Captura de Informações do E-mail no Paybox

Visão geral

A leitura de mensagens encaminhadas à ferramenta de captura automática agiliza a verificação de orientações enviadas por fornecedores. Ao invés de o sistema extrair estritamente o anexo financeiro (PDF ou XML), ele passa a espelhar o assunto e o texto original da mensagem de e-mail diretamente na tela de processamento de despesas.

Quando usar este artigo

Consulte este material para ativar o recurso que exibe o corpo e o título do e-mail junto ao anexo capturado, centralizando a leitura de instruções de pagamento, links ou avisos enviados pelos prestadores de serviço durante a rotina do contas a pagar.

Sintoma ou cenário

A equipe financeira recebe a fatura de um fornecedor contendo uma instrução de desconto temporário ou um aviso de alteração de dados bancários escrito no corpo do e-mail. Como o operador que processa o anexo no sistema não enxerga essa mensagem, ele acaba lançando a despesa com os valores originais, gerando transtornos no fechamento.

Benefício para o usuário ou operação

Centralização da leitura de documentos e de instruções textuais em uma única interface;
Mitigação de falhas de comunicação e de pagamentos indevidos gerados por falta de leitura de avisos cruciais do credor;
Otimização do tempo do operador financeiro, eliminando a necessidade de alternar abas frequentemente entre o sistema de gestão e a caixa de correio eletrônico externa.

Onde acessar / contexto de uso

A ativação deste recurso é feita acessando o menu lateral Despesas > Paybox > botão superior Configurações do Condomínio (ícone de engrenagem). A visualização prática dos textos capturados ocorrerá durante a triagem, dentro da aba "Lançamento Rápido".

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário logado com permissão de Paybox - Alteração (1572) para modificar as diretrizes globais do módulo, e Paybox - Criação (1571) para testar a triagem visualizando a tela de Lançamentos Rápidos.
Recursos Sistêmicos: O módulo Paybox e a caixa coletora de e-mails devem estar plenamente ativos na licença.
Insumos e Dados Técnicos: Não há dados específicos exigidos além do acesso administrativo ao menu de engrenagem.

Causas prováveis

A necessidade de otimizar a confiabilidade do processo de triagem, assegurando que o operador tenha acesso irrestrito às tratativas (mensagens textuais) que embasaram o envio daquela nota fiscal ou fatura ao condomínio.

Como fazer ou corrigir

1. Acesse Despesas > Paybox > Configurações do Condomínio.
2. Habilite a opção "Permitir a utilização da mensagem recebida no corpo do e-mail. (Todos os Condominios)".
3. Salve a configuração.
4. Após o recebimento e identificação do e-mail, verifique as informações na tela de lançamento rápido.
5. Consulte o título e o corpo do e-mail junto com os demais dados da despesa.

Resultado esperado

O sistema passará a capturar e espelhar o texto original presente no assunto e no corpo dos e-mails encaminhados ao coletor, exibindo-os na mesma tela em que ocorre o preenchimento da despesa no Paybox.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de atendimento técnico se, mesmo após confirmar a marcação da chave nas configurações, as novas faturas encaminhadas via e-mail continuarem sendo exibidas na tela de Lançamento Rápido com o campo do corpo da mensagem completamente vazio ou apresentando falha de renderização.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
Endereço do e-mail remetente e data/hora em que a mensagem original foi despachada;
Captura de tela (print) da engrenagem do sistema comprovando que a regra geral está devidamente ativada.

Regras importantes / Observações

A ativação desta configuração não atua de forma retroativa. Somente os e-mails encaminhados ao coletor após o momento em que a opção foi salva terão seus respectivos corpos e títulos de mensagem gravados e espelhados.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A opção já está marcada, mas o Paybox não mostra o texto do e-mail na tela de uma fatura específica.
Causa provável: A inserção do documento no Paybox não foi feita através de envio de e-mail (encaminhamento ao coletor), mas sim por arrasto manual (upload no sistema) do PDF salvo na máquina do usuário.
Ação recomendada: A funcionalidade espelha exclusividades da estrutura de envio de um provedor de correio. Documentos que sobem para a plataforma de forma avulsa por upload local não contêm metadados de corpo de e-mail para serem lidos.

Dúvidas relacionadas

P: É necessário ativar a opção "Permitir a utilização da mensagem" condomínio por condomínio?
R: Não. Conforme a descrição do próprio parâmetro no sistema sugere, a habilitação se aplica a todos os condomínios de forma generalizada e automática.

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