Como notificar os usuários sobre a publicação de um documento já carregado no sistema, no módulo Documentos?

Visão geral

A funcionalidade de notificação de documentos permite alertar os moradores sobre a disponibilização de novos arquivos na plataforma. O recurso permite que um documento já armazenado no sistema seja republicado com o disparo simultâneo de avisos para grupos específicos de destinatários.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando um documento já tiver sido carregado no sistema anteriormente de forma "silenciosa" (sem aviso) e agora houver a necessidade de torná-lo público enviando um alerta de e-mail aos moradores.

Sintoma ou cenário

A administradora realizou o upload de uma ata de assembleia na base de dados do condomínio há alguns dias, mas optou por não notificar ninguém no momento. Agora, com o documento revisado, precisa disparar o aviso de leitura para todos os condôminos sem ter que fazer o upload do arquivo novamente.

Benefício para o usuário ou operação

• Dispensa a necessidade de fazer um novo upload do mesmo arquivo apenas para gerar o alerta;

• Permite segmentar o aviso de publicação entre proprietários/moradores (Condôminos) ou apenas para os Responsáveis legais;

• Garante que os moradores tomem ciência da postagem diretamente em suas caixas de entrada.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Área do Condômino > Documentos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Acesso Administrativo (1000) ou perfil com permissões de edição no módulo de documentos.

• Recursos Sistêmicos: O documento em questão deve estar previamente carregado no banco de dados do condomínio.

• Insumos e Dados Técnicos: Definição exata do público-alvo que receberá a notificação (Condôminos ou Responsáveis legais).

Causas prováveis

O documento foi postado originalmente como rascunho invisível ou publicado sem marcar o envio de alerta, e a administradora agora necessita oficializar a entrega do comunicado aos moradores.

Como fazer ou corrigir

Para notificar os usuários ao publicar um documento já carregado, realize os passos a seguir:

1. Acesse Área do Condômino > Documentos;
2. Passe o mouse sobre o documento desejado;
3. Caso o documento já esteja publicado, clique em Não publicar para despublicá-lo;
4. Selecione para qual grupo deseja publicar: Condôminos ou Responsáveis legais;
5. Na mensagem exibida, informe se deseja notificar ou não o grupo selecionado;
6. Resolva o captcha;
7. Clique em Salvar.

Será enviado um comunicado notificando a disponibilização deste documento.

Importante:

• Se a opção de notificação não for selecionada, o documento será apenas publicado na Área do Condômino, sem envio de aviso aos usuários.
• Para publicar o documento com um novo titulo, basta passar com o mouse sobre o documento e clicar no ícone para realizar a edição. A alteração no nome do documento deve ser realizada de preferência antes da publicação.

Resultado esperado

O status do documento será atualizado na listagem para publicado e a plataforma encaminhará automaticamente um comunicado eletrônico de aviso para as caixas de e-mail dos moradores do grupo selecionado.

Quando escalar

A janela pop-up perguntando se deseja notificar os moradores não aparecer na tela após alterar o status do documento de invisível para visível.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• ID do condomínio e nome exato do arquivo PDF manipulado;

• Captura de tela demonstrando o momento exato em que o pop-up de notificação deixa de ser exibido;

• Data e hora exata em que o procedimento foi realizado.

Regras importantes / Observações

• Se a opção de notificação for desmarcada ou ignorada no pop-up, o documento mudará de status e ficará disponível no portal da Área do Condômino, porém nenhum aviso, e-mail ou alerta em massa será gerado para a base de contatos.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O documento foi publicado, mas o sistema não disparou os e-mails e não abriu a tela de aviso. 
• Causa provável: O arquivo já estava com o status "Publicado" ativo na listagem. O operador apenas editou o nome ou salvou a tela, o que não dispara o gatilho de e-mail. 
• Ação recomendada: Passe o mouse sobre o arquivo, clique em "Não publicar" para desativá-lo temporariamente e, em seguida, clique novamente para publicar, o que forçará o sistema a exibir a janela de envio da notificação.

Dúvidas relacionadas

P: Consigo alterar o título do documento após ele já ter sido publicado com a notificação? 
R: Sim. Você pode passar o cursor sobre o documento e clicar no ícone de edição (lápis) para mudar o título, mas essa alteração posterior atualizará apenas o portal e não mudará o assunto do e-mail que já foi disparado.

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