Como cadastrar um escritório de cobrança

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de cadastro e vinculação de um "Escritório de Cobrança" no sistema. Essa configuração é essencial para definir quem é o responsável por recuperar os débitos (seja um escritório de advocacia terceirizado ou a própria administradora) e automatizar o cálculo da taxa de honorários durante a geração de acordos e processos judiciais.

Quando usar este artigo

Utilize este guia ao implantar um novo condomínio, ao contratar uma nova assessoria jurídica para a administradora, ou quando uma unidade específica precisar ser encaminhada para um escritório de cobrança diferente do padrão utilizado pelo condomínio.

Sintoma ou cenário

Você está tentando simular um acordo de confissão de dívida para um morador, mas o sistema não está calculando os honorários advocatícios automaticamente ou não permite avançar porque falta informar o escritório responsável.

Benefício para o usuário ou operação

Automação de Cálculos: Aplica a porcentagem de honorários configurada sobre o valor da dívida.
Organização Jurídica: Permite separar quais unidades estão em cobrança amigável (na administradora) e quais estão em cobrança judicial (no escritório).
Flexibilidade: Permite definir regras globais para o condomínio ou exceções unidade por unidade.

Onde acessar / contexto de uso

O vínculo pode ser feito em quatro locais diferentes, dependendo da necessidade: Condomínio > Dados do condomínio, Condomínio > Unidades, Receitas > Acordos ou na própria tela de criação do acordo/processo judicial.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: Permissões de escrita e gestão nos módulos de Condomínio e Receitas.
Cadastro Prévio: Recomenda-se que o escritório terceirizado já esteja cadastrado como um "Fornecedor" no sistema para facilitar o vínculo.

Causas prováveis

Configuração inicial da régua de inadimplência, troca de parceiro jurídico ou encaminhamento de um devedor contumaz para a esfera judicial.

Como fazer ou corrigir

Nos dados do condomínio;
Na unidade específica;
Durante a criação ou edição de um acordo;
Durante a criação de um processo judicial.

O vínculo com o escritório de cobrança é obrigatório para todos os condomínios, pois se entende que sempre haverá um responsável pelas cobranças, seja um escritório externo ou a própria administradora.

Pelo cadastro do condomínio:

1.1 Acesse: Condomínio > Dados do condomínio;
1.2 Clique em Editar dados cadastrais;
1.3 No campo Escritório de cobrança, selecione o escritório desejado;
1.4 Clique em Salvar;
1.5 Ao realizar esse cadastro, o campo “Escritório de cobrança” será preenchido automaticamente nos futuros acordos, como sugestão padrão:

2. Pela unidade:

2.1 Acesse: Condomínio > Unidades;
2.2 Selecione a unidade desejada e clique em Editar dados cadastrais;
2.3 Na tela de edição, serão exibidas duas opções:
2.3.1 Padrão do condomínio: utiliza o escritório cadastrado nos dados do condomínio;
2.3.2 Escritório personalizado: permite selecionar ou cadastrar outro escritório:

3. Pelo menu de acordos:

3.1 Acesse:Receitas > Acordos > Escritório de cobrança;
3.2 Clique em Novo escritório;
3.3 Selecione o fornecedor responsável e informe a taxa de honorários;
3.4 Clique em Salvar:

4. Durante a criação de um acordo ou processo judicial:

4.1 Ao iniciar um acordo ou um processo judicial, localize o campo Escritório de cobrança;
4.2 Clique no ícone para selecionar ou cadastrar um novo escritório diretamente durante o processo.

Observações:

Após o vínculo de um escritório de cobrança a um condomínio, não é possível que esse condomínio fique sem nenhum escritório vinculado;
Quando o responsável pelas cobranças não for um escritório terceirizado, recomenda-se cadastrar a própria administradora como escritório de cobrança;

Resultado esperado

Ao concluir o vínculo, o escritório de cobrança será atrelado ao condomínio ou à unidade. Sempre que um acordo for gerado, o sistema puxará o nome do escritório e aplicará automaticamente o percentual de honorários estipulado no cadastro, compondo o valor total da dívida.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso você cadastre a taxa de honorários (ex: 20%), mas ao gerar o acordo o sistema não calcule esse acréscimo no saldo devedor, ou se ocorrer um erro fatal ao tentar salvar o vínculo no cadastro do condomínio.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de cadastro do Escritório mostrando o percentual de honorários.
Print da simulação do acordo onde o cálculo não está sendo aplicado.
Nome e CNPJ do condomínio.

Regras importantes / Observações

Regra de Ouro: Após vincular o primeiro escritório a um condomínio, o sistema não permite que esse campo fique vazio novamente. Se você encerrar o contrato com a assessoria jurídica, deve obrigatoriamente substituir o cadastro pelo nome da administradora ou pelo novo escritório parceiro.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Fui vincular o escritório no condomínio, mas a lista está vazia.
Causa provável: O escritório ainda não foi criado na base de dados de cobrança.
Ação recomendada: Siga o passo a passo número 3 deste guia (Pelo menu de acordos) para criar a ficha do escritório. Depois, volte aos dados do condomínio para vinculá-lo.
Problema: A taxa de honorários está sendo cobrada em duplicidade.
Causa provável: O acordo está puxando os honorários do escritório e, ao mesmo tempo, a régua de cobrança aplicou honorários via "contas especiais".
Ação recomendada: Verifique a composição da dívida. Utilize apenas uma modalidade de cobrança de honorários (ou via acordo ou via régua/multa automática) para evitar bitributação do condômino.

Dúvidas relacionadas

P: Posso ter vários escritórios diferentes no mesmo condomínio?
R: Sim. O condomínio terá um escritório "Padrão", mas você pode usar o passo a passo número 2 para direcionar unidades específicas para outros escritórios.

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