Como utilizar a funcionalidade de assinatura eletrônica

Visão geral

A assinatura eletrônica permite validar documentos em formato PDF diretamente pela plataforma, conferindo validade jurídica sem a necessidade de impressões ou deslocamentos físicos. O recurso gerencia o envio de links exclusivos aos e-mails dos signatários e centraliza o acompanhamento do status de cada documento.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento para encaminhar contratos, atas, relatórios ou termos de compromisso para a coleta de assinaturas digitais de síndicos, fornecedores, membros do conselho ou moradores.

Sintoma ou cenário

A administradora precisa colher a assinatura do corpo diretivo em uma ata de assembleia recém-aprovada e deseja evitar a logística de envio de papéis, optando por disparar o documento para o e-mail de cada membro de forma sequencial ou simultânea.

Benefício para o usuário ou operação

Elimina os custos com impressão e transporte de documentos físicos;
Agiliza a coleta de aprovações em atas e contratos por meio do envio de links diretos aos signatários;
Centraliza o armazenamento das vias finais assinadas e o histórico completo de validações no próprio sistema.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Área do Condômino > Documentos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Acesso Administrativo (1000) ou perfil com a permissão de Gestão em Documentos habilitada.
Recursos Sistêmicos: O arquivo deve estar no formato PDF, possuir no máximo 50MB e já estar anexado na área de Documentos.
Insumos e Dados Técnicos: E-mails válidos e atualizados dos signatários (condôminos, fornecedores, síndico ou e-mails avulsos).

Causas prováveis

Formalização de contratos de prestação de serviço, validação de atas de assembleia, aprovação de orçamentos da cotação ou coleta de "cientes" em notificações formais.

Como fazer ou corrigir

A funcionalidade de assinatura eletrônica permite que documentos em PDF (de até 50MB), disponibilizados dentro do sistema, sejam assinados de forma eletrônica, com validade jurídica, sem a necessidade de impressão ou envio físico. O signatário receberá um e-mail com um link para visualizar e assinar o documento online. Abaixo, detalhamos como utilizar essa funcionalidade para selecionar contatos, enviar documentos e acompanhar o status de assinatura.

Seleção de signatários para assinar o documento

Para enviar um documento para assinatura:

Acesse o menu Área do Condômino > Documentos.
Passe o mouse sobre o documento e clique em Enviar para assinatura para selecionar quais contatos receberão o documento para assinatura por e-mail.
No formulário, escolha os contatos a partir das seguintes opções: - Condômino - Fornecedor - Responsável legal - Usuário - Outro (nesse caso, será necessário informar um e-mail não cadastrado no sistema).

Observação: Se o contato tiver mais de um e-mail cadastrado, o documento será enviado para o primeiro e-mail registrado.

Escolha a forma de envio para assinatura: - Assinatura em ordem sequencial (padrão do sistema): ao marcar essa opção, o sistema enviará o documento para o primeiro contato selecionado. Somente após a assinatura desse contato, o próximo na lista receberá o e-mail para assinar. - Envio simultâneo: se desmarcada a opção de “assinatura em ordem sequencial”, todos os contatos selecionados receberão o e-mail ao mesmo tempo, sem necessidade de assinatura em sequência.

Envio do documento para assinatura

Após selecionar os contatos:

O sistema enviará um e-mail para cada contato com o link para assinatura.
O contato deve clicar em Ver documento e assinar no e-mail para acessar o documento.
No centro da tela, o documento será exibido, e no canto superior direito estarão as opções Aceitar e Recusar: - Aceitar: permite ao usuário definir sua assinatura e assinar o documento. - Recusar: exige que o usuário insira uma justificativa para a recusa, que será disponibilizada ao remetente.

Depois de assinado, o status do documento será atualizado automaticamente em Área do Condômino > Documentos.

Status da assinatura e barra de progresso

Acompanhe o status do documento através dos seguintes indicadores de progresso:

Enviado para assinatura: o documento foi enviado, mas todas as assinaturas estão pendentes.
Parcialmente assinado: um ou mais contatos já assinaram, mas ainda há pendentes.
Assinado: todos os contatos selecionados concluíram a assinatura.
Assinatura recusada: um ou mais contatos recusaram assinar o documento.

Histórico de assinatura

Há duas maneiras de visualizar o histórico de assinaturas:

Clique sobre o status do documento para ver a lista de contatos que devem assinar, com data e hora de envio e assinatura. - Se o documento ainda não foi assinado por um contato, será exibido Não assinado no campo de data.

Passe o mouse sobre o documento para ver o ícone Histórico de assinatura no lado esquerdo. Esse histórico detalha mais ações, como por exemplo a abertura do e-mail pelo contato.

Documento assinado eletronicamente

Após a assinatura do documento, cada signatário receberá uma cópia atualizada com o registro de sua assinatura. Quando todos os signatários concluírem o processo, o documento será atualizado no sistema, substituído pela versão final, que incluirá o registro completo de todas as assinaturas nas páginas finais.

Observação: Para que o envio para assinatura eletrônica esteja disponível, o usuário precisa ter a permissão “Documentos – Enviar para assinatura” habilitada no sistema.

Resultado esperado

Os destinatários receberão um e-mail com botões para visualizar o documento e efetuar a assinatura ("Aceitar") ou declinar ("Recusar"). Após todos assinarem, a plataforma anexará a folha de certificação digital ao PDF original e atualizará seu status para concluído.

Quando escalar

O signatário tentar assinar e o sistema apresentar a mensagem "Link inválido" antes de qualquer prazo de expiração, ou o status do documento permanecer travado como "Parcialmente assinado" mesmo após todos os envolvidos confirmarem que finalizaram a assinatura.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome exato do documento e ID do condomínio;
Endereço de e-mail do signatário afetado;
Captura de tela evidenciando o erro ao acessar o link no e-mail.

Regras importantes / Observações

Caso um dos signatários opte por "Recusar" a assinatura, o sistema exigirá o preenchimento obrigatório de uma justificativa de recusa, que ficará salva no histórico para leitura da administradora.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O signatário relata que não recebeu o e-mail de notificação para assinar o documento.
Causa provável: O envio foi configurado em ordem sequencial e o contato anterior na fila ainda não realizou a assinatura, travando o fluxo.
Ação recomendada: Verifique no histórico de assinaturas quem é o responsável pendente atual, cobre a assinatura dessa pessoa para liberar a fila, ou oriente o reclamante a checar as caixas de Spam e Lixo Eletrônico.

Dúvidas relacionadas

P: Posso enviar arquivos no formato Word (.docx) ou imagens (.jpg) para coleta de assinatura eletrônica?
R: Não. A ferramenta exige estritamente que os arquivos sejam gerados ou convertidos previamente para o formato PDF.

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