Como o sistema realiza a conciliação bancária em condomínios que possuem contas virtuais

Visão geral

A conciliação bancária em condomínios que utilizam contas fictícias consolida automaticamente os valores da conta física matriz e das suas respectivas subdivisões contábeis. Esse processamento unifica os saldos na tela para espelhar o extrato oficial importado do banco, garantindo a correspondência exata das movimentações financeiras sem exigir a conferência isolada de cada fundo.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento para compreender a mecânica de agrupamento de saldos durante a conciliação mensal e para resolver discrepâncias de valores (como a marcação de diferença diária) originadas por um desalinhamento de dados cadastrais entre a conta principal e a conta fictícia.

Sintoma ou cenário

O analista financeiro inicia a conciliação do mês e percebe que o saldo apresentado pelo sistema é muito superior ao da conta física isolada, ou identifica a marcação de "Diferença no dia" exatamente no valor correspondente a um fundo de reserva, o que impede a consolidação e o fechamento do extrato bancário.

Benefício para o usuário ou operação

Esclarece que a conta fictícia é uma separação sistêmica de valores, sem necessidade de homologação própria;
Explica por que a tela de conciliação soma os saldos da conta principal e das contas fictícias, evitando tentativas de conciliar cada conta isoladamente contra o extrato;
Orienta a correção da marcação "Diferença no dia" causada por divergência de dados cadastrais entre a conta fictícia e a conta principal.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu principal em Financeiro > Conciliação bancária para realizar a validação dos saldos. Para ajustes de parametrização das contas, acesse Condomínio > Contas bancárias.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Caixa - Alteração (1201) para realizar a conciliação; Arrecadação - Criação (1095) ou Arrecadação - Edição (1096) para configurar o fundo na composição do boleto.
Recursos Sistêmicos: Conta bancária real cadastrada no condomínio e conta fictícia criada com os mesmos dados cadastrais (banco, agência e conta).
Insumos e Dados Técnicos: Extrato bancário oficial do período (OFX) e dados cadastrais exatos das contas envolvidas.

Causas prováveis

O usuário estranhou o saldo consolidado na tela de conciliação, que soma a conta principal e as contas fictícias;
O dia apresenta a marcação "Diferença no dia" no valor destinado ao fundo, porque a conta fictícia foi cadastrada com dados bancários diferentes da conta principal;
Dúvida sobre a necessidade de homologação para a conta fictícia recém-criada.

Como fazer ou corrigir

Contas fictícias (ou virtuais) operam como pastas de separação contábil pertencentes a uma mesma conta física. Como o arquivo de extrato bancário (OFX) não enxerga essa divisão interna, o sistema é programado para unificar temporariamente os saldos de todas as contas que compartilham exatamente a mesma numeração de banco, agência e conta na tela de conciliação. Se houver divergência de um único dígito no cadastro, a plataforma não reconhecerá o vínculo, gerando inconsistências e diferenças diárias.

Como o fundo é originado e liquidado

O fundo nasce na composição da arrecadação, onde o sistema permite desmembrar uma cobrança (exemplo: Taxa de Condomínio e Fundo de Reserva).
Na liquidação, o valor total é creditado no extrato do banco de forma integral. Contudo, internamente no sistema, as movimentações bancárias exibem os créditos separados por conta no mesmo dia.

Como a conciliação trata os fundos

Para que o saldo da conciliação bata com o banco, o sistema busca e unifica os valores recebidos nas contas que possuem os mesmos dados bancários. Isso exige que o cadastro em Condomínio > Contas bancárias mantenha os dados da conta raiz e da fictícia idênticos (Banco, agência e conta).

Quando os dados não coincidem (Como corrigir a "Diferença no dia")

Se houver erro no preenchimento do cadastro, a tela apontará "Diferença no dia" no valor exato do fundo.

Para reparar esse cenário, execute a rotina abaixo:

Acesse o menu Condomínio > Contas bancárias.
Localize a linha correspondente à sua conta fictícia (ex: Fundo de Reserva) e clique para editar.
Compare e iguale rigorosamente os campos de Banco, Agência e Número de conta aos dados originais da conta principal.
Salve a alteração no cadastro.
Retorne à tela de Conciliação bancária e confira novamente o dia afetado.
Com os dados normalizados, o sistema unificará os valores e a marcação de diferença deixará de ser exibida.

Resultado esperado

A visualização na tela de conciliação consolidará a soma exata da conta principal e das suas respectivas contas fictícias. Ao corrigir as informações da agência e da conta para que fiquem idênticas, a inconsistência de "Diferença no dia" sumirá, permitindo a correta conferência das linhas e o fechamento do caixa sem bloqueios matemáticos.

Quando escalar

A tela de conciliação continua exibindo "Diferença no dia" mesmo após igualar todos os dados cadastrais da conta fictícia com a conta principal;
O saldo consolidado da conciliação diverge do extrato bancário mesmo somando a conta principal e todas as contas fictícias, sem apresentar lançamentos pendentes de conciliação no período anterior;
A liquidação da cobrança não gerou a separação de valores entre as contas que haviam sido configuradas na composição original.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença e ID numérico do condomínio afetado;
IDs da conta principal e das contas fictícias envolvidas;
Print da tela de conciliação exibindo a diferença no dia ou o saldo consolidado discrepante;
Print da tela de cadastro exibindo as configurações em Condomínio > Contas bancárias;
Arquivo original em formato OFX do período analisado.

Regras importantes / Observações

A unificação de valores ocorre apenas na tela de conciliação bancária. Em relatórios, como o Demonstrativo de Receitas e Despesas, os saldos permanecem separados por conta;
Contas bancárias com dados cadastrais diferentes (outro banco, agência ou conta) não são tratadas como contas fictícias — elas possuem conciliações totalmente independentes;
Não exclua contas fictícias com movimentações anteriores: a exclusão corrompe o histórico financeiro do condomínio. Para descontinuar o modelo, limite-se a inativar a conta;
Como alternativa às contas fictícias, a funcionalidade Grupos de Saldo movimenta os valores em uma única conta bancária e distribui os fundos automaticamente conforme a categoria de cada lançamento, reduzindo drasticamente a complexidade da conciliação.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O dia exibe a marcação "Diferença no dia" exatamente no valor destinado ao fundo.
Causa provável: A conta fictícia foi cadastrada com dados diferentes da conta principal (banco, agência ou número de conta divergente), impedindo o sistema de vinculá-las para a unificação na tela de conciliação.
Ação recomendada: Acesse o cadastro de contas bancárias, iguale todos os dados da conta fictícia aos da conta principal e retorne à tela para conferir o dia novamente.

Dúvidas relacionadas

P: A conta fictícia precisa de homologação bancária? R: Não. A conta fictícia existe apenas dentro do sistema para controle interno: o valor físico é recebido integralmente na conta real e desmembrado de forma sistêmica durante a baixa de liquidação.

P: O banco consegue gerar um extrato OFX separado só para a conta fictícia? R: Não. Como a conta fictícia não existe enquanto entidade na instituição financeira, o banco enxerga apenas o valor financeiro total da conta real.

P: Posso excluir uma conta fictícia que não uso mais? R: Não exclua contas com movimentações financeiras anteriores, pois isso quebra os lançamentos e corrompe o histórico. Atribua uma data de encerramento a conta caso queira descontinuar o modelo ou migre para a estrutura de Grupos de Saldo.

P: Por que o saldo da conciliação é diferente do saldo da conta no relatório? R: A tela de conciliação soma a conta principal e as contas fictícias de forma agrupada para fazer sentido matematicamente contra o extrato do banco (que vem unificado). Os relatórios contábeis respeitam a segregação e exibem cada saldo individualizado por subconta.

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