Como configurar o Paybox para anexo automático de arquivos em despesas

Visão geral

O Assistente para Anexos Automáticos vincula documentos de pagamento diretamente a faturas já registradas no contas a pagar, com base na correspondência de dados como valor, vencimento e fornecedor. A funcionalidade dispensa o processamento manual na fila de leitura, agilizando o agrupamento de PDFs aos registros financeiros da administradora.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando precisar ativar, revisar, personalizar ou desativar as regras de vínculo automático de boletos e notas fiscais às despesas do condomínio através do módulo Paybox.

Sintoma ou cenário

A administradora recebe dezenas de comprovantes, notas e faturas por e-mail e precisa garantir que o sistema vincule esses arquivos automaticamente às despesas que já foram cadastradas no fluxo de caixa, mas nota que alguns documentos estão parando na fila manual porque as margens de tolerância de valor e vencimento estão muito rígidas.

Benefício para o usuário ou operação

• Elimina a necessidade de abrir e anexar documentos manualmente um a um nas despesas cadastradas;

• Previne o acúmulo de arquivos soltos na fila de processamento ao definir margens de tolerância para pequenas divergências de valor ou data;

• Assegura que boletos e notas fiscais sejam anexados estritamente às contas de seus respectivos fornecedores.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox. Na tela do módulo, clique na aba Configurações gerais e localize a seção ASSISTENTE PARA ANEXOS AUTOMÁTICOS.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Paybox - Alteração (1572).

• Recursos Sistêmicos: Módulo Paybox ativo na licença da administradora.

• Insumos e Dados Técnicos: Definição interna das políticas de compliance da administradora quanto à flexibilidade de vínculo (ex: aprovação para aceitar diferenças de centavos no valor ou dias úteis de variação no vencimento).

Causas prováveis

Adoção de um processo mais escalável para leitura de contas de consumo que frequentemente sofrem variações de centavos entre a nota fiscal emitida e o boleto bancário correspondente gerado pelo fornecedor.

Como fazer ou corrigir

O Paybox facilita a vinculação automática de arquivos a despesas já registradas, associando dados de pagamento extraídos de um arquivo com os detalhes da despesa. Através desse recurso, você poderá personalizar as regras que serão utilizadas para vínculo dos arquivos às despesas, adaptando o processo à necessidade da sua administradora.

1. Onde acessar?
   • Acesse a tela de Despesas > Paybox;
   • Vá na aba 'Configurações gerais' > 'ASSISTENTE PARA ANEXOS AUTOMÁTICOS';
   • Nesse campo, será possível visualizar e alterar todas as regras disponíveis:
     
     
      
2. Como ficam as regras atuais?
   • As regras do Paybox são pré-configuradas. Você pode personalizá-las conforme desejar e, se necessário, restaurar as configurações originais clicando no botão 'Restaurar Configurações Originais':
     
      
     Importante: As configurações são únicas para cada licença e não mudam entre os condomínios.
      
3. Como funcionam as configurações?
   • As configurações estão divididas em três grupos: documentos de pagamento, Notas Fiscais e outros. Cada grupo permite a configuração de regras específicas conforme o tipo de arquivo:
     
     
      
   • Os campos 'valor' e 'vencimento' são ajustáveis, permitindo escolher a variação desejada:
     
     
   • É obrigatório selecionar um mínimo de duas regras para documentos de pagamento e Notas Fiscais, enquanto para outros documentos é necessária apenas uma opção.
      
4. O que acontece ao desativar a opção de mesmo fornecedor?
   • Quando a opção de correspondência do mesmo fornecedor é desativada, as configurações flexíveis de valor e vencimento não estarão disponíveis. Isso quer dizer que, ao desativar essa opção, os valores e vencimentos configurados se tornarão fixos:
     
     
      
5. O que significa regra prioritária?
   • A opção de regra prioritária pode ser escolhida para um único grupo e, quando ativada, as regras definidas para esse tipo de arquivo terão prioridade no Paybox ao agrupar arquivos de uma mesma despesa. Por exemplo: se uma nota fiscal e um boleto forem agrupados com a prioridade configurada para a Nota Fiscal, as configurações desse tipo de arquivo serão levadas em conta primeiro:
     
     
      
6. Quais arquivos respeitarão as regras se houver alteração?
   • Após salvar suas novas configurações, apenas os arquivos enviados a partir desse momento seguirão as novas regras. Arquivos já no Paybox não serão afetados. Por exemplo, se as regras forem alteradas às 13h, os arquivos enviados antes desse horário seguirão as regras antigas, enquanto os enviados após as 13h estarão sujeitos às novas regras.
      
7. Como desativar o Assistente de Anexos automáticos?
   • Você pode desativar o assistente de anexos automáticos nas Configurações Gerais. Depois de desativá-lo, será necessário fazer a associação com a despesa manualmente:
     
     

Resultado esperado

As novas tolerâncias e regras de vinculação atualizarão o comportamento do motor de automação. Todos os arquivos e documentos recepcionados pelo e-mail do Paybox a partir daquele momento serão filtrados pelos novos parâmetros e anexados automaticamente nas respectivas despesas, deixando de congestionar a tela de Gestão de Arquivos.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se, após configurar margens flexíveis (ex: ignorar fornecedor e aceitar variação de valor) e salvar o painel com sucesso, os novos arquivos que chegarem no Paybox continuarem travados na tela de Gestão de Arquivos, ignorando completamente as regras cadastradas para a vinculação.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença (administradora);

• Nome e CNPJ do condomínio afetado;

• O ID numérico da despesa cadastrada e o nome original do arquivo PDF que não foi vinculado;

• Data e horário exatos em que o arquivo foi recebido pelo Paybox (para comprovar que ele chegou após a regra ser salva);

• Captura de tela inteira evidenciando como estão as regras ativas no "Assistente para Anexos Automáticos".

Regras importantes / Observações

As parametrizações feitas no assistente não agem retroativamente. Se a sua fila de "Gestão de Arquivos" já estiver com 40 documentos parados antes de você alterar a configuração, o ajuste da regra não fará o robô varrer e vincular esse estoque antigo. Você deverá processá-los de forma manual.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: As caixas de variação flexível de valor e vencimento sumiram e o sistema exige valor exato. 

• Causa provável: O operador desmarcou a regra de "Mesmo fornecedor" para aquele tipo de arquivo. 

• Ação recomendada: Ao remover a segurança da validação de CNPJ do fornecedor, o ERP trava a flexibilidade de datas e valores para evitar que faturas genéricas sejam anexadas em contas erradas de valores parecidos. Marque "Mesmo fornecedor" novamente para liberar os campos numéricos.

Dúvidas relacionadas

P: Consigo configurar regras restritas para o condomínio A e regras mais permissivas para o condomínio B? 
R: Não. As configurações de regras estabelecidas na aba geral do Paybox são absolutas em nível de licença, sendo aplicadas para todos os condomínios gerenciados pela administradora de maneira idêntica.

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