Desvinculação de arquivo agrupado no Paybox

Visão geral

O recurso de agrupamento do Paybox consolida arquivos semelhantes ou lidos em sequência para otimizar a fila de processamento. A função de desvinculação permite reverter essa união automática, quebrando o lote e devolvendo os documentos ao seu estado original para tratamento individualizado na plataforma.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao identificar que duas notas fiscais, boletos ou recibos distintos foram indevidamente unidos pelo motor de leitura do Paybox e precisam ser separados para que o contas a pagar gere lançamentos financeiros individuais.

Sintoma ou cenário

O operador envia faturas de fornecedores diferentes para a caixa de leitura do Paybox. Ao tentar processá-las, nota que o sistema agrupou as imagens ou PDFs em um único bloco, impedindo o preenchimento e o lançamento individualizado dos códigos de barras na grade de despesas do condomínio.

Benefício para o usuário ou operação

Impede o provisionamento incorreto de despesas ao garantir que notas de fornecedores diferentes não sejam liquidadas sob um único título;
Preserva a exatidão da conciliação bancária ao separar comprovantes e faturas que possuem datas de vencimento ou valores distintos;
Evita a necessidade de excluir e fazer um novo upload (reenvio) dos arquivos originais para o sistema.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox e clique na aba Configurações do condomínio.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Alteração (1313) e Configurações - Alteração (1061).
Recursos Sistêmicos: Condomínio com a funcionalidade Paybox ativa e arquivos já processados e agrupados na fila de leitura.
Insumos e Dados Técnicos: Identificação visual prévia de qual lote de documentos na tela de configurações contém a junção indevida que precisa ser desmembrada.

Causas prováveis

O motor de OCR (leitura óptica) do Paybox interpretou arquivos enviados simultaneamente, ou digitalizados no mesmo lote de scanner, como páginas contínuas de uma mesma obrigação financeira, unificando-os automaticamente na esteira de processamento.

Como fazer ou corrigir

Para desvincular um arquivo que o Paybox agrupou, siga os passos abaixo:

Acesse Despesas > Paybox > Configurações do condomínio;
Selecione o condomínio correspondente e clique sobre o arquivo agrupado.
Aparecerão os arquivos que compõem o grupo. Para desmembrá-lo, clique sobre o ícone em destaque conforme ilustrado no print abaixo:

4. Após este procedimento, os arquivos serão apresentados da seguinte forma em sistema e poderão ser utilizados separadamente.

Resultado esperado

O bloco unificado será desfeito. Os documentos extraídos retornarão à fila de leitura do Paybox de forma unitária, permitindo que o operador financeiro gere uma despesa a pagar isolada para cada um deles.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se o ícone de desmembramento não estiver disponível/clicável, se a tela travar em estado de carregamento ao tentar separar os itens, ou se o arquivo desmembrado desaparecer completamente da fila de leitura após a ação.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome e CNPJ do condomínio afetado;
Nome original do arquivo (PDF ou imagem) que foi enviado ao Paybox;
Data e hora exatas da tentativa de desmembramento falha;
Captura de tela (print) evidenciando o lote agrupado e a ausência ou erro no botão de desvincular.

Regras importantes / Observações

Analise visualmente a composição do grupo antes de desmembrar. Documentos que possuem múltiplas páginas desde a sua origem (como um contrato de 10 folhas escaneado em um único PDF longo) não devem ser desmembrados, sob o risco de fragmentar as páginas soltas indevidamente no fluxo do sistema.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O arquivo foi desmembrado no Paybox, mas continua aparecendo vinculado à mesma despesa no Contas a Pagar.
Causa provável: A desvinculação ocorreu após a fatura já ter sido gerada e salva no fluxo de despesas, momento em que o anexo já foi consolidado.
Ação recomendada: Acesse o menu "Despesas > A pagar", exclua a despesa incorreta para estornar/devolver os anexos limpos ao Paybox e, só então, realize o desmembramento.

Dúvidas relacionadas

P: Os arquivos perdem a qualidade de imagem ou as informações lidas ao serem desmembrados?
R: Não. A ação apenas altera a organização lógica dos itens na fila. A integridade visual do documento e os dados pré-lidos pelo robô permanecem intactos.

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