Como otimizar a conferência de impostos das notas fiscais no lançamento rápido do Paybox – Superlógica Condomínios

Descrição

A funcionalidade tem como objetivo otimizar a conferência de impostos para os responsáveis pela análise tributária das notas fiscais recebidas pelos condomínios, processadas através do Paybox.

Solução

Durante o lançamento rápido de documentos fiscais no Paybox, fornecemos feedbacks ao usuário com base na comparação entre os impostos cadastrados no fornecedor e aqueles capturados pela Inteligência Artificial do sistema.

1. Impostos cadastrados no sistema

Para garantir o correto funcionamento, é essencial que os impostos sujeitos à retenção estejam devidamente cadastrados no sistema.

Consulte o artigo Como cadastrar impostos sujeitos à retenção para garantir que os impostos estejam corretamente registrados. Dessa forma, o Paybox poderá preenchê-los automaticamente durante o lançamento rápido de despesas.

2. Impostos cadastrados no fornecedor

Além do cadastro no sistema, é necessário definir, dentro do cadastro dos fornecedores, quais impostos são usualmente retidos por eles em suas notas fiscais.

Para mais detalhes sobre esse processo, acesse o artigo Como definir impostos padrão no cadastro de fornecedores.

A partir dessas informações, o Paybox sugerirá automaticamente os impostos cadastrados no fornecedor durante o lançamento de despesas, preenchendo-os na aba Retenções do lançamento rápido.

O valor dos impostos será calculado com base no valor da despesa informado durante o lançamento, que pode ocorrer de duas formas:

Lançamento a partir da nota fiscal: O cálculo do imposto será realizado com base na fórmula: alíquota do imposto x valor da nota fiscal.
Lançamento a partir do boleto: Caso o lançamento ocorra a partir do valor do boleto, é necessário preencher o campo Valor do documento no formulário, para que ele seja utilizado como base de cálculo dos impostos.

Para mais detalhes sobre como preencher esse campo, acesse o artigo Como lançar despesas especificando o valor da nota fiscal de serviços.

3. Impostos capturados das notas fiscais com Inteligência Artificial

O Paybox utiliza Inteligência Artificial para capturar automaticamente os impostos das notas fiscais encaminhadas.

O sistema preencherá os impostos na aba Retenções do lançamento rápido, buscando correspondências no cadastro pelo código e nome do imposto. Para garantir a precisão, recomenda-se padronizar o cadastro dos impostos.

Exemplo: Se uma nota fiscal contém o imposto INSS com código 2631, o sistema buscará por um imposto cadastrado com esse código. Caso não o encontre, tentará localizar um imposto chamado INSS.
Caso haja múltiplos impostos compatíveis, o sistema exibirá um alerta, solicitando que o usuário selecione manualmente a opção correta:
"Imposto capturado no documento, mas identificado mais de um imposto cadastrado. Escolha manualmente qual imposto deseja utilizar."

4. Match entre os impostos capturados e os impostos cadastrados no fornecedor

O quarto e último passo é onde temos o comparativo entre os impostos capturados nas notas fiscais encaminhadas ao Paybox, com os impostos que foram cadastrados no fornecedor. Com base nisso, serão apresentados alguns feedbacks em tela para o responsável pelo lançamento.

Os feedbacks fornecidos incluem os seguintes cenários:

Imposto e valor capturados do documento e correspondem aos cadastrados no fornecedor.

Valor capturado não corresponde ao cadastrado no fornecedor.

Imposto capturado do documento, mas não cadastrado no fornecedor.

Imposto cadastrado no fornecedor, mas não identificado no documento.

Imposto capturado no documento, mas não cadastro no sistema.

Nesse caso, o imposto não existe no cadastro do sistema, e o Paybox indicará qual foi capturado.

Além disso, quando houver divergências nos impostos (como impostos não correspondidos ao cadastro do fornecedor ou identificados no cadastro, mas ausentes no documento), será exibido um alerta na aba Retenções. Esse alerta permite ao usuário realizar a conferência necessária e decidir se irá prosseguir com o processo.

Conclusão

A funcionalidade no Paybox automatiza a conferência de impostos, garantindo mais segurança e precisão no lançamento de despesas. Com a utilização da Inteligência Artificial, a ferramenta compara os impostos cadastrados e capturados, gerando feedbacks que auxiliam na tomada de decisão do usuário.

Para garantir o melhor uso da funcionalidade, mantenha os cadastros de impostos sempre atualizados e consulte os artigos de referência para configurações adequadas.

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