Como cadastrar e configurar novos condomínios

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de criação do "esqueleto" de um novo condomínio dentro da plataforma. O cadastro inicial é o primeiro passo da implantação, onde você define o CNPJ, as regras de inadimplência (multa e juros previstos na convenção), o plano de contas contábil e a conta bancária principal que será utilizada para a arrecadação.

Quando usar este artigo

Utilize este guia assim que a equipe comercial fechar o contrato com um novo condomínio e passar o "dossiê" (pasta do cliente) para o setor de implantação iniciar a montagem do ambiente no sistema.

Sintoma ou cenário

Você tem em mãos a ata de eleição, o cartão CNPJ e a convenção de um novo cliente (ex: Condomínio Residencial Flores). Antes de poder cadastrar os moradores, os apartamentos ou gerar os boletos, você precisa criar o condomínio no sistema para que ele passe a existir na carteira da sua administradora.

Benefício para o usuário ou operação

Onboarding Estruturado: Garante que dados críticos, como o formato de tributação e as regras de cobrança, não sejam esquecidos no início da operação.
Automação Imediata: Ao cadastrar a primeira conta, o sistema já pré-configura a malha de recebimento.
Padronização Contábil: Força a escolha do Plano de Contas correto desde o dia 1, evitando retrabalho no momento da primeira prestação de contas.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema e navegue até a tela inicial (Dashboard). No canto superior ou no menu rápido, acesse a opção Todos os condomínios e depois clique em Novo.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: Permissões de Administrador ou de Gestão sobre os dados dos Condomínios.
Dados Iniciais: Ter em mãos os principais dados do novo Condomínio.

Causas prováveis

Entrada de um novo cliente na carteira de administração da empresa.

Como fazer ou corrigir

Para cadastrar novos condomínios, siga os passos abaixo:

No menu principal, clique no ícone para acessar a tela inicial do sistema;
Vá em: Todos os condomínios > Novo:
Informe o CNPJ ou continue o cadastro sem ele, (você poderá preenchê-lo posteriormente em Condomínio > Dados do condomínio);
Preencha as informações obrigatórias: Nome do condomínio, Nome fantasia, Identificação, Endereço, Tributação (CNAE, Classificação tributária e Natureza jurídica);
Insira os dados de contato: Telefone e E-mail;
Na seção ‘Inadimplência’, configure: Dia de vencimento, Juros e Multa e defina os parâmetros de inadimplência;
Selecione o Plano de Contas: Padrão ou personalizado;
Informe os dados de cadastro da Conta Bancária do condomínio;
Através da conta cadastrada, o sistema criará uma forma automática de recebimento via PJBank, permitindo que você inicie a emissão das cobranças. Para não usar esse serviço, configure manualmente a forma de recebimento com convênio direto.

Resultado esperado

O "esqueleto" do condomínio será criado com sucesso e ele passará a aparecer na sua lista de prédios ativos (ou em implantação). A partir desse momento, o ambiente está pronto para a próxima fase: a importação das unidades (apartamentos/lotes) e dos moradores.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso o assistente de cadastro trave, ou se, ao inserir o CNPJ, o sistema exibir um erro vermelho informando que "O CNPJ já está cadastrado em outra base" (o que pode ocorrer se o condomínio usava o sistema com a administradora anterior).

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro (especialmente se for erro de CNPJ duplicado).
Cartão CNPJ original do condomínio em formato PDF para comprovação.
Data e hora da tentativa de cadastro.

Regras importantes / Observações

Atenção ao Plano de Contas: Escolha o plano de contas com muito cuidado nesta etapa. Após o condomínio iniciar a operação e ter receitas/despesas lançadas, alterar a estrutura raiz do plano de contas se torna uma tarefa extremamente complexa e restrita.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão "Salvar e Continuar" não clica ou está cinza.
Causa provável: Falta de preenchimento de algum campo com asterisco na aba de Tributação ou Endereço.
Ação recomendada: Revise o formulário de cima a baixo. O sistema costuma destacar o campo faltante em vermelho sutilmente.
Problema: O CNPJ não está sendo aceito por ser inválido.
Causa provável: Erro de digitação.
Ação recomendada: O sistema possui uma validação nativa na Receita Federal. Verifique se copiou a pontuação ou os números corretamente do cartão CNPJ oficial.

Dúvidas relacionadas

P: Preciso cadastrar os moradores nesta mesma tela? R: Não. Esta tela cria apenas a "Empresa" (o CNPJ). As unidades (ex: Apto 101, 102) e os moradores serão importados via planilha ou cadastrados no menu Condomínio > Unidades na sequência.

P: Posso alterar a multa e os juros depois? R: Sim. Se a convenção do condomínio mudar no futuro, basta acessar Condomínio > Dados do condomínio e atualizar os índices de inadimplência.

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