Como encaminhar os documentos para o Paybox

Visão geral

A recepção automatizada de faturas organiza boletos e notas fiscais encaminhados via e-mail, WhatsApp ou upload manual. A funcionalidade processa os arquivos em lote, extrai a raiz do CNPJ para direcionar a despesa à fila do condomínio correspondente e centraliza as pendências financeiras para a triagem do setor de contas a pagar.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando precisar transferir boletos ou recibos externos para dentro da plataforma, garantindo que o sistema identifique automaticamente a qual condomínio a conta pertence, dispensando o lançamento manual de cada título no primeiro momento.

Sintoma ou cenário

O assistente financeiro recebe dezenas de faturas de prestadores de serviços na sua caixa de e-mail e precisa enviá-las para a plataforma de pagamentos. Ao tentar anexar os PDFs, percebe que os documentos estão caindo repetidamente na vala de "Condomínio não identificado", gerando atraso e retrabalho na organização das pastas.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza a entrada de faturas a partir de múltiplas fontes de captação (e-mail, computador local e WhatsApp);
Automatiza a distribuição de despesas para as pastas de seus respectivos condomínios com base na leitura óptica do CNPJ;
Acelera o repasse de contas de consumo ao permitir que os próprios síndicos ou zeladores enviem faturas diretamente pelo celular.

Onde acessar / contexto de uso

O envio ocorre externamente encaminhando as mensagens para o e-mail superlogicadocs@superlogica.com, disparando documentos via WhatsApp através do módulo Atende, ou internamente navegando em Despesas > Paybox para o upload direto.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Criação (1571) e Paybox - Alteração (1572).
Recursos Sistêmicos: Módulo Paybox habilitado na licença e os CNPJs dos condomínios corretamente preenchidos na aba de Contas Bancárias da plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: Arquivos ou imagens nítidas contendo obrigatoriamente a impressão gráfica legível do CNPJ do condomínio tomador do serviço, além de acesso à caixa de e-mail disparadora.

Causas prováveis

Migração para um processo de triagem sem papel, necessidade de desovar documentos acumulados em pastas no computador para a nuvem do sistema, ou acúmulo de notas fiscais retidas na fila de "Não identificados" devido ao uso do CNPJ da administradora no cadastro bancário do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Para encaminhar os documentos para o Paybox, realize os passos a seguir:

Envie os documentos para o e-mail superlogicadocs@superlogica.com de um e-mail previamente cadastrado no painel de e-mails autorizados para enviar arquivos ao Paybox na licença.
Para maior praticidade, configure uma regra de encaminhamento automático no e-mail de origem;
Os arquivos serão direcionados automaticamente para a tela de Gestão de Arquivos do Paybox.
O sistema permite o upload de até 20 arquivos por vez. Há duas possibilidades:
4.1 Sem seleção de condomínio: O Paybox identifica o condomínio automaticamente por meio do CNPJ presente nos documentos. Se o CNPJ não for reconhecido, os arquivos ficarão na seção "Condomínio/Fornecedor não identificado":
Com seleção de condomínio: Ao selecionar manualmente o condomínio antes do envio, o Paybox ignora o CNPJ presente nos documentos e associa todos os arquivos ao condomínio selecionado.
Se o CNPJ da administradora estiver cadastrado no lugar do CNPJ do condomínio, o sistema não conseguirá realizar o vínculo corretamente:
6.1 Corrija as informações acessando: Condomínios > Contas bancárias > Mais opções;
6.2 Verifique se o CNPJ do titular da conta bancária está corretamente preenchido com os dados do condomínio, e não de terceiros:

Importante: Se o campo CNPJ do condomínio estiver em branco, mesmo com a seleção manual no upload, os documentos serão direcionados para "Condomínio/Fornecedor não identificado", sendo necessário fazer o vínculo manual.

Resultado esperado

Os arquivos sairão do e-mail, celular ou pasta local e serão digitalizados na esteira da Gestão de Arquivos do Paybox. A plataforma processará a leitura e depositará os documentos com CNPJ válido diretamente sob a custódia do seu condomínio originário.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se o encaminhamento de e-mails para o endereço corporativo oficial (superlogicadocs) não refletir na tela de Gestão de Arquivos após um período de 2 horas, ou se a plataforma apresentar tela de erro fatal durante o upload interno de um lote composto por menos de 20 PDFs convencionais.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome e CNPJ do condomínio afetado;
Endereço de e-mail exato do remetente que realizou o encaminhamento;
Canal utilizado (upload no sistema, e-mail ou WhatsApp);
Data e horário exatos do disparo;
Nomes e formatos (ex: pdf, jpg) dos arquivos que sumiram ou apresentaram falha;
Captura de tela do e-mail encaminhado e da fila de arquivos vazia/travada.

Regras importantes / Observações

O gatilho da inteligência artificial compara o CNPJ encontrado no documento com o CNPJ gravado no campo de "Titular da conta bancária" do condomínio. Se esse cadastro básico estiver em branco ou preenchido erroneamente com o CNPJ da própria administradora, o sistema se perde, impossibilitando o vínculo e jogando todos os arquivos do prédio na vala de não identificados.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A fatura caiu na aba genérica de "Condomínio/Fornecedor não identificado".
Causa provável: O PDF é um recibo simples sem CNPJ, a qualidade da imagem (foto) está muito borrada para OCR, ou o CNPJ no cadastro da conta bancária do condomínio está errado/vazio.
Ação recomendada: Acesse o menu "Condomínios > Contas bancárias > Mais opções" e insira o CNPJ exato do condomínio nos dados do titular. Na tela do Paybox, acesse o documento extraviado e selecione o condomínio destinatário manualmente no campo para forçar o vínculo daquela despesa.

Dúvidas relacionadas

P: Existe um limite máximo para o envio de documentos ao mesmo tempo pelo sistema?
R: Sim. A ferramenta de upload manual via painel web suporta pacotes de no máximo 20 arquivos em um mesmo envio. Para maiores volumes, basta repetir o processo subindo frações de 20 em 20.

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