Como cadastrar a referência nas importações de cobrança

Visão geral

Este conteúdo detalha como utilizar o campo "Referência" durante o processo de importação de cobranças em lote. O recurso permite adicionar uma identificação personalizada ou um código de controle adicional em cada registro importado, facilitando a rastreabilidade em boletos e relatórios financeiros.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando precisar realizar a importação massiva de cobranças (como saldos devedores de gestões anteriores ou cobranças extraordinárias) e desejar que cada lançamento possua uma informação de referência específica preenchida automaticamente.

Sintoma ou cenário

O usuário está preparando uma planilha para importação de múltiplas cobranças e precisa garantir que um campo de controle (ex: número de processo, nota fiscal ou identificador de migração) seja registrado corretamente no sistema para cada unidade.

Benefício para o usuário ou operação

Rastreabilidade: Facilita a identificação de cobranças específicas em relatórios de arrecadação.
Automação: Elimina a necessidade de editar manualmente o campo de referência após a importação.
Organização: Permite um controle adicional sobre a origem ou o motivo das cobranças importadas.

Onde acessar / contexto de uso

O campo torna-se visível nas ferramentas de importação de dados, geralmente localizadas no menu Receitas > Arrecadações, após a devida ativação do recurso.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Ativação Prévia: A funcionalidade "Referência" deve estar habilitada na licença do condomínio (solicitada via suporte).
Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo de Receitas.
Insumos Técnicos: Possuir a planilha de importação com a coluna "Referência" devidamente preenchida.

Causas prováveis

Necessidade de migração de dados financeiros de sistemas anteriores ou execução de cobranças em lote que exigem uma tag de identificação única por registro.

Como fazer ou corrigir

A funcionalidade Referência permite adicionar um campo de referência nas cobranças para controle adicional em diversas situações, como arrecadações, boletos avulsos, importações de cobranças e alguns relatórios. Essa funcionalidade precisa ser ativada pelo suporte antes de estar disponível para uso.

Ativação da Funcionalidade

A funcionalidade Referência está disponível exclusivamente para licenças que solicitaram a ativação. Para habilitar, entre em contato com o time de suporte e solicite a ativação da Referência.

2. Utilização da Referência na Importação de Cobranças
Após a ativação, a coluna Referência estará disponível ao importar cobranças com múltiplas composições, como para unidades na arrecadação ou no cadastro de cobranças antigas;
Ao preencher os dados de importação, inclua a informação na coluna Referência. Ao importar, o sistema criará a cobrança com o campo de Referência preenchido automaticamente.

Links para mais informações sobre a Referência:

Resultado esperado

Ao concluir a importação, o sistema processará os dados e cada cobrança gerada apresentará o texto de referência configurado na planilha, permitindo que a informação seja visualizada em telas de consulta e boletos.

Quando escalar

Caso, mesmo após a confirmação da ativação pelo suporte, a coluna de referência não apareça no modelo de importação ou se a informação da planilha não for carregada para o sistema após o processamento.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da planilha utilizada para a importação (destacando a coluna Referência).
Print da tela do sistema após a importação mostrando o campo vazio ou o erro.
Nome e CNPJ do condomínio afetado.

Regras importantes / Observações

A ativação é feita por licença/licenciamento, e não apenas por condomínio individual.
Certifique-se de que o texto na planilha não exceda o limite de caracteres permitido para o campo de referência (geralmente limitado para garantir a impressão no boleto).

Problemas comuns e como resolver

Problema: A coluna "Referência" não aparece no arquivo de exemplo para importação.
Causa provável: A funcionalidade ainda não foi ativada para a sua licença.
Ação recomendada: Solicite a ativação formal ao suporte através do e-mail de atendimento.

Dúvidas relacionadas

P: A referência importada aparece no boleto do condômino? R: Sim, se o layout do boleto estiver configurado para exibir o campo referência, a informação importada será impressa.

P: Posso importar referências diferentes para cada item de uma mesma unidade? R: Sim, desde que a planilha de importação utilize o modelo de múltiplas composições por linha.

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