Como vincular automaticamente a guia unificada de impostos (DCTFWeb) às retenções através do Paybox

Dúvida

Mensalmente, os condomínios devem pagar impostos federais por meio da guia unificada da DCTFWeb, que reúne os impostos retidos nas notas fiscais pagas aos fornecedores. Esses impostos geralmente já estão lançados no sistema, aguardando pagamento para serem liquidadas. Para que isso ocorra, é necessário vincular a guia de pagamento e inserir a linha digitável nas retenções correspondentes.

Com isso, é possível agendar o pagamento da guia e, após a quitação, as retenções serão liquidadas automaticamente com o processamento do retorno do banco. O Paybox permite realizar esse vínculo de forma automática, enviando o documento PDF da guia unificada. Ao receber o documento, o sistema extrai as informações necessárias e busca as retenções a serem pagas.

Para ativar essa funcionalidade, acesse Despesas > Paybox > Configurações gerais e ative a configuração de “Guia de impostos DCTFWeb", em Assistente para anexos automáticos.

Solução

Ao enviar o documento ao Paybox, independentemente da origem (upload, envio por e-mail ou Atende), o processo de busca e vínculo da guia nas retenções do sistema é iniciado. Esse processo é dividido em três etapas:

1. Extração das informações do documento 

O Paybox extrai as seguintes informações:

• Condomínio
• Data de vencimento
• Valor
• Linha digitável
• Competência da guia

2. Busca das retenções

Com base nas informações extraídas, o sistema busca as retenções do período seguindo estas regras:

• Identificação de todas as despesas e retenções cuja forma de pagamento é DCTFWeb. É fundamental que a forma de pagamento dos impostos esteja previamente configurada. Clique aqui e veja como configurar.
• Verificação de quais retenções possuem a mesma competência da guia recebida. A competência varia conforme o imposto:
  • PIS, Cofins e CSLL: com base na data de pagamento da despesa (nota fiscal).
  • INSS e IR: com base na data de emissão da despesa (nota fiscal).
  • Despesas avulsas: data do documento.
  • Tributos avulsos: data de competência (período de apuração).

3. Vínculo do documento e inserção da linha digitável na despesa

Para que o vínculo seja realizado com sucesso, é necessário que:

• A soma das despesas encontradas seja igual ao valor da guia. É possível definir uma diferença permitida ao ativar a funcionalidade. Durante a vinculação, se a diferença entre a soma das despesas e o valor da guia estiver dentro desse limite, o vínculo automático ainda será realizado.
• O favorecido das despesas encontradas seja o mesmo.

Se ambos os critérios forem atendidos, o documento (guia em PDF) será anexado e a linha digitável preenchida nas despesas. Após isso, as despesas e retenções podem ser agendadas para pagamento, e todas serão liquidadas após o processamento do retorno do banco.

Caso algum dos requisitos não sejam contemplados, o documento se manterá na tela de Gestão de arquivos do Paybox para que possa ser vinculado manualmente às suas retenções.