Como alterar a forma de entrega dos boletos

Visão geral

A definição da forma de entrega determina como o morador receberá suas cobranças (via correio impresso, malote na portaria ou formato estritamente digital). O ajuste desse parâmetro no cadastro da unidade reflete diretamente na roteirização de impressão da administradora e, muitas vezes, na cobrança ou isenção da taxa de postagem e emissão.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que um condômino solicitar a mudança no recebimento do seu boleto (por exemplo, migrando do boleto físico para o digital) ou quando a administradora iniciar uma transição massiva para métodos de cobrança sem papel.

Sintoma ou cenário

O morador da unidade 204 entrou em contato solicitando que a administradora pare de enviar o boleto impresso pelos Correios, pois ele prefere receber apenas por e-mail. O operador precisa atualizar o cadastro dele para interromper o envio físico.

Benefício para o usuário ou operação

Reduz os custos de impressão e de serviços postais (Correios) para a administradora e para o condomínio;
Otimiza a logística de distribuição física de malotes na portaria do condomínio.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Condomínios > Unidades e edite a seção de contatos da unidade desejada.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Leitura e Escrita no módulo de Unidades.
Recursos Sistêmicos: Módulo de condomínio ativo e moradores com os dados de contato (e-mail ou endereço) preenchidos.
Insumos e Dados Técnicos: Confirmação prévia (preferencialmente documentada via chamado ou e-mail) do condômino solicitando a alteração da sua forma de entrega.

Causas prováveis

Reclamações de moradores sobre a cobrança de taxa de impressão no boleto, extravio de documentos físicos pelos Correios ou campanhas de sustentabilidade para digitalização do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Para editar a forma de entrega, execute os passos abaixo:

Vá em: Condomínios > Unidades;
Acesse a unidade desejada;
No cadastro do contato, clique no ícone para Editar contato;
No campo ‘Forma de entrega’, selecione uma das opções disponíveis:

Portaria: Boletos entregues na portaria para distribuição pelo síndico.
Correio: Boletos enviados via correio, unidade por unidade.
Outra: Forma de entrega definida pela administradora.
Somente digital: Boletos enviados por e-mail ou SMS.
5. Clique em ‘Salvar’ para aplicar as alterações.

Resultado esperado

O cadastro do condômino será atualizado instantaneamente. No próximo ciclo de faturamento do condomínio, o sistema respeitará essa nova preferência, inserindo ou retirando a unidade das filas de impressão de boletos (e aplicando possíveis isenções de taxas) de acordo com a opção salva.

Quando escalar

O operador alterou a forma de entrega para "Somente digital", salvou o cadastro corretamente, mas ao gerar o faturamento do mês seguinte, o morador continua aparecendo atrelado à lista de boletos para impressão física.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio e o número da Unidade afetada;
Captura de tela do cadastro do contato comprovando que a forma "Somente digital" está efetivamente marcada;
Captura de tela da lista de impressão de boletos demonstrando a unidade listada indevidamente;
Data em que a alteração no cadastro foi feita.

Regras importantes / Observações

A forma de entrega é atrelada ao contato (pessoa), e não à unidade (imóvel). Se a cota do mês é emitida em nome do Inquilino, certifique-se de estar editando o cadastro do Inquilino. Alterar a forma de entrega no cadastro do Proprietário quando o pagador oficial é o Inquilino não surtirá efeito na geração do boleto.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A forma de entrega foi alterada para "Somente Digital", mas a taxa de boleto continua sendo cobrada no valor total.
Causa provável: O condomínio não possui a regra de isenção ativada, ou o boleto reclamado já havia sido gerado antes de você mudar o cadastro.
Ação recomendada: Verifique a data de emissão do boleto. Se for novo, acesse as configurações de Cobrança do condomínio e ative a regra "Isentar taxa de boleto para entrega Somente Digital".

Dúvidas relacionadas

P: Se eu mudar a forma de entrega para "Somente Digital", o sistema envia o boleto por e-mail na mesma hora?
R: Não. A alteração no cadastro dita a regra apenas para os faturamentos futuros. Para os boletos que já foram emitidos, você precisará enviá-los manualmente pela tela de "Receitas" ou orientar o morador a acessar a Área do Condômino.

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