Assinatura eletrônica - Perguntas Frequentes

Visão geral

A assinatura eletrônica simplifica a formalização de documentos em condomínios. Este recurso permite enviar arquivos para validação digital de forma nativa, garantindo a autenticidade das partes envolvidas sem a necessidade de impressões ou trâmites em papel.

Quando usar este artigo

Consulte este material para esclarecer dúvidas conceituais sobre a validade jurídica das assinaturas, o processo de contratação da ferramenta e o comportamento do sistema ao disparar solicitações de assinatura.

Sintoma ou cenário

O administrador do condomínio tem interesse em aderir à assinatura eletrônica, mas precisa entender detalhadamente os amparos legais (como validade de contratos), os limites técnicos de envio e o impacto financeiro da adesão antes de utilizar o recurso.

Benefício para o usuário ou operação

• Detalha as regras sistêmicas sobre limites de signatários e roteamento de múltiplos e-mails;

• Facilita a compreensão do processo de contratação e tarifação da ferramenta.

Onde acessar / contexto de uso

A contratação e o gerenciamento da ferramenta ocorrem via menu lateral Área do Condômino > Documentos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Acesso Administrativo (1000).

Causas prováveis

O corpo diretivo solicitou garantias jurídicas sobre o aceite digital de contratos, ou a administradora possui dúvidas sobre a operacionalização e os limites de envio para moradores com mais de um e-mail cadastrado.

Como fazer ou corrigir

1. O que é a funcionalidade de assinatura eletrônica?

A funcionalidade permite enviar documentos gerados ou publicados no sistema para serem assinados eletronicamente por contatos escolhidos, diretamente por e-mail.

2. Como contratar a funcionalidade de assinatura eletrônica?

A contratação da Assinatura Eletrônica Superlógica é feita diretamente pelo ERP Superlógica. Basta acessar o menu Área do Condômino > Documentos, clicar no banner azul “Conheça a ferramenta de Assinatura Eletrônica Superlógica” e seguir as instruções para ativação. 100% online, sem necessidade de instalações ou integrações externas.

Importante: embora muito abaixo do praticado no mercado, a funcionalidade de assinatura eletrônica possui custo, o qual será informado no momento da ativação.

3. A assinatura eletrônica possui autenticidade e validade jurídica?

Conforme os artigos 104, inciso III e 107 do Código Civil, qualquer contrato comprovadamente acordado entre as partes e sem alterações posteriores é considerado válido perante a legislação. A lei brasileira reconhece, inclusive, a validade de acordos verbais sob essas condições, o que se aplica também a documentos assinados eletronicamente.

Adicionalmente, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), permitiu a autenticação de documentos eletrônicos no país.

Desde então, o uso de assinaturas eletrônicas e certificados digitais cresceu e se diversificou, acompanhando a digitalização de serviços públicos, o sistema tributário e documentos e processos obrigatórios no meio corporativo.

A Lei nº 14.063/2020 estabeleceu diretrizes para o uso de assinaturas eletrônicas em interações com órgãos públicos, atos de empresas e questões de saúde.

A legislação classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias: simplificada, avançada e qualificada, todas com potencial validade jurídica, dependendo da natureza do ato, dos requisitos definidos por cada ente federativo e do consentimento entre as partes.

4. O que acontece se a assinatura for recusada?

Caso um signatário recuse a assinatura, será necessário informar a justificativa da recusa, que ficará disponível no sistema para que o usuário avalie a melhor medida a ser adotada.

5. Posso enviar para assinatura um documento já assinado?

Sim. Mesmo com o documento totalmente ou parcialmente assinado, é possível adicionar novas assinaturas. Nesse caso, o documento ficará com o status de “Parcialmente assinado” até que todos os signatários pendentes completem a assinatura.

6. Há limite de signatários por documento?

Não, não há limite para o número de signatários por documento.

7. Caso o signatário tenha 5 endereços de e-mail cadastrados, todos recebem a solicitação de assinatura?

Não. Apenas o primeiro e-mail cadastrado do signatário receberá o e-mail para assinatura do documento.

8. Posso enviar uma solicitação de assinatura para um e-mail não cadastrado no sistema?

Sim. Para isso, na seleção dos signatários, escolha o tipo de contato “Outro” e informe o e-mail para o qual deseja enviar a solicitação de assinatura.

9. Posso editar o texto do e-mail de solicitação de assinatura?

Não. O texto é padronizado, informando o nome do documento e o condomínio que enviou a solicitação. Essa padronização ajuda a evitar que as mensagens caiam na caixa de spam, minimizando o uso de termos e formatações que poderiam acionar filtros antispam, como caixa alta excessiva e pontos de exclamação.

Resultado esperado

O operador terá total compreensão sobre as responsabilidades financeiras, capacidades técnicas e o arcabouço jurídico que ampara os documentos assinados via plataforma.

Quando escalar

O banner azul de contratação da ferramenta não for exibido na tela de Documentos mesmo utilizando um perfil de Acesso Administrativo, ou o valor cobrado em fatura divergir dos custos apresentados na tela de aceite inicial.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Print da tela de Documentos demonstrando a ausência do banner de contratação;

• Cópia do demonstrativo ou fatura evidenciando o lançamento divergente.

Regras importantes / Observações

• Por ser uma funcionalidade com custo associado, leia atentamente as condições e tabelas de valores apresentadas na tela de adesão antes de habilitar o serviço para a base.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O contato afirma não ter recebido o link de assinatura, apesar de ter e-mail válido. 
• Causa provável: O condômino possui vários e-mails na ficha (ex: pessoal e corporativo) e o link foi enviado para um endereço secundário ou inativo que aparece primeiro na lista. 
• Ação recomendada: Ao configurar os signatários, em vez de selecionar o nome do morador na base, escolha a opção "Outro" e digite manualmente o e-mail atualizado e correto que ele utiliza.

Dúvidas relacionadas

P: Posso enviar uma solicitação de assinatura para um prestador de serviços que não está cadastrado no sistema do condomínio? 
R: Sim. Na etapa de seleção de contatos, escolha a opção "Outro" e digite o endereço de e-mail do fornecedor livremente.

P: Existe a possibilidade de customizar o e-mail enviado ao signatário incluindo o logotipo do condomínio? 
R: Não. O layout e o texto de notificação são inteiramente padronizados pelo sistema para garantir a melhor taxa de entregabilidade possível nas caixas de entrada.

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