Como gerar um protocolo de unidades?

Visão geral

O protocolo de unidades é uma folha de entrega oficial utilizada para colher assinaturas físicas dos moradores no recebimento de correspondências, convocações ou encomendas. A ferramenta permite mapear a entrega em lote e segmentar a listagem de moradores por blocos, tipos de contato ou situação financeira.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento sempre que a administradora ou a portaria precisar emitir uma lista física de protocolo para colher o ciente manual dos condôminos na entrega de cartas, editais impressos, livros ou avisos importantes.

Sintoma ou cenário

A administradora vai enviar uma notificação extrajudicial em papel para as unidades com acordos rompidos e precisa de uma lista de conferência organizada para que o mensageiro colha a assinatura de recebimento do morador de cada apartamento.

Benefício para o usuário ou operação

Organiza a entrega física de correspondências gerando um layout padronizado de assinatura;
Permite filtrar e gerar o documento em lote apenas para públicos-alvo específicos (ex: apenas proprietários residentes);
Funciona como lastro físico de recebimento para auditorias em casos de litígio ou contestações de entrega.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Condomínio > Unidades.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Unidades - Consulta (1070) ou Acesso Administrativo (1000).
Recursos Sistêmicos: Cadastro de moradores e responsáveis legais devidamente preenchido no sistema.
Insumos e Dados Técnicos: Definição do título do documento, método de entrega e critérios das unidades que vão compor a lista.

Causas prováveis

Distribuição interna de avisos urgentes pelo condomínio, entrega de encomendas que exigem o ciente por escrito ou comprovação de que o edital de convocação em papel foi entregue em mãos aos condôminos.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Condomínio > Unidades;
Clique no botão (Impressora) no canto direito da tela;
Escolha a opção ‘Protocolo de unidades’;
Selecione o tipo de protocolo que deseja emitir e clique em ‘Próximo’;
Preencha os dados solicitados, como:
- Título e subtítulo do protocolo.
- Forma de entrega.
- Tipos de contato (ex.: proprietários).
- Status da unidade (adimplentes, inadimplentes etc.).
Após configurar as opções desejadas, clique em ‘Gerar protocolo’ para finalizar:

Resultado esperado

O sistema gerará um arquivo com as linhas estruturadas por unidade contendo os nomes dos destinatários, campos para a data e a lacuna em branco para a assinatura física de recebimento, pronto para exportação ou impressão.

Quando escalar

O sistema omitir unidades ativas da listagem gerada mesmo elas atendendo a todas as regras dos filtros aplicados, ou o botão de impressora travar com mensagens de falha crítica durante o processamento do relatório.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio em questão;
Parâmetros exatos (título, tipo de contato e status) que foram inseridos nos filtros;
Captura de tela com a mensagem de erro ou ID da unidade que foi ignorada na geração.

Regras importantes / Observações

Unidades que não estiverem cadastradas no sistema não serão exibidas em qualquer tipo de protocolo de entrega configurado por esta tela.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O campo para assinatura física está saindo cortado ou sobreposto na página.
Causa provável: O título ou subtítulo inseridos no formulário são excessivamente extensos, reduzindo a margem útil do grid de tabelas do sistema.
Ação recomendada: Volte para a tela de configurações do protocolo, reduza o tamanho do título para uma frase curta e refaça o comando de geração do arquivo.

Dúvidas relacionadas

P: Os dados do morador que assinou esse protocolo físico ficam registrados na auditoria digital da plataforma?
R: Não. Esta ferramenta emite exclusivamente um documento físico para coleta de assinaturas manuais em papel; a digitalização ou o arquivo físico assinado devem ser armazenados de forma externa pela administradora.

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