Como anexar o corpo do e-mail como documento da despesa

Visão geral

A conversão do conteúdo da mensagem de e-mail em PDF permite que instruções e aprovações textuais enviadas por fornecedores sejam salvas definitivamente na plataforma. O documento gerado consolida a comunicação, preservando automaticamente dados de auditoria essenciais, como o remetente original, o assunto tratado e a data e hora do recebimento.

Quando usar este artigo

Consulte este procedimento quando um prestador de serviço encaminhar um e-mail contendo orçamentos em texto corrido, aprovações de diretoria ou orientações de pagamento diretamente no corpo da mensagem, e for necessário arquivar essas instruções como um anexo oficial da despesa.

Sintoma ou cenário

A equipe operacional negociou um desconto no serviço e o fornecedor enviou a confirmação apenas redigida no e-mail (sem anexo formal). Durante o processamento no contas a pagar, o analista financeiro precisa vincular essa troca de mensagens junto ao boleto para justificar a redução do valor na prestação de contas do condomínio.

Benefício para o usuário ou operação

Centralização do histórico de negociações e aprovações diretamente no lançamento financeiro;
Prevenção contra a perda de instruções cruciais, evitando que o operador perca tempo alternando abas para buscar justificativas na caixa de e-mails;
Aumento da transparência na prestação de contas, garantindo que a comunicação externa atue como documento comprobatório irrefutável e auditável.

Onde acessar / contexto de uso

A ativação geral do recurso é feita pelo menu lateral Despesas > Paybox > botão Configurações do Condomínio (ícone de engrenagem). A ação prática de converter a mensagem em PDF ocorre na aba "Gestão de arquivos", durante a triagem e agrupamento dos envios.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Paybox - Alteração (1572) para configurar a regra de leitura no condomínio, e Paybox - Criação (1571) para executar a conversão na tela de gestão de arquivos e prosseguir com a triagem.
Recursos Sistêmicos: A ferramenta base "Coletor de anexos de e-mails" deve estar plenamente ativada na licença.
Insumos e Dados Técnicos: A mensagem a ser convertida deve ter sido efetivamente encaminhada ao e-mail coletor da plataforma e estar disponível na fila de processamento.

Causas prováveis

Acesse o caminho abaixo:

Acesse Despesa > Paybox.
No menu Configurações do Condomínio.
Localize a opção Permitir a utilização da mensagem recebida no corpo do e-mail na sessão "Coletor de anexos de e-mails".
Ative a configuração. A funcionalidade passa a valer imediatamente para todos os condomínios.

Após habilitar a configuração, o ícone de envelope (📧) aparece nos documentos que chegaram por e-mail. Siga os passos abaixo:

Na tela de Gestão de Documentos, identifique o documento com a tag de e-mail (ícone de envelope).
Clique no documento:
Para documento único: clique diretamente no envelope.
Para documentos agrupados: primeiro clique no Documento Agrupado e, em seguida, clique no envelope do documento desejado.
Ao clicar em Adicionar ao lançamento, uma mensagem de confirmação será exibida:
"O corpo do e-mail será convertido para PDF e adicionado como anexo a este grupo de documentos. Esta ação não pode ser desfeita. Deseja continuar?"
Clique em Sim para confirmar.
O corpo do e-mail é convertido para PDF e adicionado como anexo ao lançamento. Para visualizá-lo, acesse o lançamento rápido da despesa e localize o arquivo entre os anexos listados.

Resultado esperado

O texto corrido do e-mail será transformado em um documento PDF estático e ficará gravado junto à despesa correspondente, possibilitando seu download ou visualização nas telas de demonstrativos financeiros da gestão.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de atendimento técnico se, após conferir a marcação da configuração, os novos e-mails encaminhados ao coletor não apresentarem o ícone de envelope 📧 na Gestão de Arquivos, ou se o sistema apresentar tela branca/travamento ao confirmar a conversão de "Sim" na janela de alerta.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
ID numérico do documento no Paybox (onde a ação falhou) e o e-mail exato do remetente original;
Data e horário do envio da mensagem à plataforma;
Captura de tela (print) exibindo as opções marcadas na tela de Configurações do Condomínio;
Captura de tela (print) ilustrando o erro na tela de Gestão de Arquivos.

Regras importantes / Observações

A confirmação de conversão do corpo da mensagem (clique em "Sim") não pode ser desfeita de forma isolada na interface. É recomendável utilizar primeiro o ícone de "olho" (Pré-visualização) para ler a instrução e ter certeza de que o texto é útil antes de consolidá-lo como anexo no sistema.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O ícone de envelope não aparece ao lado do nome do arquivo na fila.
Causa provável: A configuração não estava ativada no momento em que o e-mail chegou ao servidor, ou o arquivo em questão sofreu upload manual pelo operador diretamente pelo computador, não tendo origem real em um disparo de e-mail.
Ação recomendada: O recurso de extração obedece exclusivamente a mensagens passadas via servidor de correio (encaminhadas para o endereço de captura do sistema). Ative a engrenagem para abranger os próximos recebimentos e confirme que o arquivo será enviado corretamente da caixa postal.

Dúvidas relacionadas

P: O que é exatamente preservado no PDF final gerado por essa conversão?
R: A plataforma converte a íntegra do texto original do corpo do e-mail, gerando o PDF com um cabeçalho oficial de carimbo que exibe o endereço do remetente da mensagem, o título do assunto e a data e hora do recebimento.

P: Se uma mensagem encaminhada trouxer um longo histórico de e-mails antigos abaixo (fio de respostas), tudo irá para o PDF?
R: Sim. A conversão aplica a extração sobre o bloco de texto total do corpo do e-mail enviado, abarcando históricos e respostas inseridas nele.

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