Como atribuir uma chave de criação ao lançar uma nova despesa

Visão geral

O controle de chaves permite gerenciar despesas por meio de códigos numéricos personalizados. O recurso está disponível tanto para a criação quanto para a liquidação de lançamentos, vinculando as obrigações a um indexador escolhido livremente pela administradora.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando precisar atribuir uma chave de criação específica durante o lançamento de uma nova despesa no sistema.

Sintoma ou cenário

A administradora ou operador financeiro precisa identificar e controlar despesas por meio de códigos numéricos personalizados durante o ato de lançamento, visando facilitar buscas futuras e auditorias.

Benefício para o usuário ou operação

Permite vincular obrigações financeiras a critérios de organização internos estipulados pela administradora;
Viabiliza a rápida identificação e o agrupamento de despesas específicas no módulo de contas a pagar por meio da chave atribuída.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Despesas > A pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Criação (1311).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo para o condomínio vigente na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: O código numérico de controle a ser inserido e os dados essenciais (fornecedor, valor, vencimento) para o registro primário da despesa.

Causas prováveis

A administradora estabeleceu um fluxo de auditoria interna ou de organização financeira em que determinados registros do condomínio devem ser obrigatoriamente vinculados a um código numérico customizado (chave) para rastreamento imediato.

Como fazer ou corrigir

O sistema permite inserir um código livre composto exclusivamente por números durante o cadastro da despesa, servindo para indexação interna sem exigir um pré-cadastro da chave.

Acesse o menu lateral Despesas e clique em A pagar;
Clique no botão Nova e selecione o tipo de lançamento desejado;
Preencha os dados primários do formulário de despesa;
Navegue até a aba Outros e localize o campo Número da chave;
Informe o código numérico de controle referente à despesa;
Clique em Salvar para gravar o registro.

Resultado esperado

A despesa será registrada no sistema com a chave de criação atrelada a ela, tornando o código numérico disponível para consulta, filtro e controle administrativo no módulo financeiro.

Quando escalar

Escale o atendimento para a equipe de Suporte se o campo "Número da chave" não for exibido na aba "Outros", ou se o sistema apresentar um travamento impeditivo ao tentar salvar uma despesa contendo caracteres numéricos válidos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio (se houver);
Tipo de lançamento que tentou realizar;
O código numérico exato utilizado no momento da falha;
Captura de tela demonstrando o preenchimento da aba "Outros" ou o erro no momento de salvar.

Regras importantes / Observações

O controle através de chaves atende aos métodos de organização próprios de cada administradora. Não há validação sistêmica de duplicidade ou pré-cadastro das chaves. O campo é de preenchimento livre, possuindo como única restrição técnica a obrigatoriedade de utilizar exclusivamente números.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema exibe um aviso de erro ou impede o salvamento após o preenchimento da chave.
Causa provável: O operador inseriu letras, espaços ou caracteres especiais no campo, violando a regra de formato.
Ação recomendada: Apague o conteúdo inserido, digite apenas caracteres numéricos e tente concluir a gravação da despesa novamente.

Dúvidas relacionadas

P: É necessário registrar previamente os números das chaves nas configurações do sistema? R: Não, a criação da chave ocorre de forma livre e direta no ato do preenchimento da despesa, sem necessidade de configuração prévia, desde que o código contenha apenas números.

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