Como desativar um escritório de cobrança

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de inativação de um escritório de advocacia ou assessoria de cobrança no sistema. Ao desativar um parceiro, o sistema impede que ele seja utilizado em novos acordos e permite realizar a substituição automática desse escritório em lote para todos os condomínios que o utilizavam como padrão.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando a sua administradora encerrar o contrato de prestação de serviços com um escritório terceirizado de cobrança e precisar transferir a carteira de inadimplentes para uma nova assessoria ou para a gestão interna da própria administradora.

Sintoma ou cenário

Ao simular um novo acordo para um morador inadimplente, a sua equipe nota que o nome do antigo escritório de advocacia (que não atende mais o condomínio) continua aparecendo na lista de opções ou sendo sugerido automaticamente pelo sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Segurança Operacional: Impede que novos acordos sejam gerados com honorários ou dados de um parceiro jurídico descontinuado.
Agilidade na Transição: O sistema automatiza a troca. Ao desativar, você substitui o antigo pelo novo em todos os condomínios de uma só vez, sem precisar entrar no cadastro de cada prédio manualmente.
Organização: Mantém a listagem de fornecedores e parceiros da administradora sempre limpa e atualizada.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema e navegue até o menu Receitas > Acordos > Escritório de cobrança.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: É necessário possuir permissões de nível de gestão/escrita no módulo de Receitas e Acordos.
Substituto Cadastrado: É obrigatório que o novo escritório de cobrança (ou a própria administradora) já esteja previamente cadastrado no sistema para assumir o lugar do que será desativado.

Causas prováveis

Término de contrato com a assessoria jurídica externa, reestruturação do setor de cobrança da administradora ou mudança no corpo jurídico aprovada em assembleia do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Para inativar o escritório antigo e realizar a transição da carteira, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Receitas > Acordos;
Na tela de acordos, clique no botão ou aba ‘Escritório de cobrança’;
Localize na listagem o escritório que você deseja inativar;
Passe o cursor do mouse sobre ele, clique no ícone de engrenagem/opções e selecione ‘Editar’;
Na tela de edição, altere o status ou marque a opção ‘Desativar’;
Passo crucial: Caso esse escritório seja o "Padrão" de algum condomínio, o sistema exibirá um alerta exigindo que você escolha um substituto. Selecione o novo escritório na lista suspensa;
Clique em Salvar.

Resultado esperado

Ao salvar, o escritório antigo será removido da lista de opções ativas. Simultaneamente, todos os condomínios e unidades que estavam vinculados a ele passarão a responder automaticamente pelo novo escritório selecionado, garantindo que o fluxo de geração de acordos e honorários não seja interrompido.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso o sistema apresente uma mensagem de erro no banco de dados ao tentar salvar a substituição, ou se, após a inativação, o antigo escritório continuar sendo vinculado a novos acordos gerados automaticamente pela régua de cobrança.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome do escritório que está sendo desativado e o nome do novo que assumirá a carteira.
Print da mensagem de erro exibida na tela de substituição.
ID de um condomínio afetado.

Regras importantes / Observações

Vínculo Obrigatório: Lembre-se da regra de negócio do sistema: um condomínio que já teve um escritório de cobrança vinculado nunca poderá ficar com esse campo vazio novamente. É por isso que o sistema força a escolha de um substituto no ato da inativação.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Não consigo desativar porque a lista de substitutos está vazia.
Causa provável: Você ainda não cadastrou o novo parceiro ou a administradora como escritório ativo.
Ação recomendada: Antes de tentar inativar, vá em "Novo escritório", cadastre o fornecedor atual com a taxa de honorários correta. Só depois retorne para desativar o antigo.
Problema: Desativei o escritório, mas os acordos antigos continuam com o nome dele.
Causa provável: Comportamento padrão e contábil do sistema.
Ação recomendada: Nenhuma ação é necessária. A inativação afeta apenas os novos acordos gerados a partir de hoje. Acordos formalizados no passado mantêm o histórico original (incluindo o nome do advogado da época) para segurança jurídica.

Dúvidas relacionadas

P: E se apenas um condomínio mudou de advogado, mas o resto da administradora continua com o mesmo escritório?
R: Neste caso, não desative o escritório globalmente. Vá apenas em Condomínio > Dados do condomínio do prédio específico, edite os dados cadastrais e troque o escritório apenas lá.

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