Como Ativar o Coletor de anexos de e-mails no Paybox

Visão geral

A funcionalidade de coleta atua como um redirecionador inteligente de documentos fiscais. A ferramenta captura anexos em PDF ou imagem recebidos em um endereço de e-mail dedicado e os converte imediatamente em faturas pendentes na esteira de triagem do módulo financeiro.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o condomínio desejar automatizar o recebimento de notas fiscais de fornecedores, ativando a permissão para que o sistema leia e importe ativamente os arquivos disparados para a caixa de correio eletrônico dedicada à captura.

Sintoma ou cenário

Os prestadores de serviço enviam boletos mensalmente para o e-mail da administradora, mas o operador financeiro ainda precisa baixar os PDFs manualmente no computador e realizar o upload no sistema. A automação necessita ser ativada para que os arquivos remetidos para esse e-mail caiam direto na fila de gestão, prontos para preenchimento da linha digitável.

Benefício para o usuário ou operação

Elimina a necessidade de fazer o download manual de faturas no provedor de e-mail e seu posterior upload na plataforma;
Centraliza o recebimento de contas a pagar de múltiplos fornecedores e concessionárias em um único canal rastreável;
Agiliza a montagem de processos de liquidação, pois a ferramenta extrai imediatamente o código de barras e os valores do anexo importado para o formulário.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox e clique no ícone de engrenagem para abrir as configurações e regras do condomínio.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Alteração (1572).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro e integração Paybox ativos na plataforma da administradora.
Insumos e Dados Técnicos: Conhecimento do endereço de e-mail de redirecionamento nativo do sistema (superlogicadocs@superlogica.com) e o entendimento de qual condomínio da carteira receberá a habilitação da rotina.

Causas prováveis

Implantação recente da ferramenta de captura financeira na administradora para otimizar o setor de contas a pagar, ou transição de um modelo de recebimento de faturas físicas em papel (malotes) para o recolhimento estritamente digital via correio eletrônico.

Como fazer ou corrigir

Acesse o menu lateral Despesas > Paybox;
Na aba superior da tela, clique no botão Configurações do condomínio;
Encontre a aba Coletor de anexos de e-mails e clique no botão Editar para desbloquear as opções da parametrização;
Mude a chave do campo de status para Ativado;
Clique no botão Salvar para registrar a mudança e acionar o motor de escuta no banco de dados.

Resultado esperado

A plataforma acionará a varredura contínua no endereço de e-mail matriz. Todo anexo compatível que for recebido será extraído, indexado e passará a constar na aba de Gestão de Arquivos do Paybox como uma pré-despesa, aguardando validação ou vínculo.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a configuração constar plenamente ativada no painel, um fornecedor ou operador encaminhar um e-mail com anexo legível em PDF, mas o arquivo persistir sem aparecer na Gestão de Arquivos após o prazo normal de processamento e varredura do servidor (acima de 30 minutos).

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome do condomínio onde a regra está ativada;
O endereço de e-mail do remetente (de quem enviou) e a data e hora exatas do disparo;
Captura de tela comprovando que o "Coletor de anexos de e-mails" está assinalado como ativo na configuração daquele condomínio;
Cópia do arquivo enviado em anexo para validação de integridade do PDF.

Regras importantes / Observações

Para alimentar o sistema de forma transparente, você pode instruir diretamente seus prestadores de serviço a enviarem as cobranças para o e-mail de captura, ou criar regras de encaminhamento automático dentro do seu provedor de e-mail corporativo (como Gmail ou Outlook) para que as faturas recebidas rebatam automaticamente para o superlogicadocs@superlogica.com.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O e-mail do fornecedor chegou na minha caixa, encaminhei para o endereço de captura, mas a fatura não subiu para a tela do Paybox.
Causa provável: O documento enviado continha apenas um link externo que joga para o portal do credor ou estava com o código de barras colado no corpo do e-mail, sem possuir o arquivo anexo estrutural.
Ação recomendada: O sistema não clica em links por segurança. Baixe a fatura do link fornecido pelo credor, gere o arquivo em PDF e faça o upload manual no Paybox. Nos próximos meses, solicite ao fornecedor que sempre encaminhe a cobrança com o arquivo final efetivamente em anexo.

Dúvidas relacionadas

P: Qual é o endereço de e-mail exato para o qual os anexos devem ser enviados?
R: Os e-mails com as faturas em anexo devem ser remetidos exclusivamente para o endereço superlogicadocs@superlogica.com.

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