Como efetuar a abertura/fechamento mensal dos condomínios

Visão geral

Este conteúdo detalha como abrir ou fechar as movimentações financeiras de um mês que já foi auditado. O fechamento mensal trava o sistema, impedindo que qualquer usuário adicione, edite ou exclua receitas e despesas com datas retroativas, preservando a integridade do saldo bancário e do balancete.

Quando usar este artigo

Utilize este guia no final do ciclo contábil, logo após a sua equipe concluir a conciliação bancária do mês e antes de imprimir a pasta de prestação de contas para enviar ao síndico.

Sintoma ou cenário

A equipe financeira passou o dia conciliando o mês de maio do Condomínio Exemplo. O saldo do sistema bateu perfeitamente com o extrato do banco. Agora, você precisa "fechar" maio para impedir que, amanhã, um assistente apague uma despesa antiga sem querer e bagunce o saldo que já estava correto.

Benefício para o usuário ou operação

Segurança e Integridade: Evita alterações não autorizadas em meses já auditados e aprovados pelo síndico.
Confiabilidade: Garante que o balancete gerado hoje será exatamente igual se for impresso novamente daqui a 6 meses.
Agilidade em Lote: Permite travar dezenas de condomínios simultaneamente com a ferramenta de grupos.

Onde acessar / contexto de uso

O atalho principal fica no rodapé (final da página) de qualquer tela do sistema. Alternativamente, você pode usar o atalho na Página Inicial (Dashboard).

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: Permissões de nível Administrativo ou Gestão Financeira/Contábil.
Regra de Ouro: A conciliação bancária do período deve estar 100% concluída e batida. Nunca feche um mês com pendências no extrato.

Causas prováveis

Término do ciclo mensal de conferência de contas e preparação da pasta física/digital do condomínio.

Como fazer ou corrigir

O fechamento mensal bloqueia alterações nas movimentações financeiras, preservando a integridade dos dados. Antes de fechar, é recomendado realizar a conciliação bancária para garantir a precisão dos valores.

Para realizar o fechamento mensal dos condomínios, siga os passos abaixo:

Em qualquer tela do sistema, desça até o rodapé da página;
Clique em ‘Fechamento:’ e defina a data para o fechamento do condomínio;
Para fechar múltiplos condomínios, selecione o ‘Condomínio’ ou ‘Grupo de condomínios’ e clique em ‘Mais um’ para incluir outros condomínios ou grupos no fechamento;
Alternativamente, você pode realizar o fechamento pela Tela Inicial :
- Na tela inicial, vá na seção ‘Condomínios ativos’; - Passe o mouse sobre o condomínio desejado e clique em ‘Fechar mês’:

Importante: A opção de fechamento na tela inicial aparecerá apenas se o condomínio nunca foi fechado ou se o último fechamento foi há mais de 40 dias.

Resultado esperado

A data de fechamento será atualizada no rodapé do sistema. Qualquer tentativa de editar um recebimento, cancelar um acordo ou excluir uma despesa com data igual ou anterior ao fechamento será sumariamente bloqueada com uma mensagem de "Mês Fechado".

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso você defina a data de fechamento para o dia 30, mas os usuários continuem conseguindo alterar dados do dia 15 (do mesmo mês) livremente, ou se o sistema apresentar erro de banco de dados ao tentar salvar o fechamento em lote.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print do rodapé mostrando a data de fechamento aplicada.
Print da tela comprovando que o sistema permitiu a alteração de um dado retroativo.
ID ou nome do condomínio afetado.

Regras importantes / Observações

Sincronia com a Pasta: O fechamento sistêmico deve ser a última etapa da rotina.
Travou o mês? A partir daí é só gerar os relatórios e fechar a pasta de prestação de contas.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Encontramos um erro de digitação no histórico de uma conta do mês passado que já está fechado. O sistema não deixa arrumar.
Causa provável: O sistema está cumprindo a função dele de proteger o mês auditado.
Ação recomendada: Um usuário Master deverá acessar o rodapé, "reabrir" o mês retrocedendo a data de fechamento (ex: voltar para o mês anterior), corrigir o erro de digitação e, imediatamente após salvar, fechar o mês novamente.

Dúvidas relacionadas

P: Fazer o fechamento do mês já gera o balancete e envia pro síndico automaticamente?
R: Não. O fechamento é apenas uma trava de segurança. A geração e envio dos relatórios da prestação de contas é um processo separado no menu de relatórios.

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