Como realizar reservas através da Área do Condômino Web

Visão geral

O módulo de reservas na Área do Condômino permite a gestão autônoma e em tempo real da utilização de espaços comuns do condomínio, como salões de festas, churrasqueiras e quadras. A funcionalidade viabiliza o agendamento direto pelo morador ou pela administração, garante o controle visual de datas disponíveis no calendário e gerencia automaticamente as filas de espera para dias previamente ocupados.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando for necessário orientar condôminos ou usuários administrativos sobre os procedimentos de agendamento, solicitação de pré-reserva ou ingresso em filas de espera para a utilização das áreas de lazer e espaços comuns através do aplicativo ou navegador web.

Sintoma ou cenário

O condômino ou usuário necessita agendar uma data para utilização de uma área comum do condomínio, verificar a disponibilidade no calendário, compreender o fluxo de aprovação de pré-reservas ou registrar sua unidade na fila de espera de um espaço que já se encontra agendado por terceiros.

Benefício para o usuário ou operação

Autonomia na consulta da agenda de disponibilidade dos espaços comuns em tempo real;
Transparência no controle de aprovações e na gestão da fila de espera para datas já ocupadas;
Cumprimento automatizado das regras de antecedência, limites de agendamento e restrições de uso estipuladas pelo condomínio.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse a Área do Condômino via navegador web ou aplicativo móvel, localize o menu lateral esquerdo e clique na opção Reservas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Reservas - Alteração (2300001). (Para os condôminos utilizarem o aplicativo ou portal web, é necessário apenas possuir o cadastro de acesso ativo à respectiva unidade).
Recursos Sistêmicos: Módulo da Área do Condômino ativo no plano e áreas comuns (salão de festas, churrasqueira, etc.) previamente cadastradas e configuradas com suas respectivas regras de uso.
Insumos e Dados Técnicos: Número da unidade solicitante, identificação exata da área comum e a data pretendida para a locação.

Causas prováveis

Intenção do condômino em utilizar os espaços comuns do condomínio para eventos particulares ou solicitação de registro de locação intermediado pela equipe administrativa do condomínio.

Como fazer ou corrigir

As reservas de áreas comuns operam sob dois regimes distintos, conforme a parametrização definida pela administração: confirmação imediata, na qual o agendamento é validado automaticamente no momento da solicitação, ou pré-reserva, que gera uma pendência sujeita à liberação manual do síndico ou administradora. Caso a data pretendida já conte com uma locação ativa, o sistema permite o ingresso em uma fila de espera, promovendo a unidade requerente caso ocorra o cancelamento por parte do titular atual.

Acesse a Área do Condômino pelo navegador web.
No menu lateral esquerdo, selecione a opção Reservas.
No calendário interativo exibido na tela, selecione a data em que deseja realizar o agendamento.
Clique no botão de ação disponível para a data, que será exibido como Pré-reserva ou Reservar, dependendo da regra de liberação configurada para o espaço.
Selecione ou confirme o número da sua unidade na janela modal exibida e clique em Pré-reserva ou Reservar para finalizar o pedido.

Procedimento para datas já ocupadas (Ingresso na fila de espera):

Na data que apresentar indisponibilidade, clique na opção Entrar na fila de espera.
O sistema exibirá o pop-up com a mensagem: "Sua reserva só será confirmada caso haja desistência das unidades que estão na sua frente na fila. Continuar?". Clique em Sim.
Selecione o número da sua unidade e clique no botão Pré-reserva ou Reservar para confirmar a inclusão na fila.
Para monitorar a sua colocação, clique no botão Fila de espera na tela principal de reservas.

Resultado esperado

A solicitação de locação será registrada no calendário da área comum com o status de Confirmada (em áreas com liberação automática) ou Aguardando aprovação / Pré-reserva (em áreas que exigem moderação). Caso a solicitação tenha sido para uma data ocupada, a unidade ficará registrada na ordem cronológica da fila de espera do dia, sendo devidamente notificada caso assuma a vaga.

Quando escalar

Quando o condômino estiver rigorosamente adimplente, porém o sistema impedir o agendamento exibindo mensagem de restrição financeira indevida;
Quando as regras de antecedência mínima, antecedência máxima ou quantidade de reservas permitidas por mês não estiverem sendo respeitadas ou validadas pelo sistema na tentativa de agendamento;
Ocorrência de falhas técnicas na reclassificação automática ou na notificação de unidades posicionadas na fila de espera após o cancelamento de uma reserva confirmada.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Código do condomínio e identificação da unidade solicitante.
Nome exato da área comum na qual se tenta realizar a operação.
Data e horário pretendidos para o agendamento.
Captura de tela (print) da mensagem de erro ou do comportamento divergente apresentado pelo sistema.

Regras importantes / Observações

Unidades com inadimplência registrada podem ser automaticamente bloqueadas para efetuar novas solicitações caso o parâmetro de bloqueio de inadimplentes esteja ativo no cadastro do espaço comum.
A aprovação, cancelamento ou alteração de status da reserva acarreta o disparo de notificações por e-mail ou push via aplicativo, desde que a permissão Acesso para receber as notificações de reservas (2300002) e as notificações automáticas estejam habilitadas.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão de "Reservar" ou "Pré-reserva" encontra-se inativo ou indisponível na seleção do calendário.
Causa provável: O usuário ultrapassou o limite máximo de agendamentos permitidos por unidade para o período, ou a tentativa de reserva está fora da janela de antecedência mínima/máxima estipulada para a área comum.
Ação recomendada: Consulte as regras de utilização cadastradas para a respectiva área comum no módulo administrativo e verifique se o morador já possui outras reservas ativas no mês ou se a data desejada fere o prazo mínimo ou máximo para solicitação.

Dúvidas relacionadas

P: Qual é a diferença entre os botões "Reservar" e "Pré-reserva" na Área do Condômino? R: O botão "Reservar" indica que o espaço comum possui aprovação automática, confirmando a locação no momento do clique. Já o botão "Pré-reserva" indica que a solicitação passará por uma análise administrativa, exigindo a aprovação manual do síndico ou da administradora para ser confirmada.

P: Como funciona a progressão da fila de espera quando há cancelamento de uma reserva? R: Assim que o titular efetua o cancelamento de uma locação confirmada, o sistema aciona automaticamente a primeira unidade registrada na fila de espera daquela data, convertendo a solicitação em pré-reserva ou reserva confirmada, conforme as regras de aprovação vigentes no condomínio.

P: É possível gerar cobrança automática para as reservas efetuadas na Área do Condômino? R: Sim. Nas configurações de cadastro da área comum, a administração deve ativar a opção 'Confirmar após pagamento', dessa forma, a confirmação ocorrerá apenas após pagamento do boleto que é gerado quando essa opção está ativa.

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