Como fazer a geração do relatório 021A para a gráfica?

Visão geral

A exportação em formato de layout para gráfica permite extrair os dados do Extrato de Recebimentos e Pagamentos em um arquivo de texto estruturado em vez de um PDF visual. Esse formato é lido e processado por sistemas de impressão em massa industrial, garantindo que o balancete financeiro do condomínio seja impresso de forma automatizada nos envelopes e boletos físicos expedidos por gráficas terceirizadas.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que a administradora contratar um fornecedor de impressão gráfica (bureau) para a montagem dos malotes físicos de cobrança, e esse parceiro solicitar o envio do arquivo contendo os dados do extrato mensal no formato de layout delimitado.

Sintoma ou cenário

A administradora fechou contrato com uma gráfica para imprimir os demonstrativos de prestação de contas na mesma folha do boleto. A gráfica solicitou o arquivo de dados brutos do mês para realizar uma prova de layout. O operador precisa acessar o relatório 021A e exportar os dados no modelo "Bureaux" para homologação com o parceiro.

Benefício para o usuário ou operação

Garante a compatibilidade sistêmica dos dados financeiros com os softwares de impressão industrial e leitura óptica do fornecedor;
Otimiza a montagem de malotes ao permitir que o demonstrativo seja impresso já integrado à folha de cobrança;
Assegura a integridade dos valores do balancete, impedindo alterações acidentais de diagramação visual na gráfica.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Condomínio > Relatórios e abra a opção 021A - Extrato de Recebimentos e Pagamentos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Leitura e Escrita no módulo de Relatórios.
Recursos Sistêmicos: Módulo de relatórios ativo e movimentações financeiras (receitas/despesas) lançadas no condomínio no período filtrado.
Insumos e Dados Técnicos: Ter as orientações técnicas da gráfica parceira sobre a recepção do arquivo para testes (homologação). A opção "Exportar para a gráfica" deve estar liberada para o plano da sua licença.

Causas prováveis

Terceirização da impressão e postagem das cobranças mensais, homologação de layout de um novo fornecedor de malotes físicos ou transição da expedição manual para o disparo em lote via gráfica.

Como fazer ou corrigir

Regra de negócio: O arquivo gerado segue a estrutura "Bureaux-Multi registro". Os dados não saem diagramados visualmente; eles são organizados em linhas, cujos campos são delimitados por aspas duplas (") e separados por vírgulas (,). A última linha do documento gerado sempre conterá o código "99" para sinalizar à máquina da gráfica que a leitura do arquivo chegou ao fim.

Para exportar os dados e entender a estrutura que será enviada à gráfica, siga os passos abaixo:

Uma vez que a funcionalidade esteja liberada, basta ir ao menu principal e acessar: Condomínio > Relatórios;
Extrato de Recebimentos e Pagamentos (021A);
Após marcar as opções de acordo com sua necessidade, clique no botão e acesse: Exportar > Exportar para a gráfica:
Ao exportar o relatório, o sistema irá solicitar uma pasta onde será salvo o arquivo contendo os dados gerados;
Ao abrir o arquivo, os dados serão exibidos dessa forma:

Como homologar a impressão dos dados com sua gráfica?

Envie o arquivo gerado e o layout abaixo para a gráfica, informando que os dados são para testes;
Layout (Estrutura do arquivo Bureaux-Multi registro):

Descrição da Estrutura:
A estrutura é composta por cabeçalho e valores, sempre seguindo essa sequência. Ela é baseada em campos delimitados por aspas duplas, separados por vírgulas.
Já as linhas, possuem três campos iniciais que com valores numéricos referentes a numeração de linha do arquivo e, logo em seguida, o tipo de registro e tipo de informação.
A linha em que o tipo de registro é do tipo de informação, com o conteúdo “99”, identifica o fim do arquivo.
Estrutura básica:No arquivo, encontraremos os seguintes tipos de dados: “Linha”,”Tipo Registro”,”Tipo Informação”,”Conteúdo da Linha”
Onde:
Linha: refere-se ao contador de linhas do arquivo;
Tipo de Registro: é o sequencial que indica a sessão da informação;
Tipo da informação: indica a qual tipo pertence aquela informação, onde:
- 0(zero) indica que a linha se trata de um título;
- 1 indica que a linha se trata de um cabeçalho;
- 2 indica que a linha se trata dos valores referentes ao cabeçalho;
- 99 identifica o fim do arquivo.
Conteúdo da Linha: são valores que correspondem ao cabeçalho;
Exemplo:

“1”,”0”,”0”,”Extrato de Recebimentos e Pagamentos”

“2”,”1”,”0”,”Grupo de saldo Grupo 2”

“3”,”2”,”1”,”Saldo”,”Valor”

“4”,”2”,”2”,”Saldo em 30/09/2022”,”0,00”

“5”,”3”,”1”,”Dia”,”Conta”,”Compet.”,”Complemento”,”Valor”

“6”,”3”,”2”,”22”,”Juros”,”“,”“,”10,00”

“7”,”3”,”2”,”31”,”Descontos”,”10/2022”,”1 unidades”,”100,00”

“8”,”3”,”2”,”“,”“,”“,”Total de créditos:”,”110,00”

“9”,”4”,”1”,”Dia”,”Ord.”,”Conta”,”Compet.”,”Complemento”,”Doc.”,”Valor”

“10”,”4”,”2”,”22”,”(0001)”,”Juros”,”“,”“,”“,”(10,00)”

“11”,”4”,”2”,”“,”“,”“,”“,”“,”Total de débitos:”,”-10,00”

“12”,”5”,”1”,”Saldo”,”Valor”

“13”,”5”,”2”,”Saldo em 31/10/2022”,”100,00”

“14”,”6”,”99”,”FIM DE ARQUIVO”

Resultado esperado

O sistema fará o download de um documento em formato de texto. Você enviará esse documento e a tabela descritiva acima para a gráfica. Eles utilizarão a tabela para calibrar a máquina de impressão ("parsear" os dados) para que o extrato financeiro seja gerado corretamente na folha de papel.

Quando escalar

Você clica na opção "Exportar para a gráfica", mas o sistema apresenta um travamento (carregamento infinito) ou devolve um arquivo vazio (0 KB) repetidamente, mesmo que o condomínio possua diversas movimentações financeiras cadastradas naquele mês de referência.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID da licença e do condomínio afetado;
O mês e o período exato utilizados no filtro do relatório;
Captura de tela da lista suspensa mostrando a opção "Exportar para a gráfica";
O arquivo TXT/CSV defeituoso gerado para avaliação da engenharia.

Regras importantes / Observações

Sempre informe à gráfica contratada que o primeiro envio é apenas para fins de teste/homologação. Recomende que a gráfica monte pelo menos um espelho de impressão de um balancete fechado e envie de volta em PDF para que o síndico e a administradora confirmem se os saldos e as colunas saíram corretamente no papel antes da produção em massa.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O analista da gráfica retorna o e-mail afirmando que a última página do balancete saiu cortada ou apresentou erro de leitura no software deles.
Causa provável: O arquivo foi aberto, editado ou salvo utilizando o Excel antes de ser repassado para a gráfica, o que costuma apagar o marcador 99 (Fim de Arquivo) ou alterar a delimitação por aspas.
Ação recomendada: Gere o arquivo de exportação novamente no sistema e envie-o cru, diretamente para a gráfica. Não abra o documento no Excel sob nenhuma hipótese para não quebrar a padronização de caracteres delimitadores do sistema de bureaus.

Dúvidas relacionadas

P: Como visualizo as informações do arquivo gerado se eu não posso abrir no Excel?
R: Você pode inspecionar os dados abrindo o arquivo nativamente em editores de texto simples nativos do seu computador, como o "Bloco de Notas" (no Windows) ou o "TextEdit" (no Mac). Nesses programas, os caracteres e formatações não sofrem quebra.

P: A opção "Exportar para a gráfica" não aparece no menu do meu relatório. Como liberar?
R: A liberação de modelos avançados de exportação (layout Bureaux) pode estar vinculada ao tipo de pacote contratado pela administradora na Superlógica. Entre em contato com a equipe de Relacionamento para consultar as condições de liberação para a sua base.

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