Como o porteiro utiliza a função Porteiro Online

Visão geral

A funcionalidade Porteiro Online estabelece um canal de comunicação digital e registrado entre a portaria e as unidades. Ela permite que os porteiros enviem comunicados, avisos de encomendas ou recados aos moradores diretamente pela interface web, enquanto os condôminos respondem e interagem de forma prática pelo aplicativo no smartphone.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo para treinar e orientar porteiros sobre a operação diária do chat de atendimento web, ou para instruir a administradora em atendimentos de suporte caso a portaria encontre dificuldades para localizar uma unidade ou enviar mensagens.

Sintoma ou cenário

O porteiro precisa registrar um aviso importante para um morador (como a chegada de um visitante ou entrega de correspondência), mas quer evitar o uso de interfones sonoros ou blocos de papel, optando por iniciar uma conversa digital monitorada pelo sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Registro histórico e auditável de todas as comunicações realizadas entre a portaria e as unidades;
Redução de ruídos e otimização do tempo gasto com tentativas falhas de contato via interfone convencional;
Centralização do fluxo de recados em uma plataforma corporativa segura, sem exposição de números de telefone pessoais.

Onde acessar / contexto de uso

Área do Condômino (Acesso Web) > Porteiro Online.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Unidades - Consulta (1070)
Recursos Sistêmicos: Facilidade de "Unidades" ativa nas parametrizações da Área do Condômino e módulo de comunicação web liberado para o condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Computador ou tablet com acesso à internet e e-mail do funcionário/portaria devidamente cadastrado e vinculado como usuário operador ou contato autorizado.

Causas prováveis

Necessidade de modernizar a rotina de avisos da portaria, registrar ocorrências de entregas em tempo real ou formalizar contatos diários de controle de acesso.

Como fazer ou corrigir

O acesso para o porteiro é obrigatoriamente executado via navegador de internet (ambiente Web). O morador, por outro lado, interage exclusivamente por meio do aplicativo mobile (Android ou iOS). Para que a comunicação ocorra com sucesso, o morador deve estar com o aplicativo instalado e logado com o mesmo e-mail que foi cadastrado pela administradora em sua respectiva unidade.

Abra o navegador de internet no computador ou tablet e acesse a Área do Condômino utilizando o e-mail cadastrado para a portaria.
No menu lateral esquerdo, clique na opção Porteiro Online.
Na aba Conversas, você pode visualizar e dar andamento às mensagens mais recentes já trocadas com os moradores.
Para iniciar um novo contato, clique na aba Unidades.
Utilize o campo de pesquisa para localizar o apartamento ou lote desejado informando o número da unidade, o bloco ou o nome do morador.
Clique sobre o registro da unidade localizada para abrir a janela de chat.
Digite a mensagem no campo de texto e faça o envio.

Resultado esperado

A mensagem enviada pelo porteiro gerará uma notificação instantânea no smartphone do condômino. O histórico completo do diálogo ficará permanentemente armazenado e atrelado ao ambiente daquela unidade na plataforma para futuras auditorias da gestão.

Quando escalar

Escale o caso se, após digitar e enviar uma mensagem para uma unidade com morador comprovadamente logado no aplicativo, o sistema apresentar erros de envio em lote, mensagens travadas com ícone de carregamento contínuo ou falha crítica de banco de dados na tela web.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Captura de tela do chat na Web evidenciando a mensagem com erro ou falha de entrega;
E-mail utilizado pelo porteiro para acessar o painel web;
Nome e código (ID) do condomínio, além do bloco e número da unidade afetada.

Regras importantes / Observações

Lembre-se de que se o porteiro relatar que a aba "Porteiro Online" ou a listagem de unidades sumiu do seu menu web, a administradora deve checar se a opção "Desativar facilidade: Unidades" foi acidentalmente marcada nas configurações gerais do condomínio.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O porteiro envia a mensagem, mas o morador afirma que não recebe nenhuma notificação no celular.
Causa provável: O e-mail que o morador utilizou para se cadastrar no aplicativo está diferente do e-mail vinculado à unidade no sistema Superlógica.
Ação recomendada: Peça para a administradora acessar o cadastro de contatos daquela unidade, validar qual é o e-mail correto e orientar o morador a realizar o login no aplicativo com a credencial exata mapeada no ERP.

Dúvidas relacionadas

P: O porteiro consegue utilizar essa ferramenta instalando o aplicativo Gruvi no celular da portaria? R: Não. O perfil de portaria opera o Porteiro Online de forma exclusiva pelo navegador de internet (ambiente Web). O aplicativo mobile é desenhado para uso dos condôminos e membros do conselho/síndico.

P: Um porteiro consegue visualizar o histórico de conversas iniciadas por outro porteiro de turnos passados? R: Sim. Como o histórico de mensagens fica registrado de forma fixa no ambiente da unidade do condomínio, qualquer operador da portaria que acessar o painel conseguirá acompanhar o andamento dos recados anteriores.

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