Como realizar importação de unidades em lote

Visão geral

A importação em lote de unidades permite cadastrar e atualizar múltiplos imóveis de um condomínio simultaneamente, incluindo a vinculação de seus respectivos contatos (proprietários, inquilinos, imobiliárias e procuradores). O processo é feito por meio de planilhas e otimiza a implantação e a gestão de dados na plataforma.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento durante a implantação de um novo condomínio no sistema ou quando houver uma grande migração e atualização de dados cadastrais (recadastramento de moradores) que torne inviável a digitação manual unidade por unidade.

Sintoma ou cenário

A administradora acabou de assumir um condomínio com 300 apartamentos e precisa cadastrar rapidamente todas as unidades, blocos, metragens, frações ideais e os dados dos moradores no sistema para iniciar o faturamento no próximo mês.

Benefício para o usuário ou operação

• Elimina o trabalho manual e repetitivo de cadastrar os imóveis um a um;

• Padroniza a nomenclatura de blocos e formatação de dados em toda a base da administradora;

• Acelera drasticamente a etapa de implantação de novos clientes.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Condomínio > Unidades > botão Nova > Várias unidades.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Unidades - Alteração (1071) ou Acesso Administrativo (1000).

• Recursos Sistêmicos: O condomínio já deve estar devidamente criado e ativo no plano contratado.

• Insumos e Dados Técnicos: A planilha de dados da gestão anterior ou construtora estruturada com as informações (nome, CPF, bloco, e-mail, etc.).

Causas prováveis

Entrada de um novo empreendimento na carteira da administradora ou necessidade de reestruturação massiva da base (ex: atualização em massa de e-mails para envio de boletos).

Como fazer ou corrigir

A importação em lote de unidades permite cadastrar várias unidades de um condomínio, junto com seus respectivos contatos (proprietários, inquilinos, etc.), facilitando a gestão dos dados no sistema. É possível fazer isso através de uma planilha virtual ou um arquivo CSV/Excel.

1. Acesse o condomínio desejado e vá para Condomínio > Unidades > Nova > Várias unidades.
2. Escolha a forma de cadastro: 
   - Planilha virtual:
   
   
    
   • Na tela de importação, preencha a planilha virtual com os dados de contato. Informe, no mínimo, o nome/número da unidade. Para uso completo do sistema, é recomendado cadastrar também os dados completos do proprietário e inquilino.
   • Dica: Ao inserir dados na planilha virtual, eles são armazenados em cache. No entanto, é recomendável manter uma cópia externa dos dados para evitar perda caso o cache do navegador esteja cheio.
   • Cadastrar via arquivo (CSV ou Excel):
     
     
     
     
      
   • Clique em exemplos para baixar o modelo de arquivo (CSV ou Excel).
   • Preencha o arquivo com as informações necessárias e salve no formato CSV (codificado como Europa Ocidental - ISO-8859-1) para compatibilidade.
   • Após preencher, selecione Cadastrar via arquivo e envie o arquivo preenchido para o sistema.

Recomendações de preenchimento para importação via arquivo:

• Ordenação de unidades: Organize as unidades em ordem crescente, usando zeros à esquerda para manter a consistência (ex.: 001, 002, 099).
• Contatos iniciais: Somente contatos de tipo proprietário, inquilino, imobiliária e procurador podem ser importados. Contatos dependentes deverão ser adicionados individualmente após a importação.
• Formatos exigidos para cada coluna:
• Unidade: Texto com até 10 caracteres.
• Bloco: Texto com até 20 caracteres.
• Fração e Área: Decimal, com ponto como separador (ex.: 12.5).
• Abatimento: Decimal (somente se houver isenção acordada).
• Identificador da Unidade: Texto com até 64 caracteres.
• Proprietário/Inquilino: Nome (até 200 caracteres), CPF/CNPJ, telefone, e-mail, entre outros campos opcionais para endereço.

Após a importação, as unidades e contatos serão cadastrados no sistema, facilitando o gerenciamento das informações do condomínio.

Resultado esperado

O sistema processará as linhas da planilha e criará todas as unidades e seus respectivos contatos na base de dados, permitindo a continuidade imediata das rotinas operacionais e geração de boletos.

Quando escalar

O arquivo CSV estiver formatado rigorosamente dentro dos padrões e o sistema rejeitar o upload retornando um erro genérico, ou a barra de processamento da carga travar na tela sem conclusão.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• ID do condomínio alvo da implantação;

• O arquivo CSV exato que está sendo enviado para a plataforma;

• Captura de tela inteira evidenciando o alerta de erro ou travamento no momento do upload.

Regras importantes / Observações

Não altere, exclua ou renomeie as colunas de cabeçalho da planilha modelo baixada do sistema. A plataforma depende dessa estrutura exata de leitura para mapear os dados corretamente para o banco.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Os acentos e caracteres especiais dos nomes dos moradores ficaram desconfigurados após a importação (ex: "João"). 

• Causa provável: O arquivo CSV foi salvo pelo Excel utilizando a codificação padrão UTF-8, o que diverge da leitura do banco de dados para esta rotina. 

• Ação recomendada: Abra a planilha original novamente, clique em "Salvar como", garanta a seleção da codificação correta exigida na tela (Europa Ocidental - ISO-8859-1) e repita a importação para sobrepor os dados incorretos.

Dúvidas relacionadas

P: Consigo importar os saldos devedores dos moradores e taxas em aberto nesta mesma planilha de unidades? 
R: Não. A planilha de unidades foca exclusivamente no cadastro de estrutura do imóvel e de pessoas. A importação do histórico financeiro deve ser realizada separadamente pelo módulo de receitas/saldos de implantação.

P: Se eu importar a mesma planilha duas vezes por engano, as unidades serão criadas em duplicidade? 
R: O sistema valida o nome da unidade e do bloco para evitar criar a estrutura física repetida, mas ele atuará atualizando (e potencialmente sobrescrevendo) os dados de contatos caso faça a leitura da planilha novamente.

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