Como autenticar documentos com senha no Paybox

Visão geral

A funcionalidade de autenticação atua como uma chave de desbloqueio para arquivos PDF de boletos ou notas fiscais enviados com proteção criptográfica pelos fornecedores. O Paybox decodifica o arquivo utilizando automaticamente o CNPJ do condomínio ou permitindo a inserção manual da senha, removendo a barreira para que o motor de leitura (OCR) consiga extrair os dados e gerar a despesa.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando enviar um arquivo para a caixa de leitura do Paybox e o sistema sinalizar o lote com o ícone de um cadeado, indicando que o PDF está travado por senha e bloqueando a extração das informações financeiras.

Sintoma ou cenário

O síndico encaminhou por e-mail a nota fiscal mensal da concessionária de energia, que por padrão emite suas faturas em PDF protegido pela senha do cliente (geralmente o CNPJ). O arquivo entra na fila do Paybox, mas não gera a despesa no contas a pagar porque o robô não consegue "abrir" o documento para ler a linha digitável e o valor.

Benefício para o usuário ou operação

Impede a interrupção do processamento automático (OCR), garantindo que documentos protegidos não fiquem parados na esteira;
Evita o retrabalho de ter que abrir os PDFs travados externamente, convertê-los, remover senhas em sites de terceiros e fazer o upload novamente;
Mantém a conformidade com a LGPD ao processar arquivos sensíveis dentro de um fluxo controlado.

Onde acessar / contexto de uso

O monitoramento e o destravamento ocorrem acessando o menu lateral Despesas > Paybox, utilizando a tela principal de Gestão de arquivos ou a aba de Histórico.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Alteração (1572).
Recursos Sistêmicos: Módulo Paybox ativado na licença e o condomínio destinatário com o cadastro do seu CNPJ correto no sistema.
Insumos e Dados Técnicos: Ter conhecimento da senha atribuída ao arquivo protegido (muitas vezes os fornecedores utilizam o próprio CNPJ do condomínio contratante sem pontuação).

Causas prováveis

O envio (upload ou via e-mail) de faturas emitidas por concessionárias públicas de água/luz, operadoras de telefonia ou escritórios contábeis que possuem como política de segurança o envio de PDF criptografado contra acessos não autorizados.

Como fazer ou corrigir

1. Autenticação padrão (selecionando o condomínio)

Use essa opção quando a senha do documento é uma combinação do CNPJ do condomínio.

O Paybox valida o cadastro do condomínio para buscar automaticamente o CNPJ e utilizá-lo na autenticação do arquivo. Se os dados estiverem corretos, o arquivo será processado e liberado.

2. Autenticação pela tela de Histórico

Quando o processo for concluído, aparecerá uma mensagem informando que a senha foi removida. O documento estará disponível na tela de Gestão de Arquivos.

Resultado esperado

O ícone de cadeado do arquivo sumirá da grade. O Paybox lerá os dados do documento, classificará as informações de código de barras, valor e vencimento, e disponibilizará o lançamento para o Contas a Pagar do condomínio.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se o operador inserir a senha manualmente e receber o aviso de "Autenticado com sucesso", mas após atualizar a página o documento continuar exibindo o ícone de cadeado e se recusar a extrair os dados.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome e CNPJ do condomínio correspondente;
O nome original do arquivo que está travado (PDF) e a senha em texto (se aplicável, para o suporte testar);
O método de destravamento utilizado pelo usuário (via vínculo do condomínio ou inserção de senha manual);
Captura de tela evidenciando o alerta visual do Paybox ou a falha na remoção do cadeado.

Regras importantes / Observações

Documentos encaminhados diretamente para o e-mail de recebimento do Paybox assumem o bloqueio na entrada. Como não passaram pelo fluxo de Upload manual da tela do ERP, eles só poderão ser destravados utilizando as ferramentas do Método 2 desta documentação (Gestão de arquivos e Histórico).

Problemas comuns e como resolver

Problema: Selecionei o condomínio correto, mas o arquivo continuou travado com cadeado em vermelho.
Causa provável: O CNPJ que o fornecedor configurou como senha na emissão do arquivo possui máscara (pontos e traços), enquanto o robô injeta apenas os números limpos, ou o fornecedor utilizou outra senha genérica.
Ação recomendada: Descubra a senha exata junto ao prestador, acesse o arquivo novamente e utilize a ação "Reprocessar arquivo com senha", digitando os caracteres manualmente.

Dúvidas relacionadas

P: O recurso de reprocessamento altera as informações do boleto ou rasura os dados originais?
R: Não. O módulo atua apenas sobre a criptografia de proteção de acesso. Todos os dados do arquivo gerado pelo emissor são preservados integralmente após a extração.

Palavras-chave de busca

boleto protegido paybox, nota fiscal com senha, reprocessar arquivo paybox, tirar senha pdf condomínio, destravar fatura paybox, erro leitura documento senha, extrair dados nota trancada