Como vincular automaticamente a guia unificada de impostos (DCTFWeb) às retenções através do Paybox

Visão geral

A funcionalidade de Assistente para anexos automáticos permite cruzar a guia unificada de impostos da DCTFWeb com as retenções federais previamente lançadas no sistema. O processo extrai os dados do arquivo em PDF, localiza as despesas de imposto correspondentes e insere a linha digitável para viabilizar a liquidação em lote do recolhimento.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o condomínio possuir retenções federais provisionadas no contas a pagar e for necessário configurar a plataforma para ler o documento PDF da DCTFWeb, inserindo o código de barras automaticamente nas faturas correspondentes.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro recebeu ou gerou a guia mensal unificada da DCTFWeb no portal e-CAC e precisa anexar este documento às respectivas despesas de retenção (INSS, IR, PIS/COFINS/CSLL) lançadas no módulo financeiro, atualizando a linha digitável de todas elas para agendar o pagamento no banco sem recorrer à digitação manual.

Benefício para o usuário ou operação

Permite o agendamento em lote da guia unificada sem a necessidade de copiar e colar a linha digitável manualmente em cada retenção;
Assegura que o documento comprobatório (PDF) seja anexado instantaneamente a todas as faturas independentes que compõem o montante do imposto federal;
Sincroniza a liquidação consolidada das retenções simultaneamente após o processamento do arquivo de retorno bancário.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse Despesas > Paybox > Configurações gerais e ative a configuração de Guia de impostos DCTFWeb, em Assistente para anexos automáticos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Alteração (1572) e Despesas - Alteração (1313).
Recursos Sistêmicos: Módulo Paybox ativo e a forma de pagamento "DCTFWeb" previamente configurada e amarrada às retenções na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: O arquivo original em formato PDF da guia DCTFWeb legível, e a garantia de que as retenções e despesas matrizes já encontram-se lançadas e provisionadas na aba A Pagar.

Causas prováveis

Fechamento do ciclo mensal de apuração fiscal das notas fiscais retidas ou da consolidação da folha de pagamento do condomínio, exigindo a junção dos débitos para a quitação da guia unificada gerada pela contabilidade.

Como fazer ou corrigir

Para ativar essa funcionalidade, acesse Despesas > Paybox > Configurações gerais e ative a configuração de Guia de impostos DCTFWeb, em Assistente para anexos automáticos.

Ao enviar o documento ao Paybox, independentemente da origem (upload, envio por e-mail ou Atende), o processo de busca e vínculo da guia nas retenções do sistema é iniciado. Esse processo é dividido em três etapas:

Extração das informações do documento
O Paybox extrai as seguintes informações:
- Condomínio
- Data de vencimento
- Valor
- Linha digitável
- Competência da guia
Busca das retenções
Com base nas informações extraídas, o sistema busca as retenções do período seguindo estas regras:
- Identificação de todas as despesas e retenções cuja forma de pagamento é DCTFWeb.
- Verificação de quais retenções possuem a mesma competência da guia recebida. A competência varia conforme o imposto:
  - PIS, Cofins e CSLL: com base na data de pagamento da despesa (nota fiscal).
  - INSS e IR: com base na data de emissão da despesa (nota fiscal).
  - Despesas avulsas: data do documento.
  - Tributos avulsos: data de competência (período de apuração).
Vínculo do documento e inserção da linha digitável na despesa
Para que o vínculo seja realizado com sucesso, é necessário que:
- A soma das despesas encontradas seja igual ao valor da guia. É possível definir uma diferença permitida ao ativar a funcionalidade. Durante a vinculação, se a diferença entre a soma das despesas e o valor da guia estiver dentro desse limite, o vínculo automático ainda será realizado.
- O favorecido das despesas encontradas seja o mesmo.

Se ambos os critérios forem atendidos, o documento (guia em PDF) será anexado e a linha digitável preenchida nas despesas. Após isso, as despesas e retenções podem ser agendadas para pagamento, e todas serão liquidadas após o processamento do retorno do banco.

Caso algum dos requisitos não sejam contemplados, o documento se manterá na tela de Gestão de arquivos do Paybox para que possa ser vinculado manualmente às suas retenções.

Resultado esperado

A plataforma processará a leitura estrutural do PDF importado, anexará o arquivo comprobatório e preencherá a linha digitável unificada em todas as faturas de retenção que integram o lote correspondente no contas a pagar, deixando-as prontas para a emissão da ordem bancária.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a funcionalidade estiver ativada nas configurações gerais, a forma de pagamento DCTFWeb estiver corretamente configurada nas faturas retidas, a soma matemática das contas a pagar bater milimetricamente com o valor total cobrado no PDF, mas o arquivo importado persistir paralisado na tela de Gestão de Arquivos sem efetuar o cruzamento autônomo.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome do condomínio afetado;
Uma cópia (anexo) do PDF original da guia da Receita que foi enviada ao sistema;
A forma de importação que foi utilizada (Upload manual, encaminhamento por e-mail ou Atende);
Os IDs numéricos das retenções (IDs a pagar) que deveriam ter recebido a vinculação automática no ERP;
Captura de tela da fila da Gestão de Arquivos mostrando o documento travado.

Regras importantes / Observações

A automação rejeitará o vínculo imediatamente se identificar que as despesas que compõem a soma total estão endereçadas a favorecidos cadastrais diferentes. Todas as retenções abrangidas por aquela leitura devem obrigatoriamente estar atreladas ao mesmo credor/recebedor cadastrado na plataforma (ex: Receita Federal).

Problemas comuns e como resolver

Problema: A guia subiu para o sistema com sucesso, mas estacionou na tela de Gestão de Arquivos e a linha digitável não foi para o título a pagar.
Causa provável: A diferença entre a soma das faturas no ERP e o valor da guia gerada na DCTFWeb superou a margem de tolerância configurada para divergências.
Ação recomendada: Acesse os detalhes das despesas retidas e valide se o campo da forma de pagamento está exato. Se os valores do sistema e do governo divergirem por arredondamentos fiscais que estouram a sua margem tolerada, faça a vinculação ativa forçando as despesas manualmente pela própria tela da Gestão de Arquivos.

Dúvidas relacionadas

P: O sistema consegue ler o documento e fazer o vínculo se eu enviar um print em formato JPG gerado pelo portal e-CAC?
R: Não. O motor de extração de dados espaciais e leitura da linha digitável da guia DCTFWeb exige inquestionavelmente que o arquivo importado no Paybox seja o documento estruturado e original em formato PDF.

P: A automação liquida as despesas e agenda o pagamento no meu banco sozinha após preencher a linha digitável?
R: Não. A integração atua como um facilitador de estruturação e digitação. O preenchimento ocorre automaticamente nas pendências, mas o comando efetivo de envio da remessa, autorização da conta digital ou liquidação contábil continua sob responsabilidade exclusiva da intervenção do operador financeiro.

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