconsistências ou falta de conciliação bancária no período liberado, os moradores visualizarão essas falhas. Certifique-se de usar a regra de "Último fechamento" caso sua administradora precise de tempo hábil para auditar as contas antes da exibição pública.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Um membro do conselho consultivo relata que só consegue ver os relatórios simplificados dos condôminos, sem acesso aos relatórios analíticos de administração.
Causa provável: O usuário em questão está cadastrado apenas como morador comum na unidade, sem o vínculo ou cargo correspondente configurado na aba de responsáveis legais.
Ação recomendada: Acesse o cadastro de Responsáveis Legais do condomínio e certifique-se de associar o usuário ao cargo de conselheiro ou presidente. Isso ativará automaticamente o recebimento do pacote de relatórios da "Prestação de contas da administração".

Dúvidas relacionadas

P: Se eu configurar a exibição para os últimos 12 meses, o sistema vai demorar mais para carregar o aplicativo Gruvi do morador? R: Não. O sistema carrega inicialmente o mês mais recente parametrizado. O histórico dos outros 11 meses só será processado e baixado se o morador navegar manualmente pelo menu de seleção de datas e solicitar a visualização daquele período passado.

P: Consigo bloquear a prestação de contas de uma unidade específica que está inadimplente com o condomínio? R: Não. O direito de acesso à prestação de contas e balancetes do condomínio é garantido por lei ao proprietário da unidade. Portanto, as parametrizações de exibição de relatórios descritas neste artigo são globais e afetam todas as unidades do condomínio de forma igualitária.

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