Como associar lançamento do Paybox a despesa recorrente

Visão geral

A funcionalidade de Lançamento Rápido atua como um leitor inteligente que extrai dados de boletos e notas fiscais capturados. Ao identificar informações compatíveis com a base do condomínio, a ferramenta sugere automaticamente a associação do documento a uma despesa recorrente existente, permitindo também o cancelamento imediato desse vínculo caso a sugestão não corresponda à realidade operacional.

Quando usar este artigo

Consulte este material durante o processamento de notas e faturas no Paybox, especificamente quando precisar confirmar a sugestão do sistema para atrelar um anexo a uma despesa de recorrência já cadastrada, ou quando necessitar desfazer essa ação antes de gravar o registro financeiro.

Sintoma ou cenário

A equipe está realizando a triagem diária de contas e o sistema exibe um alerta indicando que encontrou uma obrigação recorrente para o fornecedor lido no anexo, exigindo que o operador confirme a associação dos dados ou cancele o vínculo sistêmico.

Benefício para o usuário ou operação

Prevenção contra o lançamento de despesas duplicadas para o mesmo contrato ou prestador de serviço continuado;
Redução do tempo de digitação, uma vez que a associação herda as categorias contábeis e retenções previamente configuradas na despesa recorrente;
Manutenção do histórico organizado, garantindo que o anexo físico fique amarrado à matriz correta do contas a pagar.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Despesas > Paybox e selecione a aba Lançamento Rápido. A sugestão de associação e a opção de cancelamento surgem dinamicamente na própria interface de leitura do documento.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário logado com permissão de Paybox - Criação (1571) para operar a tela de Lançamento Rápido, e Despesas - Criação (1311) para salvar a obrigação financeira no sistema.
Recursos Sistêmicos: A despesa matriz deve ter sido inserida previamente no sistema utilizando a classificação "Recorrente" (fixa ou variável).
Insumos e Dados Técnicos: O documento (fatura, recibo ou boleto) já deve estar capturado e disponível na fila do Paybox para processamento.

Causas prováveis

O recebimento da fatura mensal de um contrato continuado (ex: conservadora de elevadores, assessoria contábil) cuja obrigação já está programada no sistema, exigindo apenas a validação do valor atual e o anexo do comprovante de cobrança do mês vigente.

Como fazer ou corrigir

Para associar um lançamento realizado no Paybox a uma despesa recorrente, realize os passos a seguir:

Cadastre previamente a despesa como recorrente (fixa ou variável);
Acesse Paybox > Lançamento Rápido;
Ao realizar o lançamento da despesa por meio da funcionalidade Lançamento Rápido, o sistema irá:
- Extrair o fornecedor do documento e verificar se existem despesas recorrentes cadastradas para este fornecedor;
- Extrair o vencimento do documento e verificar se há despesas recorrentes cadastradas para o mesmo mês;
Caso sejam identificadas despesas recorrentes compatíveis, será exibido o seguinte aviso:

"Foram identificadas despesas recorrentes não lançadas para este fornecedor. Para associar as informações, clique aqui."
Clique em clique aqui para visualizar as sugestões:
- O sistema apresentará as despesas recorrentes do fornecedor, priorizando aquelas com vencimento igual ao identificado no documento;
- Caso o vencimento não seja identificado, serão exibidas todas as despesas recorrentes vinculadas ao fornecedor.
- Selecione a despesa que deseja associar e clique em "Associar"

Como cancelar a associação antes de efetuar o lançamento da despesa?

Após realizar a associação, será exibida a seguinte mensagem:
"Documento associado a uma despesa recorrente. Caso queira cancelar a associação clique aqui."
Clique em clique aqui;

Confirme o cancelamento clicando em Cancelar na mensagem de confirmação que será exibida;

Resultado esperado

O arquivo capturado ficará rigidamente associado à despesa recorrente escolhida, preenchendo o formulário de baixa com os dados da matriz, ou retornará ao preenchimento em branco padrão caso a associação seja desfeita pelo usuário.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de atendimento técnico se o aplicativo travar ou a tela ficar em branco (erro de renderização) ao clicar no botão "Associar", ou se a plataforma apresentar erro interno de servidor ("fatal error") na tentativa de cancelar o vínculo antes de salvar.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
Razão Social ou CNPJ do fornecedor lido na tela do Paybox;
ID numérico do documento no Paybox ou ID da despesa recorrente matriz;
Captura de tela (print) ilustrando o momento do travamento ou o aviso na tela do Lançamento Rápido.

Regras importantes / Observações

A plataforma não deduz recorrências pelo histórico de pagamentos avulsos de meses anteriores. Para que o alerta de associação dispare na tela do Paybox, a administração deve ter criado obrigatoriamente a despesa inicial utilizando o fluxo "Nova despesa recorrente" na tela de despesas a pagar.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O aviso para associar o lançamento a uma recorrência não apareceu para o boleto lido.
Causa provável: O CNPJ extraído pelo Paybox diverge do cadastro existente no sistema, ou a despesa matriz foi cadastrada no formato parcelado em vez de recorrente.
Ação recomendada: Acesse o cadastro de fornecedores para unificar eventuais cadastros duplicados (com e sem CNPJ) e verifique em "Despesas > Recorrentes" se a obrigação contratual está devidamente ativa.

Dúvidas relacionadas

P: O que acontece se o fornecedor possuir três contratos (despesas recorrentes) diferentes ativos no mesmo condomínio?
R: Ao clicar no alerta do Paybox, o sistema abrirá uma janela listando todas as recorrências ativas para aquela Razão Social. Caberá ao operador ler o detalhamento na tela e selecionar manualmente qual delas corresponde à fatura processada.

P: Já salvei a tela e finalizei a despesa associada equivocadamente. Consigo usar o botão de "cancelar associação" do Paybox?
R: Não. A função de cancelar citada no Paybox atua apenas durante o rascunho (antes de salvar). Se o lançamento já foi gravado, é necessário localizar a despesa na tela de "A pagar", excluí-la e refazer a triagem do documento.

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