Como corrigir a conciliação bancária após chargeback

Visão geral

Este artigo detalha o processo de correção e ajuste da conciliação bancária após a ocorrência de um chargeback (contestação de pagamento pelo cartão de crédito). O procedimento orienta sobre como realizar os lançamentos manuais de débito e crédito necessários para equilibrar o extrato.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que uma transação de cartão de crédito for contestada pelo cliente (gerando um chargeback), e houver a necessidade de conciliar o repasse financeiro e o estorno.

Sintoma ou cenário

A administradora ou o condomínio recebe uma notificação de contestação de pagamento (chargeback). A cobrança correspondente é reaberta automaticamente, mas como o valor original já havia sido repassado e considerado na conciliação bancária, o extrato apresenta divergências devido ao desconto efetuado pela adquirente.

Benefício para o usuário ou operação

• Garante que o extrato bancário e a movimentação do sistema coincidam milimetricamente.
• Identifica e registra claramente a movimentação do débito e do crédito decorrentes da contestação.
• Mantém o histórico de inadimplência da unidade atualizado, uma vez que a cobrança em aberto reflete a ausência real do recurso.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse Financeiro > Movimentação Bancária ou Conciliação Bancária

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: É necessário possuir permissões de visualização e edição de Movimentações Bancárias.
• Recursos Sistêmicos: Função de recebimento por cartão de crédito devidamente ativa e configurada.
• Insumos e Dados Técnicos: Data e valor do repasse original, data do lançamento do chargeback pela, e o unidade e cobrança afetada.

Causas prováveis

Desacordo comercial com o pagador ou desconhecimento da compra por parte do titular do cartão, resultando no estorno forçado do valor pela operadora.

Como fazer ou corrigir

Siga as orientações abaixo caso o repasse original já tenha ocorrido:
 

Na data do repasse original: Acesse a movimentação da conta no sistema e realize uma 'nova movimentação' direta com o valor do crédito. É possível informar no campo 'Complemento' ou 'Histórico' que o pagamento se refere à um repasse de chargeback.

Na data do desconto efetivo: Ainda na movimentação da conta, realize uma 'nova movimentação' direta com o valor do débito.

Resultado esperado

Ao concluir os lançamentos manuais de débito e crédito, os relatórios financeiros e o extrato conciliado refletirão fielmente a origem do estorno. O saldo geral voltará a bater com o banco físico, mantendo a cobrança reaberta vinculada ao histórico de inadimplência do devedor com total transparência.

Quando escalar

Caso a cobrança original não seja reaberta de forma automática pelo sistema após a confirmação do chargeback, ou se os relatórios apresentarem duplicidade de desconto após os lançamentos manuais.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Licença

• Print da tela da conciliação ou da movimentação bancária onde os ajustes foram inseridos.

• ID da cobrança original e o nome da unidade afetada.

• Comprovante do chargeback

• Data e hora exatas do procedimento executado no sistema.

Regras importantes / Observações

• Estas movimentações manuais de ajuste são cruciais para que auditorias futuras não interpretem o débito da adquirente como um erro operacional. Recomenda-se anexar a documentação da contestação ou registrar o número da ocorrência no campo de observações de cada lançamento.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: A opção ou botão para salvar as movimentações diretas de débito/crédito está inativa (cinza).
• Causa provável: Falta de preenchimento de campos obrigatórios no formulário, como a conta categoria.
• Ação recomendada: Revise o formulário de lançamento, preencha todos os campos obrigatórios marcados com asterisco (*) ou em vermelho e tente salvar novamente.

• Problema: O saldo da unidade continua constando como "pago" mesmo após a adquirente descontar o valor.
• Causa provável: A adquirente notificou o chargeback, mas o status de comunicação falhou, impedindo o sistema de reabrir a cobrança automaticamente.
• Ação recomendada: Realize o estorno manual da baixa da cobrança na unidade para que ela volte ao status de "Em aberto" (Inadimplente).

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação de correção de conciliação após o chargeback foi devidamente validada no sistema? R: Consulte se a data na conciliação bancária está apresentando a tag 'Conciliado'.

P: O que acontece se eu esquecer de lançar o crédito na data do repasse e apenas lançar o débito do desconto? R: O seu saldo no sistema ficará menor em relação ao saldo bancário real do condomínio na linha do tempo do extrato, gerando inconsistências na conciliação do mês.

Palavras-chave de busca