Como montar a pasta da prestação de contas

Visão geral

A "Pasta de Prestação de Contas" é uma funcionalidade que permite agrupar diversos relatórios individuais do sistema (como Balancete, Relação de Inadimplentes e Extrato Bancário) em um único documento PDF unificado. Configurar essa "Seleção de Relatórios" permite que a administradora personalize o nível de detalhamento entregue a cada condomínio, automatizando a geração do malote mensal.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que assumir um novo condomínio e precisar definir quais relatórios farão parte do pacote mensal de prestação de contas dele, ou quando um síndico solicitar a inclusão ou remoção de um relatório específico (ex: adicionar o relatório de acordos) na pasta que ele recebe todo mês.

Sintoma ou cenário

O síndico do "Condomínio Vila Nova" solicitou que o relatório de "Relação de Inadimplentes" passe a ser impresso logo após o "Resumo Financeiro", tudo no mesmo documento. O operador precisa acessar as configurações de relatórios do condomínio, editar a seleção da prestação de contas, adicionar o relatório solicitado e arrastá-lo para a ordem correta antes de gerar o PDF final do mês.

Benefício para o usuário ou operação

Elimina a necessidade de gerar e juntar PDFs separadamente um por um;
Padroniza o formato de entrega do balancete para o síndico e moradores;
Garante que nenhum relatório importante seja esquecido durante a correria do fechamento mensal.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Condomínio > Relatórios e localize o painel Seleção de relatórios.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão Administrativa no módulo de Relatórios e Condomínio.
Recursos Sistêmicos: O condomínio deve ter movimentações financeiras no mês para que os relatórios não saiam em branco.
Insumos e Dados Técnicos: Ter a lista exata de quais relatórios o síndico ou o conselho fiscal aprovaram para compor a pasta.

Causas prováveis

Implantação inicial do condomínio no sistema, troca de corpo diretivo com novas exigências de transparência ou adequação aos padrões de malote da própria administradora.

Como fazer ou corrigir

A prestação de contas pode ser configurada com uma seleção de relatórios específica, destinada a atender o padrão de detalhamento solicitado por cada condomínio. A configuração dessa seleção permite a emissão unificada dos relatórios em um único documento, representando a pasta de prestação de contas comumente apresentada ao condomínio.

Para montar a pasta da prestação de contas, siga os passos abaixo:

Acesse Condomínio > Relatórios;
Na painel ‘Seleção de relatórios’, passe com o mouse sobre ‘Prestação de contas’ e clique no lápis;
Selecione os relatórios que farão parte da pasta, informando qual a categoria (opcional) do relatório e ao lado, o relatório que deseja adicionar;
Passe o mouse sobre os relatórios para editar ou remover. Recomendamos manter o período como Mês atual nas configurações, para que o sistema considere o mês selecionado no momento da geração;
Para reordenar, arraste os relatórios para a posição desejada:
Após selecionar e configurar os relatórios que irão compor a pasta, clique em ‘Fechar’ para salvar;
Para visualizar a prestação de contas criada, clique em ‘Prestação de contas’ e defina o mês de referência que deseja visualizar no relatório.

Atenção: O fechamento do condomínio é recomendado antes dessa emissão, pois garante a conformidade dos valores. Ao imprimir o relatório de prestação de contas(900A), será exibido um alerta caso seja selecionado um mês que ainda não esteja fechado.

Em caso de dúvidas, assista ao vídeo abaixo para mais detalhes.

Resultado esperado

A estrutura da pasta será salva no banco de dados exclusivamente para este condomínio. Para visualizar o resultado final, basta clicar no nome "Prestação de contas" no painel, definir o mês de referência desejado e o sistema processará um único PDF contendo todos os relatórios selecionados, exatamente na ordem que você definiu.

Quando escalar

Você configura a pasta, adiciona os relatórios e clica em fechar. No entanto, ao tentar gerar o arquivo da Prestação de Contas, a tela congela no carregamento ("Processando...") ou exibe um Erro 500 no servidor, não entregando o PDF final.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
Mês e ano de referência que você está tentando gerar;
Quais relatórios específicos você adicionou dentro da seleção da pasta;
Captura de tela inteira evidenciando o erro ou o travamento da barra de carregamento.

Regras importantes / Observações

É fortemente recomendado que você realize o fechamento do mês (auditoria e bloqueio contábil) antes de emitir a pasta final. Isso garante a imutabilidade dos valores. Inclusive, se você tentar gerar a pasta de um mês que ainda está com o status "Aberto", o sistema exibirá um alerta amarelo na tela avisando sobre o risco de divergências.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O operador gera a pasta da prestação de contas de outubro, mas percebe que o balancete de um dos relatórios está saindo com os dados de setembro.
Causa provável: Na hora de montar a pasta (Passo 7), o operador fixou o período daquele relatório específico com datas manuais (ex: 01/09 a 30/09) em vez de deixar a variável dinâmica "Mês atual".
Ação recomendada: Acesse novamente a edição da pasta (ícone do lápis), passe o mouse sobre o relatório com defeito, clique na engrenagem de configuração, altere o parâmetro de data para "Mês atual" e clique em fechar. Ao gerar a pasta novamente, a data sairá correta.

Dúvidas relacionadas

P: A configuração que eu fizer em um condomínio se aplica automaticamente a todos os outros?
R: Não. A montagem da pasta de prestação de contas é individualizada por condomínio, garantindo que você possa atender às particularidades de cada síndico.

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