Como gerar a Carta de Cobrança Avulsa

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de emissão manual da Carta de Cobrança Avulsa. Essa funcionalidade permite que a administradora envie comunicações personalizadas para unidades inadimplentes de forma independente da régua de cobrança automática, utilizando modelos pré-definidos ou criando novos textos no momento da ação.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver a necessidade de realizar uma cobrança pontual ou específica para uma unidade, fora do fluxo automatizado de notificações do condomínio, ou quando houver dúvidas sobre como selecionar modelos de cartas manuais.

Sintoma ou cenário

Você precisa notificar um condômino sobre débitos pendentes de forma imediata e personalizada, ou deseja utilizar um modelo de texto específico para um caso de inadimplência que exige uma abordagem diferenciada.

Benefício para o usuário ou operação

Flexibilidade: Permite agir prontamente sobre unidades específicas sem aguardar o processamento da régua automática.
Personalização: Possibilita o ajuste do tom da mensagem conforme o perfil do devedor ou a antiguidade da dívida.
Agilidade: Centraliza a emissão do documento diretamente na tela de gestão de devedores.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Receitas > Inadimplência

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: É necessário possuir permissões de escrita e gestão no módulo de Inadimplência.
Status da Unidade: A unidade deve estar configurada como inadimplente (considerando o prazo de carência definido nos dados do condomínio).
Modelos de Texto: Recomenda-se ter modelos de cartas previamente cadastrados para agilizar o processo.

Causas prováveis

Necessidade de intervenção manual no processo de cobrança ou execução de notificações extraordinárias para unidades com acordos quebrados ou débitos específicos.

Como fazer ou corrigir

A Carta de Cobrança Avulsa permite emitir comunicações de cobrança para unidades inadimplentes de forma personalizada. É possível utilizar um modelo salvo ou criar um novo modelo conforme necessário.

Acesse Receitas > Inadimplência;
Selecione a unidade inadimplente para a qual deseja emitir a carta;
No final da página, clique em ‘Enviar carta’;
Escolha um modelo de carta salvo ou selecione a opção para criar um novo modelo:

Após esses passos, a carta de cobrança será emitida para a unidade selecionada.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, a carta de cobrança será gerada ou enviada para a unidade selecionada. O sistema registrará a ação, permitindo que a administradora mantenha o histórico de comunicações realizadas com o devedor.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso a opção "Enviar carta" não apareça para uma unidade comprovadamente inadimplente, ou se o sistema apresentar erro ao carregar os modelos de texto salvos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de Inadimplência com a unidade selecionada.
ID ou nome da unidade e do condomínio.
Nome do modelo de carta que apresentou erro no carregamento.

Regras importantes / Observações

Histórico: Lembre-se de que a emissão manual de cartas deve ser feita com cautela para não gerar comunicações duplicadas caso a unidade também esteja na régua de cobrança automática.
Vencimento: Verifique se os dados da dívida estão atualizados antes de gerar a carta para evitar o envio de valores divergentes.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão "Enviar carta" não está visível para a unidade.
Causa provável: A unidade ainda está dentro do período de "Dias para inadimplência" configurado no cadastro do condomínio.
Ação recomendada: Verifique em Condomínio > Dados do condomínio se o prazo de carência já expirou. A unidade só é elegível para cartas após ser considerada inadimplente pelo sistema.
Problema: Os modelos de carta cadastrados não aparecem na lista de seleção.
Causa provável: Falta de permissão de acesso aos modelos ou os mesmos não foram marcados como "Disponíveis para Inadimplência".
Ação recomendada: Revise o cadastro de modelos de documentos em Configurações > Modelos de Impressão e verifique as categorias atribuídas.

Dúvidas relacionadas

P: Posso enviar essa carta diretamente por e-mail?
R: Sim. Ao gerar a carta de cobrança, a mesma é exibida de forma automática em Área do Condômino > Documentos. Basta selecioná-la e clicar no botão "enviar por e-mail", preenchendo com o e-mail da unidade em questão.

P: A carta avulsa atualiza o status de notificação (1ª, 2ª ou 3ª)?
R: Não, as cartas avulsas não alteram o contador automático da régua de cobrança.

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