Regras Automáticas na Conciliação Bancária de Contas Tradicionais

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de criação de "robôs de leitura" dentro da conciliação bancária. As regras automáticas ensinam o sistema a ler o arquivo do banco (OFX) e identificar palavras-chave específicas. Ao encontrar essas palavras, a plataforma cria e classifica a despesa automaticamente, dispensando a necessidade de intervenção humana linha a linha.

Quando usar este artigo

Utilize este guia para otimizar a operação financeira da administradora, automatizando lançamentos que se repetem exaustivamente todos os meses em todos os condomínios (como tarifas de cobrança, taxas de manutenção de conta, PIX ou impostos automáticos).

Sintoma ou cenário

O analista financeiro importou o OFX do Banco Itaú. O extrato possui 50 linhas escritas "TAR/CUSTAS COBRANCA". Sem as regras automáticas, o usuário precisaria clicar em "Novo Lançamento", classificar como tarifa e salvar... 50 vezes! Com este manual, ele criará uma regra com a palavra "TAR/CUSTAS". O sistema fará os 50 lançamentos instantaneamente em 1 segundo.

Benefício para o usuário ou operação

Produtividade Extrema: Reduz drasticamente o tempo gasto na conciliação.
Padronização Contábil: Elimina o risco de um analista classificar a tarifa em "Despesas Bancárias" e outro analista classificar em "Despesas Diversas", pois a regra garante que o lançamento será idêntico toda vez.
Redução de Erros Manuais: Menos cliques significam menos margem para erro de digitação.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até Financeiro > Conciliação bancária.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de Escrita/Gestão no módulo Financeiro.
O Padrão do Banco: Você precisa observar no extrato bancário (OFX) qual é a palavra exata e padrão que o banco utiliza para descrever aquela cobrança recorrente.

Causas prováveis

Alto volume de transações repetitivas no extrato e necessidade de escalar o atendimento financeiro da administradora.

Como fazer ou corrigir

Por exemplo, uma transação com a descrição “TAR/CUSTAS COBRANCA” pode ser automaticamente classificada como uma tarifa de cobrança, desde que configurada corretamente no sistema.

No entanto, é fundamental que as regras sejam bem definidas e acompanhadas, garantindo que as transações sejam classificadas de forma apropriada, inclusive tratando exceções quando necessário.

Acesse o menu Financeiro > Conciliação bancária > Mais > Regras automáticas:
Clique em Nova regra;
Escolha o Tipo de lançamento, conforme imagem a seguir, Movimentação bancária ou Despesa:
Insira a palavra-chave que será identificada na descrição da transação;
Se optar por Despesa, selecione o fornecedor que será vinculado automaticamente;
(Opcional): Preencha os campos Complemento (exibido em relatórios) e Descrição (para observações internas):
Salve a regra;
Após importar o arquivo de retorno do banco, vá em Mais > Processar regras automáticas:
Confirme o processamento e verifique a aplicação das regras no painel lateral direito da tela:

Importante:

As regras criadas ficarão listadas e poderão ser editadas ou excluídas a qualquer momento.
Alterações ou exclusões não afetam lançamentos anteriores já classificados:

Observações:

A criação de regras automáticas melhora a precisão da conciliação, mas exige acompanhamento para garantir que exceções sejam identificadas.
Regras automáticas vinculadas a contas especiais do plano de contas são criadas automaticamente ao configurar a conta correspondente.

Resultado esperado

Ao clicar em processar, todas as linhas do extrato (à esquerda) que contiverem a palavra-chave configurada encontrarão o seu lançamento criado automaticamente no sistema (à direita), ficando com o status verde e batendo o saldo.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso você cadastre a palavra-chave idêntica ao que está no OFX, clique em "Processar regras automáticas" e o sistema ignore as linhas, não executando nenhuma associação na tela.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da regra configurada (mostrando a palavra-chave).
Print da tela de conciliação mostrando a mesma palavra-chave ignorada no painel da esquerda.

Regras importantes / Observações

Retroatividade: As regras criadas ficarão listadas para edição. Alterar o nome de um fornecedor ou o texto de uma regra hoje não altera os lançamentos que já foram classificados e salvos em conciliações passadas.
Contas Especiais: Regras automáticas vinculadas a contas sistêmicas estruturais (como a criação de um Fundo de Reserva oficial no plano de contas) são geradas automaticamente pelo sistema ao configurar a conta, não necessitando de intervenção manual.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A regra funcionou o ano todo, mas neste mês as tarifas não foram conciliadas automaticamente.
Causa provável: O banco alterou a nomenclatura interna do extrato (Ex: mudou de "TAR COBRANCA" para "TARIFA BOLETO").
Ação recomendada: Acesse o painel de Regras Automáticas, edite a regra antiga e atualize a Palavra-chave para a nova descrição adotada pelo banco.

Dúvidas relacionadas

P: Posso criar uma regra para lançamentos que mudam de valor todo mês, como a conta de água?
R: Sim! A regra automática não se baseia no valor da cobrança, mas sim na palavra-chave (Ex: DEBITO AUTO SABESP). O sistema pegará o valor exato que o banco cobrou no dia e criará a despesa.

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