Como gerar atas de assembleia utilizando a Inteligência Artificial (Secretário IA)

Visão geral

O Secretário IA é um recurso tecnológico integrado que converte de forma automatizada a transcrição de videoconferências realizadas no Zoom em uma ata formal estruturada. Essa ferramenta agiliza as rotinas de pós-assembleia, extraindo as principais deliberações e pautas discutidas para preencher de forma preditiva o documento oficial do condomínio.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando uma assembleia virtual ou híbrida com transmissão ao vivo for encerrada e a administradora precisar elaborar a ata oficial contendo todas as decisões, tópicos abordados e dados do corpo diretivo utilizando o suporte da Inteligência Artificial.

Sintoma ou cenário

A videoconferência da assembleia geral foi concluída com sucesso e o analista ou administrador do condomínio precisa redigir a ata final de forma célere e precisa, aproveitando o conteúdo falado pelos participantes durante a transmissão ao vivo.

Benefício para o usuário ou operação

Automação no preenchimento do corpo do texto da ata, reduzindo significativamente o esforço de digitação manual de longas discussões;
Precisão no registro das decisões com base na transcrição literal do áudio da reunião realizada em tempo real;
Otimização do tempo de fechamento do ato assemblear, permitindo disponibilizar o documento finalizado mais rapidamente para conferência dos moradores.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o ERP administrativo com suas credenciais de acesso, navegue pelo menu lateral em Área do condômino > Assembleias para gerenciar a lista de assembleias encerradas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Assembleia - Alteração (1552) para criar e gerenciar o texto da ata, ou Assembleia - Consulta (1550) para verificar os eventos históricos.
Recursos Sistêmicos: Módulo de Assembleias ativo no plano da administradora, integração com videoconferência (Zoom) homologada e recurso do Secretário IA contratado na licença.
Insumos e Dados Técnicos: Assembleia realizada no formato virtual ou híbrido com a transmissão (Live via Zoom) gravada e concluída em data posterior a 12/11/2024. Nome completo e dados do presidente e do secretário escolhidos para a mesa da assembleia.

Causas prováveis

Encerramento de assembleia virtual ou híbrida e necessidade de consolidação jurídica das decisões tomadas para posterior assinatura e registro formal em cartório de títulos e documentos.

Como fazer ou corrigir

A Inteligência Artificial utiliza exclusivamente o arquivo de texto fonético gerado pelos servidores do Zoom após o término da transmissão ao vivo. Caso a reunião tenha ocorrido sem a gravação da live ou antes do período de lançamento da funcionalidade (12/11/2024), o botão de geração por IA não ficará disponível, exigindo a digitação manual da ata no editor. O texto gerado pela ferramenta atua como um rascunho estruturado de alta fidelidade e deve passar obrigatoriamente pela validação do operador antes de sua publicação.

Acesse o ERP no menu Área do condômino > Assembleias;
Filtre a listagem de eventos para localizar as assembleias que estão com o status de Encerradas;
Posicione o cursor do mouse sobre a assembleia desejada para abrir o menu lateral flutuante e clique na opção Criar ata;
Na tela inicial de dados da ata, preencha as informações obrigatórias da mesa diretora, como o nome completo do presidente e do secretário da assembleia;
Avance até o passo do editor de texto integrado e clique no botão Gerar ata com IA;
Aguarde o sistema processar e carregar o texto estruturado com base na transcrição fonética da videoconferência;
Faça as revisões, inclusões ou edições manuais necessárias no corpo do texto para garantir a exatidão gramatical e jurídica das deliberações;
Clique no botão Visualizar ata, posicionado logo acima do editor de texto, para conferir o layout e formatação final do documento;
Clique em Salvar para registrar definitivamente a ata na base de dados do condomínio.

Resultado esperado

O sistema processará a transcrição de vídeo da live e inserirá no editor um texto estruturado da ata contendo as pautas e decisões abordadas, permitindo o salvamento e posterior disponibilização oficial aos condôminos.

Quando escalar

Se o botão "Gerar ata com IA" permanecer oculto ou indisponível dentro do editor de uma assembleia virtual elegível gravada via Zoom;
Caso a Inteligência Artificial exiba uma mensagem de erro crítico ou falha de processamento de linguagem natural ao tentar carregar a transcrição fonética;
Se, ao clicar em salvar após a revisão, o sistema rejeitar a ação ou corromper a formatação do documento.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Captura de tela (print) do editor de ata exibindo a mensagem de falha ou a ausência do recurso de IA;
ID do condomínio, código da assembleia e título exato do evento;
Verificação se o arquivo de vídeo e transcrição bruta do Zoom aparecem como concluídos no painel;
Data, hora e e-mail do usuário logado no momento da ocorrência.

Regras importantes / Observações

O Secretário IA é uma ferramenta auxiliar de aceleração operacional. A validação do teor jurídico do documento e a conferência se o texto reflete fielmente as decisões coletivas permanecem sob total responsabilidade da administradora e da mesa diretora da assembleia.
A gravação da videoconferência precisa ser encerrada de forma correta no Zoom para que a API consiga processar o fechamento do arquivo e alimentar o banco de dados da Inteligência Artificial.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Ao clicar em "Gerar ata com IA", o sistema exibe um alerta informando que não há transcrição disponível para o evento.
Causa provável: A assembleia foi realizada em formato presencial ou, se virtual, ou não há dialogo disponível na gravação que possibilite a transcrição.
Ação recomendada: Verifique se a gravação e a transcrição bruta estão acessíveis para download no painel da assembleia. Caso tenham sido perdidas ou não geradas por falha de operação na live, a ata deverá ser redigida manualmente pela administradora utilizando as anotações e apontamentos feitos na reunião.

Dúvidas relacionadas

P: É possível gerar a ata utilizando a Inteligência Artificial em assembleias criadas antes de novembro de 2024? R: Não. O motor de integração com o Secretário IA só está homologado para processar assembleias virtuais cujas transmissões em vídeo tenham ocorrido após o lançamento oficial do recurso em 12/11/2024.

P: Os condôminos conseguem ver o rascunho da ata gerado pela IA assim que eu clico no botão? R: Não. O texto gerado fica em ambiente restrito de edição da administradora. Os condôminos só ganham acesso para leitura na Área do Condômino ou aplicativo Gruvi após o administrador salvar e realizar a publicação oficial do documento finalizado.

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