Procedimentos sugeridos para uso do SuperlógicaDocs

Visão geral

O aplicativo desktop de digitalização atua como uma ponte direta entre os documentos físicos da administradora e a plataforma financeira. A ferramenta captura arquivos de imagem e PDF armazenados no computador local e os sincroniza automaticamente com o painel do Paybox, centralizando a triagem de notas fiscais e boletos para o lançamento de contas.

Quando usar este artigo

Utilize este guia ao iniciar a operação com o aplicativo de digitalização e precisar configurar as pastas de sincronização, ou para alinhar o padrão de qualidade e organização dos documentos físicos antes de processar grandes volumes no scanner.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro instalou o aplicativo de varredura no computador do setor de malotes, mas possui dúvidas sobre como separar os boletos físicos antes de escanear, qual padrão de pasta utilizar e como garantir que o arquivo seja lido corretamente pelo motor da plataforma ao chegar na nuvem.

Benefício para o usuário ou operação

Previne a rejeição de arquivos no painel financeiro por baixa qualidade de imagem ou formatação ilegível;
Estrutura um fluxo de digitalização contínuo, evitando a necessidade de fazer upload de despesa por despesa manualmente no navegador;
Facilita a auditoria de lote mantendo as pastas do computador local perfeitamente espelhadas com a fila de processamento da nuvem.

Onde acessar / contexto de uso

O aplicativo SuperlógicaDocs opera em plano de fundo no sistema operacional (Windows) do seu computador. Os arquivos enviados podem ser validados e processados acessando a plataforma via web no menu Despesas > Paybox.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Consulta (1570) e Paybox - Criação (1571).
Recursos Sistêmicos: Aplicativo SuperlógicaDocs instalado no computador, autenticado com as credenciais do operador e com o serviço Paybox ativo na licença da administradora.
Insumos e Dados Técnicos: Documentos físicos separados por tipo e um scanner configurado para salvar as digitalizações localmente (no disco rígido) em formato PDF ou imagem.

Causas prováveis

Acúmulo de malotes físicos de papelaria no escritório que precisam ser convertidos em despesas a pagar no sistema, ou implantação de uma nova rotina de escrituração digital visando a redução de arquivos físicos (papel) na gestão de condomínios.

Como fazer ou corrigir

Procedimentos sugeridos:

Organização dos documentos: Separe os documentos por tipo (boletos, notas fiscais, guias) antes de digitalizar;
Qualidade da digitalização: Certifique-se de que os documentos estão legíveis e sem dobras ou manchas;
Configuração das pastas: Configure as pastas de sincronização corretamente para que os documentos sejam enviados automaticamente;
Verificação dos arquivos: Após o envio, verifique na gestão de arquivos do Paybox se os documentos foram capturados corretamente;
Lançamento das despesas: Realize o lançamento das despesas a partir dos arquivos capturados no Paybox.

Resultado esperado

O aplicativo detectará os novos arquivos nas pastas mapeadas do computador e fará a carga automática para a nuvem. Os documentos ficarão disponíveis de forma íntegra no painel web, prontos para a inteligência da ferramenta extrair os dados e montar os formulários pré-preenchidos.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte (Nível 2) se o aplicativo local constar como conectado/autenticado, os arquivos PDF legíveis estiverem salvos na pasta mapeada há mais de uma hora, mas o painel web do Paybox permanecer sem receber e listar os respectivos documentos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
O endereço de e-mail do usuário que efetuou a autenticação (login) no aplicativo SuperlógicaDocs;
Captura de tela das configurações do programa no computador evidenciando o caminho da pasta monitorada;
Uma cópia de teste do arquivo (PDF) que foi salvo na pasta local e não subiu para a nuvem.

Regras importantes / Observações

Mantenha o aplicativo sempre atualizado. Se o funcionário responsável alterar sua senha de acesso ao ERP, ele deverá obrigatoriamente abrir o SuperlógicaDocs no computador, sair da conta antiga e logar com a senha nova, caso contrário a conexão de envio será bloqueada por credencial inválida.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O documento subiu para o painel, mas o sistema não conseguiu puxar a linha digitável e o valor, deixando os campos em branco.
Causa provável: O papel físico possuía rasuras, a tinta da impressão original estava falhada, a digitalização ocorreu torta, ou o scanner operou com resolução muito baixa (embaçado).
Ação recomendada: Faça a digitação corretiva manual dos dados daquele boleto aproveitando o anexo recebido e, para os próximos lotes, ajuste as configurações de contraste e DPI do scanner local.

Dúvidas relacionadas

P: O SuperlógicaDocs consegue quebrar um único PDF gigante de 50 páginas em 50 faturas separadas na nuvem?
R: Não. A divisão estrutural depende do modo como o seu scanner trabalha e arquiva o material. Recomenda-se configurar a multifuncional para salvar um PDF individual por página, garantindo vínculo exato no painel.

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