Como recusar ou aprovar solicitações de atualização cadastral

Visão geral

O processo de revisão das solicitações de atualização cadastral permite que a administradora gerencie os pedidos de vínculo enviados pelos moradores pelo aplicativo. A funcionalidade oferece duas ações definitivas: aprovar as informações (atualizando a base do ERP e liberando o acesso) ou recusar o pedido (indicando as correções necessárias ao condômino).

Quando usar este artigo

Utilize este guia para orientar a equipe de atendimento sobre as regras de negócio e os procedimentos operacionais ao analisar, homologar ou rejeitar uma solicitação de dados pendente na fila do Gruvi.

Sintoma ou cenário

O analista da administradora acessa a lista de atualizações pendentes para auditar os documentos enviados e precisa decidir se os dados do morador estão corretos para integrá-los ao cadastro da unidade ou se devem ser devolvidos para correção.

Benefício para o usuário ou operação

Garante a integridade e a segurança do banco de dados do condomínio no ERP;
Automatiza a atualização de e-mails, telefones ou a troca de titularidade da unidade;
Comunica o morador de forma imediata sobre o andamento e o resultado de sua validação.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o painel superior do ERP, no canto direito da tela > clique na notificação flutuante Atualização cadastral via Gruvi > botão Revisar na solicitação desejada.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Receber notificação de atualização cadastral (1330) ou Unidades - Alteração (1071).
Recursos Sistêmicos: Integração com o aplicativo Gruvi e central de notificações ativas no ERP.
Insumos e Dados Técnicos: Presença de solicitações aguardando auditoria manual na fila do sistema.

Causas prováveis

Necessidade operacional de analisar a documentação de novos moradores que tentam acessar o app ou processar alterações de e-mail e celular de condôminos já existentes.

Como fazer ou corrigir

A aprovação do cadastro substitui ou insere dados diretamente na tabela de unidades do ERP, por isso exige atenção na escolha do tipo de alteração. Caso os dados ou fotos estejam ilegíveis ou incorretos, a recusa exige a digitação de uma justificativa. O sistema utiliza esse texto para notificar o morador, dando transparência ao motivo do bloqueio para que ele possa submeter uma nova tentativa corrigida.

No canto superior direito do sistema, acesse a opção ‘Atualização cadastral via Gruvi’:
Selecione a opção ‘Revisar’:
Para homologar o pedido, clique no botão Aprovar. O sistema exibirá duas opções de aplicação de regra:
- Cadastrar novo proprietário: Selecione se o solicitante for um novo morador ou titular da unidade. Preencha as informações complementares exigidas e finalize;
- Atualizar dados do proprietário atual: Selecione para atualizar os contatos de quem já consta no sistema. Os dados antigos de e-mail ou telefone serão substituídos pelas novas informações validadas;
Para rejeitar o pedido, clique no botão Recusar;
No campo de texto que será aberto, digite detalhadamente o motivo da rejeição (ex: "Foto do documento ilegível" ou "CPF não condiz com o proprietário");
Confirme a ação para devolver o chamado ao condômino.

Resultado esperado

Se aprovada, a base de dados da unidade será atualizada no ERP e o morador terá o acesso liberado imediatamente no Gruvi. Se recusada, a solicitação sai da fila da administradora e o condômino recebe um e-mail automático detalhando o motivo da recusa para que possa refazer o fluxo.

Quando escalar

Acione o suporte técnico se o sistema apresentar erros de validação impeditivos em tela ao tentar salvar uma aprovação, ou se o texto descritivo do motivo de recusa não for salvo, travando a devolução do chamado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro ao clicar em Aprovar ou Recusar;
ID do condomínio, número da unidade e o e-mail do morador afetado;
Nome do usuário do ERP que está tentando processar a ação.

Regras importantes / Observações

A escolha entre "Cadastrar novo" ou "Atualizar atual" deve ser feita criteriosamente, pois a sobreposição de dados é irreversível e pode afetar o envio de cobranças e comunicados futuros para a unidade.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema exibe um aviso de que a unidade não foi localizada automaticamente para aquele pedido.
Causa provável: O morador digitou dados no aplicativo que não possuem nenhuma semelhança com o cadastro antigo (ex: mudou de bloco ou digitou o número do lote incorretamente).
Ação recomendada: Utilize o campo de busca manual integrado na tela de revisão, pesquise pelo bloco/unidade correto com base no documento enviado e faça o vínculo manual antes de aprovar.

Dúvidas relacionadas

P: O morador recebe o motivo da recusa dentro do próprio aplicativo Gruvi? R: Sim, além do e-mail automático disparado pelo sistema com a justificativa digitada pelo analista, o assistente virtual do aplicativo exibe o status de recusado e orienta o usuário a reenviar as informações.

P: Posso aprovar uma solicitação sem escolher entre "Novo Proprietário" ou "Atualizar Atual"? R: Não. Essa escolha é uma trava obrigatória da regra de negócio do ERP Superlógica para definir como o banco de dados de contatos daquela unidade deve se comportar após a homologação.

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