Como configurar o sistema para o informe de rendimentos mensal partilhado?

Visão geral

O informe de rendimentos mensal partilhado é o demonstrativo que comprova os ganhos auferidos pelos condôminos através de receitas comuns do prédio (como aluguel de fachadas, outdoors ou antenas de telefonia). Essa rotina cruza o balanço de receitas do condomínio com as frações ideais das unidades, dividindo os valores de forma justa, inclusive considerando o tempo exato de moradia em casos de troca de proprietários ao longo do ano.

Quando usar este artigo

Utilize este guia durante a preparação da documentação fiscal anual para a declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), quando o síndico solicitar a emissão das cotas de rendimento garantindo que antigos e novos proprietários recebam valores proporcionais aos seus meses de posse.

Sintoma ou cenário

Uma unidade do condomínio foi vendida em maio. O novo proprietário exigiu o informe de rendimentos, mas a administradora precisa garantir que o relatório atribua apenas os rendimentos de junho a dezembro para ele, destinando os rendimentos de janeiro a maio para o ex-proprietário. O operador precisa configurar o sistema para que essa partilha inteligente aconteça automaticamente.

Benefício para o usuário ou operação

Automatiza o rateio complexo de receitas entre proprietários atuais, ex-proprietários ou coproprietários de uma mesma unidade;
Garante a conformidade legal dos dados declarados pelos condôminos à Receita Federal;
Elimina a necessidade de calcular a proporcionalidade de tempo de posse manualmente em planilhas de Excel.

Onde acessar / contexto de uso

As configurações são realizadas em três telas distintas: acesse Condomínio > Plano de contas (para as receitas), Condomínio > Dados do condomínio (para as frações) e emita o relatório acessando Relatórios > 055B - Informe de rendimentos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Plano de contas - Alteração (1041), Unidades - Alteração (1071), Condominio - Alteração (1011) e Relatórios - Consulta (1050).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro e contábil ativados na licença.
Insumos e Dados Técnicos: O ano-base para o qual os informes serão gerados e as datas de entrada/saída (posse) dos moradores rigorosamente preenchidas no cadastro de unidades.

Causas prováveis

Fechamento contábil e fiscal do ano anterior, adequação de declarações retificadoras de condôminos na malha fina ou preparação da pasta de prestação de contas do primeiro trimestre.

Como fazer ou corrigir

1- Configurando as contas categorias

Inicialmente, precisamos configurar quais contas categorias serão demonstradas no informe de rendimento.

Basta acessar o plano de contas(Condomínio > Plano de contas) e clicar sobre a conta categoria que deseja configurar para o informe. Na tela seguinte, marque a opção “Utilizar no informe de rendimentos”.

Observação: Conta categoria de receitas [1.]

2- Configurando as unidades

Como padrão, as unidades participarão do informe de rendimentos automaticamente, porém caso tenha alguma unidade que deverá ser retirada da participação será necessário:

Acessar o cadastro da unidade > Editar dados Cadastrais > Desmarcar a opção: Participa do Informes de Rendimento

Para retirar as unidades da participação no informes de rendimento em lote acesse: Condomínios > Unidades > Selecione as Unidades > Mais > Remover Participação no Informes de Rendimento

3- Configurando as frações

Agora que já configuramos as contas categorias e as unidades, precisamos configurar a fração que será utilizada na divisão dos valores apurados do informe de rendimentos.

Basta acessar a aba “Fração IR” nos dados do condomínio(Condomínio > Dados do condomínio > Informe de Rendimentos > Selecionar Fração de IR) e selecionar qual fração será utilizada.

Importante: Lembramos que não é obrigatório selecionar uma fração pois cada condomínio pode possuir uma característica na utilização do informe de rendimentos. Então, caso este cadastro não seja configurado, o sistema irá selecionar a fração que estiver cadastrada na unidade e caso a unidade tenha uma fração de valor 0(zero) ou em branco, o sistema fará a divisão dos valores sem considerar estas unidades sem fração.

Nos casos em que a fração cadastrada para o condomínio é diferente da fração da unidade, a unidade será desconsiderada na divisão.

4- Unidades com mais de um proprietário

Caso uma unidade tenha mais de um proprietário ao mesmo tempo, o sistema irá exibir um informe de rendimentos para cada proprietário fazendo a divisão dos valores conforme o percentual cadastrado neles referente ao período em que foram proprietários.

Observe o seguinte exemplo abaixo:
Unidade: 101
Proprietária principal: Maria da Silva 60% entrada 01/01/2023
Proprietário adicional: José da Silva 40% entrada 01/01/2023 e saída 31/05/2023
De acordo com o exemplo acima, o proprietário adicional “João da Silva”, que obtinha 40%da unidade, saiu em 31/05/2023. Dessa forma, após essa data, a proprietária Maria da Silva ficou com 100% da unidade.

De acordo com o exemplo, o sistema deve exibir o informe de rendimentos de 2023 da seguinte forma:

Proprietária Maria da Silva, com base na divisão de 60% da unidade entre os meses de Janeiro/2023 e Maio/2023 e entre Junho/2023 e Dezembro/2023 com base no valor de 100% sobre a unidade;
Proprietário José da Silva, com base na divisão de 40% da unidade entre os meses de Janeiro/2023 e Maio/2023 somente, pois saiu a partir desse mês.

5- Fonte pagadora

O informe de rendimentos é composto basicamente dos créditos realizados nas contas categorias configuradas para o informe. Com base nisso, ao fazer uma movimentação bancária utilizando uma dessas contas, o sistema exibirá o “Fornecedor” que deve ser preenchido com o nome do fornecedor que originou o crédito. Ele será considerado como a fonte pagadora no relatório do informe de rendimentos, caso o relatório seja configurado para exibir essa informação

6- Gerando o Informe de rendimentos mensal

Para gerar o informe de rendimentos mensal, basta acessar o relatório 055B e nele configurar o ano, que no caso deve ser sempre o retroativo ao ano corrente, ou seja, para imprimir o informe em 2024, selecione o ano de 2023 pois nele estarão as informações que irão compor o informe de rendimentos.

Devemos observar as configurações dos seguintes campos mais importantes:

Partilha responsáveis adicionais
Caso queira considerar no informe os múltiplos proprietários, bem como o percentual e as datas de entrada e saída conforme explicado no exemplo anterior, basta selecionar a opção “Partilha responsáveis adicionais“, dentro da aba de Filtros adicionais;

Exibir fonte pagadora
Ao marcar esta opção, o sistema deverá exibir o valor apurado de forma mensal, agrupando os totais por fonte pagadora, ou seja, por fornecedor, informado no lançamento da movimentação bancária;

Resultado esperado

O relatório 055B será processado e gerará os informes individuais em formato PDF. Os valores totais de receita do condomínio aparecerão devidamente fracionados e divididos de forma proporcional para cada proprietário e ex-proprietário listado, conforme o seu tempo de posse e participação no imóvel.

Quando escalar

Você ativou a conta categoria de receita, marcou a flag de "Partilha responsáveis adicionais" e conferiu que a data de saída do ex-proprietário está correta, mas o PDF do informe foi gerado com os valores integrais do ano apenas no nome do dono atual da unidade, ignorando a proporcionalidade do inquilino anterior.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID da administradora e ID do condomínio;
ID da Unidade que apresentou erro no cálculo da proporcionalidade;
O arquivo PDF (Relatório 055B) processado incorretamente;
Captura de tela da ficha cadastral da unidade comprovando as datas de posse do proprietário principal e do adicional.

Regras importantes / Observações

Atenção aos cadastros sem valor base: se a unidade possuir uma fração com valor igual a 0 (zero) ou estiver em branco, o sistema a desconsiderará completamente na hora da matemática, dividindo o valor arrecadado das receitas apenas entre as demais unidades do condomínio que possuem frações válidas.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Os valores arrecadados no mês com o aluguel do salão de festas não estão somando no informe de rendimentos.
Causa provável: A categoria contábil do salão de festas não foi configurada para participar do informe, ou o recebimento foi baixado em uma conta equivocada durante a liquidação.
Ação recomendada: Vá em Condomínio > Plano de contas, verifique se a conta utilizada para baixar a locação do salão está com a opção "Utilizar no informe de rendimentos" ativada. Se estiver desmarcada, ative-a, salve e gere o relatório 055B novamente.

Dúvidas relacionadas

P: O que a opção "Exibir fonte pagadora" puxa para o relatório final?
R: A fonte pagadora é o nome do cliente ou empresa que depositou o dinheiro para o condomínio (ex: Operadora de Telefonia). O sistema busca essa informação lendo exatamente o campo "Fornecedor/Cliente" que foi preenchido pelo operador no momento em que a movimentação de recebimento foi liquidada no sistema.

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