Como encaminhar anexos ao Paybox automaticamente

Visão geral

A ferramenta Paybox centraliza o recebimento de faturas e notas fiscais ao capturar arquivos enviados diretamente para um endereço de e-mail exclusivo. Ao configurar o encaminhamento no seu provedor de correio eletrônico, as despesas são alocadas na gestão de arquivos da plataforma sem a necessidade de downloads e uploads manuais.

Quando usar este artigo

Consulte este material quando precisar parametrizar o seu serviço de e-mail corporativo para transferir automaticamente as faturas recebidas de fornecedores para a fila de processamento do Paybox.

Sintoma ou cenário

A administradora ou o condomínio recebe dezenas de boletos e notas fiscais diariamente na caixa de entrada e a equipe financeira perde muito tempo baixando cada anexo e subindo manualmente na plataforma para iniciar a programação de pagamentos.

Benefício para o usuário ou operação

Eliminação do trabalho braçal de download e upload diário de documentos financeiros;
Centralização imediata das contas a pagar diretamente na plataforma de gestão;
Prevenção contra a perda de prazos de vencimento decorrente de faturas esquecidas em caixas de entrada lotadas.

Onde acessar / contexto de uso

A configuração do redirecionamento é realizada de forma externa, diretamente nas configurações do seu provedor de e-mail (como Gmail, Outlook ou provedor próprio). A conferência dos arquivos capturados ocorre no sistema pelo menu Despesas > Paybox > Gestão de arquivos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Paybox - Consulta (1570) para visualizar a fila de documentos capturados, e Paybox - Alteração (1572) caso precise confirmar a ativação do serviço coletor.
Recursos Sistêmicos: A ferramenta do Paybox e a chave do "Coletor de anexos de e-mails" devem estar previamente ativadas no painel do condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Acesso irrestrito às configurações de filtro e criação de regras de encaminhamento da conta de e-mail que centraliza o recebimento das cobranças.

Causas prováveis

A necessidade de otimizar o fluxo de contas a pagar, substituindo a triagem humana de anexos por uma integração contínua entre o e-mail da operação e a inteligência de captura da plataforma financeira.

Como fazer ou corrigir

O Paybox processa os e-mails recebidos em ciclos automatizados de 5 minutos. Qualquer arquivo válido anexado a uma mensagem enviada para o endereço oficial do coletor será extraído e listado como pendência na tela de gestão de arquivos, descartando completamente o corpo de texto do e-mail.

Acesse as configurações de redirecionamento ou filtros do seu cliente de e-mail corporativo (ex: regras de mensagem do Outlook ou filtros de encaminhamento do Gmail).
Crie uma nova regra estipulando que os e-mails com anexos (ou recebidos de fornecedores específicos) sejam redirecionados automaticamente para o endereço superlogicadocs@superlogica.com.
Confirme e salve a configuração no seu provedor de e-mail.
No sistema da Superlógica, acesse o menu Despesas > Paybox > Gestão de arquivos.
Aguarde o ciclo de varredura (aproximadamente 5 minutos) e atualize a página para confirmar se os documentos começaram a aparecer na lista de processamento.
A partir da listagem, clique sobre o documento desejado para preencher e registrar a despesa correspondente.

Resultado esperado

Todos os e-mails contendo anexos que forem redirecionados para a conta oficial do sistema terão seus arquivos extraídos e disponibilizados na fila do Paybox, prontos para a equipe financeira efetuar os lançamentos das despesas.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de atendimento técnico se, após confirmar que o e-mail foi disparado com sucesso para o endereço correto e aguardar mais de 15 minutos, os arquivos não constarem na tela de Gestão de Arquivos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
Endereço de e-mail que realizou o disparo original (remetente);
Data e horário exato em que o e-mail foi encaminhado;
Formato do arquivo anexado (ex: PDF, JPG, PNG).

Regras importantes / Observações

A inteligência do Paybox atua exclusivamente sobre os arquivos que acompanham a mensagem. O sistema descarta links, textos e imagens inseridas no corpo do e-mail. Além disso, certifique-se periodicamente de que a opção "Coletor de anexos de e-mails" não foi desativada acidentalmente nas configurações.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Os e-mails foram enviados sem erros, mas os anexos não caem no Paybox.
Causa provável: O encaminhamento foi feito para um e-mail com erro de digitação, ou o serviço de captura automática foi desativado no ambiente da administradora.
Ação recomendada: Revise a grafia do endereço de destino (superlogicadocs@superlogica.com) na sua regra de provedor e verifique no sistema se a função do coletor continua habilitada no módulo do Paybox.

Dúvidas relacionadas

P: O Paybox consegue ler o link do boleto se o fornecedor enviar apenas no corpo do e-mail sem anexo?
R: Não. O sistema de captura atua exclusivamente extraindo arquivos que estejam fisicamente anexados (upload) à mensagem.

P: Existe um limite de e-mails ou arquivos que posso encaminhar por dia para o coletor?
R: Não há limite de volume diário imposto pelo Paybox. Contudo, arquivos excessivamente grandes podem ser bloqueados pelo próprio servidor de origem antes mesmo de chegarem à plataforma.

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