Como agrupar documentos do e-mail em um único lançamento no Paybox

Visão geral

O coletor de anexos do Paybox processa arquivos encaminhados por e-mail e permite consolidá-los em um registro unificado na esteira de pagamentos. Quando a regra de agrupamento é ativada, a inteligência artificial reúne notas fiscais e boletos enviados em uma mesma mensagem, direcionando o lote automaticamente para o condomínio correspondente identificado pela leitura do CNPJ.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o condomínio ou a administradora receber e-mails contendo múltiplos documentos atrelados a uma mesma despesa (exemplo: a nota fiscal de serviço e o respectivo boleto bancário) e precisar configurá-los para não gerar registros financeiros separados.

Sintoma ou cenário

O assistente financeiro encaminha um e-mail com três PDFs de um fornecedor para a caixa de entrada do Paybox. Ao abrir a plataforma, ele nota que o sistema gerou três tarefas isoladas de conferência na fila. Ele precisa alterar a configuração do robô para que todos os documentos que chegarem juntos no mesmo e-mail sejam organizados em uma única pasta ou lançamento de "Documento Agrupado".

Benefício para o usuário ou operação

Consolida os arquivos de uma mesma mensagem, evitando a criação excessiva de lançamentos fracionados para uma única despesa;
Acelera a esteira de análise na Gestão de Arquivos, mantendo a nota fiscal e o comprovante atrelados visualmente em um só lugar;
Automatiza a triagem direcionando o lote inteiro para a pasta do condomínio correto logo após a inteligência artificial realizar a leitura de um único CNPJ nos anexos.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox. Abra a aba de Configurações do Condomínio e localize a seção Coletor de anexos de e-mails.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Alteração (1572) e Configurações - Alteração (1061).
Recursos Sistêmicos: Módulo Paybox ativo na licença e o fluxo de recebimento de e-mails operando normalmente.
Insumos e Dados Técnicos: E-mails contendo dois ou mais arquivos em anexo direcionados ao endereço de entrada do Paybox. Ao menos um dos documentos deve conter o nome ou CNPJ do condomínio legível para permitir a identificação.

Causas prováveis

Adoção de um novo processo de auditoria de despesas na administradora, necessidade de agilizar a conferência de títulos que possuem anexos complementares (recibos, laudos ou medições) ou para barrar o congestionamento da tela de Gestão de Arquivos com páginas soltas.

Como fazer ou corrigir

Acesse Despesa > Paybox.
Entre em Configurações do Condomínio.
Localize a opção Agrupar documentos do e-mail em um único lançamento na seção Coletor de anexos de e-mails.
Ative a configuração. A funcionalidade passa a valer imediatamente para todos os condomínios.
Encaminhe um e-mail com dois ou mais anexos para o endereço de entrada do Paybox e verifique o resultado na Gestão de Arquivos.

Resultado esperado

Com o parâmetro ativado, qualquer e-mail recebido contendo múltiplos arquivos deixará de poluir a esteira com lançamentos paralelos. Os arquivos serão condensados e, caso o robô encontre o CNPJ, enviados diretamente para a fila de conferência do condomínio respectivo.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se a configuração de agrupamento constar como ativada, mas a tela de "Gestão de Arquivos" continuar fatiando e separando todos os PDFs recebidos no mesmo e-mail repetidas vezes, ignorando totalmente a regra de unificação.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome e CNPJ do condomínio afetado;
O endereço de e-mail de origem que despachou os anexos para o Paybox;
Data e horário exato do envio do e-mail original;
Quantidade de arquivos contidos na mensagem e se possuíam criptografia/senha;
Captura de tela da Gestão de Arquivos provando que os documentos geraram blocos separados.

Regras importantes / Observações

A leitura óptica processa o conteúdo de cada PDF de forma autônoma. Devido à fila do servidor, é possível que no histórico da plataforma um anexo conste como lido às 14h01 e o outro às 14h03.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Os anexos apareceram totalmente separados na tela, como se fossem despesas avulsas.
Causa provável: A configuração não foi ativada previamente na tela geral.
Ação recomendada: Acesse as configurações e valide se a chave "Agrupar documentos do e-mail" está efetivamente ligada. Em seguida, verifique sua caixa de itens enviados e garanta que os arquivos estavam anexos no corpo da mesma mensagem.

Dúvidas relacionadas

P: Eu preciso entrar na configuração de cada condomínio para ligar o agrupamento?
R: Não. O acionamento da regra de unificação atua de maneira universal sobre a licença inteira da administradora, afetando todos os condomínios da base simultaneamente.

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