Como cadastrar novos contatos em uma unidade

Visão geral

O cadastro de contatos gerencia as pessoas físicas ou jurídicas vinculadas a cada imóvel do condomínio. A correta classificação do perfil determina o nível de acesso ao aplicativo, a distribuição de correspondências e a responsabilidade pelo recebimento de cobranças ordinárias e extraordinárias.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento para alimentar a ficha cadastral de uma unidade sempre que houver novos moradores, locatários, imobiliárias administradoras, procuradores ou dependentes vinculados ao imóvel.

Sintoma ou cenário

O proprietário alugou o imóvel e a administradora precisa registrar os dados do inquilino e de seus dependentes no sistema para liberar o acesso deles ao aplicativo e direcionar as taxas condominiais mensais de forma correta.

Benefício para o usuário ou operação

Automatiza o direcionamento de cobranças ordinárias e extraordinárias com base no tipo de perfil selecionado;
Viabiliza o controle de acesso e segurança ao catalogar dependentes, empregados e visitantes ativos;
Previne a duplicidade de cadastros ao unificar o histórico do mesmo CPF em múltiplos imóveis.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Condomínio > Unidades.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Unidades - Alteração (1071).
Recursos Sistêmicos: Ficha da unidade ativa e disponível na base do condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Documentação e dados de contato da pessoa (Nome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone e data de entrada).

Causas prováveis

Início de novos contratos de locação, venda de imóveis, necessidade de representação por procuradores legais ou atualização de membros familiares residentes.

Como fazer ou corrigir

Para cadastrar um novo contatos nas unidades, siga conforme indicado:

Acesse: Condomínio > Unidades;
Selecione a unidade do contato;
Na seção ‘Proprietários, inquilinos e outros contatos’, selecione a opção de contato desejada:
- Novo inquilino;
- Nova imobiliária;
- Novo procurador;
- Novo dependente;
- Novo empregado;
- Novo visitante.
Caso o contato já esteja cadastrado em outra unidade, você poderá marcar o campo ‘É proprietário ou inquilino’ de outra unidade. Selecionando a opção, serão utilizados os mesmos dados cadastrais do contato selecionado:
Preencha os dados cadastrais do contato:
- Nome;
- CPF (Obrigatório para registro de cobranças);
- RG;
- Email;
- Telefones;
- Endereço;
- Forma de entrega;
- Data de entrada
Para Imobiliária e Procurador, na aba ‘Cobrança’, é possível atribuir o recebimento de cobranças Ordinárias e Extras durante o cadastro:
Clique em ‘Salvar’ para registrar o contato;
Tipos de Contato e Recebimento de Cobranças:
- Proprietário: Recebe cobranças extraordinárias ou ordinárias;
- Inquilino: Recebe apenas cobranças ordinárias;
- Imobiliária: Pode receber cobranças extraordinárias e ordinárias;
- Procurador: Pode receber cobranças extraordinárias e ordinárias;
- Dependente: Não recebe cobranças;
- Empregado: Não recebe cobranças;
- Visitante: Não recebe cobranças.

Atenção: As unidades podem estar conectadas pelo mesmo ID se a opção ‘É proprietário ou inquilino de outra unidade’ for escolhida durante o cadastro ou se, na importação, forem usados o mesmo nome, RG e CPF. Assim, qualquer atualização refletirá em todas as unidades vinculadas ao mesmo ID.

Resultado esperado

O novo contato será inserido no grid da unidade com sua respectiva tag de identificação, habilitando o envio de convites para o aplicativo e estruturando as regras de faturamento do imóvel.

Quando escalar

O sistema apresentar erro de CPF duplicado e impedir o salvamento mesmo utilizando a opção de reaproveitamento de cadastro, ou o contato salvo sumir do grid da unidade após a atualização da página.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio e número da unidade afetada;
Nome e CPF/CNPJ do contato que apresenta falha no registro;
Captura de tela do erro exibido pelo ERP no momento do salvamento.

Regras importantes / Observações

O preenchimento do CPF/CNPJ e do endereço postal completo é mandatório por normas bancárias (Febraban) para o registro de cobranças. Omissões nesses campos impedirão o faturamento da unidade caso o contato seja definido como o sacado principal.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O boleto ordinário continua sendo emitido em nome do proprietário mesmo após o cadastro do locatário.
Causa provável: O locatário foi inserido sob uma categoria sem vínculo financeiro (como dependente ou visitante) ou a unidade possui regras manuais fixas na composição de receitas.
Ação recomendada: Exclua o contato incorreto e realize o procedimento novamente clicando estritamente no botão "Novo inquilino" para ativar o gatilho financeiro nativo.

Dúvidas relacionadas

P: Se eu alterar o telefone de um contato que está vinculado a três apartamentos, o dado atualiza em todos?
R: Sim. Se o vínculo foi realizado utilizando a chave de conexão de outra unidade, a retificação de dados em qualquer uma das telas atualizará o banco de dados simultaneamente em todas as fichas conectadas.

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